公证书档案管理制度

PAGE公证书档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司公证书档案的科学管理，确保公证书档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司在办理各类公证业务过程中形成的公证书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公证书档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公证业务的办理过程和结果，不得篡改、伪造档案信息。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率，为公司业务发展和社会需求提供支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公证书档案管理制度，并组织实施。2.集中保管公证书档案，建立档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案安全。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，保证档案的规范化和标准化。4.负责档案的查阅、借阅登记和管理，按照规定提供档案利用服务。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的账实相符。6.组织档案鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。7.开展档案统计工作，及时准确地反映档案的收进、移出、保管、利用等情况。（二）业务部门职责1.负责本部门办理公证业务过程中档案材料的收集、整理和移交工作，确保档案材料齐全、完整、真实。2.按照档案管理部门的要求，规范填写档案目录和备考表等相关信息。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和说明。4.对本部门形成的档案质量负责，接受档案管理部门的业务指导和监督。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、保管、查阅、借阅登记等。3.对档案的完整性和准确性进行检查，发现问题及时向部门负责人报告并采取措施解决。4.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和综合素质。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公证申请表及相关证明材料。2.当事人身份证明、资格证明等文件。3.公证事项的证据材料，如合同、协议、遗嘱等。4.公证人员的询问笔录、调查记录。5.公证书原本及副本。6.与公证业务有关的其他材料，如审批文件、收费凭证等。（二）收集要求1.业务部门应在公证业务办结后及时将档案材料收集齐全，整理规范，移交档案管理部门。2.收集的档案材料应真实、完整、有效，符合档案管理的要求。3.对于重要的公证业务，应增加备份材料，确保档案的安全性。（三）整理方法1.分类按照公证业务类型、时间顺序等进行分类，如民事公证、经济公证、涉外公证等。2.编号为每份档案编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保目录清晰准确。4.装订将档案材料按照一定顺序进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管期限1.公证书档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，适用于一般性的公证业务档案。中期保管期限为10年，适用于重要的公证业务档案。长期保管期限为30年以上，适用于涉及重大权益、具有历史价值或法律意义的公证业务档案。2.保管期限的确定应根据公证业务的性质、重要程度、影响范围等因素综合考虑。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案盒、防虫药品、温湿度计等。（三）档案的存放1.按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明档案的存放位置，提高档案检索效率。（四）档案的清查与核对1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时记录并采取措施解决。3.对档案的电子数据进行备份，定期进行核对，确保数据的准确性和完整性。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.本公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案的，应持有单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时应在档案管理部门指定地点进行，不得擅自将档案带出。3.借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.查阅和借阅档案时，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、加注等，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。（二）复制与摘录1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经批准后，由档案管理部门负责复制。复制件应加盖档案管理部门印章，注明与原件核对无误。2.摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，摘录内容应准确反映档案原意，不得断章取义。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制、摘录等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、单位、利用内容、批准人等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，定期进行整理和归档，以备查询和统计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的保管期限、现实利用价值、历史意义等因素进行综合鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审查和鉴定。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的重要性、时效性和保存价值。2.参考档案的保管期限、利用情况等，对档案进行综合评估。3.对于涉及重要权益、具有历史价值或法律意义的档案，应谨慎鉴定，必要时可组织专家进行论证。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案清单，报公司主管领导批准。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。3.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。4.销毁清册应妥善保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公证书档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查阅和利用，提升档案服务水平。（二）数据录入与维护1.按照档案整理规范，将档案目录和内容录入信息化管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）系统功能1.具备档案检索功能，能够根据档案编号、题名、日期、关键词等多种条件进行快速检索。2.提供档案借阅、查阅、复制等利用功能，实现网上申请、审批和登记。3.具有档案统计分析功能，能够生成各类档案统计报表，为档案管理决策提供依据。4.具备数据备份和安全防护功能，确保档案数据的安全性和可靠性。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理