物业办公室档案管理制度

PAGE物业办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强物业办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在物业管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于物业办公室在物业管理活动中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则物业办公室的档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映物业管理工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则对涉及业主隐私、商业机密等重要档案，应严格保密，防止泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责物业办公室设立档案管理岗位，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。具体职责如下：1.制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.负责各类档案的收集、整理、分类、编号和装订，确保档案的规范、整齐。3.建立档案目录和索引，便于档案的检索和查阅。4.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保存状况，防止档案损坏、丢失和霉变。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁。6.负责向有关部门和人员提供档案查阅服务，做好查阅登记和手续办理。7.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.各部门负责本部门在物业管理活动中形成的文件、资料、记录等的收集、整理和移交工作。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集，并按照档案管理部门的要求进行整理和移交。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和责任心。2.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。3.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。4.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等。5.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围物业办公室档案收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类上级主管部门下发的文件、通知、指示等。物业办公室制定的各项规章制度、工作计划、总结报告等。会议记录、纪要、决议等。人事档案、劳动合同、培训记录等。财务报表、账目、凭证等。2.物业管理类物业承接查验资料，包括物业共用部位、共用设施设备的清单、图纸、验收报告等。物业服务合同、协议及其补充协议。业主信息档案，包括业主基本资料、联系方式、房屋信息等。物业维修、养护、管理记录，如维修工单、巡查记录、设备运行记录等。环境卫生管理记录，如清洁消毒记录、垃圾清运记录等。安全保卫管理记录，如出入登记、巡逻记录、监控视频等。绿化养护管理记录，如植物养护记录、施肥浇水记录等。3.客户服务类业主投诉、建议记录及处理结果。客户满意度调查资料。社区文化活动记录，如活动策划方案、活动照片、参与人员名单等。4.工程技术类物业区域内的建筑、结构、电气、给排水、消防等工程图纸、设计变更记录。设备设施的安装、调试、维修、保养资料，包括设备说明书、操作规程、维修记录等。工程竣工验收资料，如竣工报告、验收备案表等。5.其他类与物业管理相关的法律、法规、政策文件。对外签订的合同、协议、意向书等。各类荣誉证书、奖状等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。3.对收集的档案资料应进行分类整理，区分不同类别和保管期限。4.对于重要的档案资料，应进行备份或数字化处理，防止原件丢失或损坏。（三）整理方法1.分类按照档案的性质、内容和来源，将档案分为行政管理类、物业管理类、客户服务类、工程技术类和其他类等五大类。每大类下再根据具体内容细分若干小类。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号方法如下：采用“年度+类别代码+流水号”的形式。例如：2023XG001，其中“2023”表示年度，“XG”表示行政管理类，“001”表示该类档案的流水号。类别代码根据档案分类设置，具体如下：行政管理类：XG物业管理类：WY客户服务类：KF工程技术类：GC其他类：QT3.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，装订线应整齐、美观。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，便于查阅。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应按照档案分类和编号规则，对移交的档案进行审核和归档，确保档案的规范、整齐。3.归档后的档案应按照保管期限和类别分别存放，便于查找和管理。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三类，具体如下：1.永久保管物业承接查验资料。物业服务合同、协议及其补充协议。业主信息档案。工程竣工验收资料。涉及重大事件、重要决策的文件、资料。2.长期保管上级主管部门下发的重要文件、通知、指示等。物业办公室制定的各项规章制度、工作计划、总结报告等。会议记录、纪要、决议等。人事档案、劳动合同、培训记录等。财务报表、账目、凭证等。物业维修、养护、管理记录，如维修工单、巡查记录、设备运行记录等。环境卫生管理记录，如清洁消毒记录、垃圾清运记录等。安全保卫管理记录，如出入登记、巡逻记录、监控视频等。绿化养护管理记录，如植物养护记录、施肥浇水记录等。客户投诉、建议记录及处理结果。客户满意度调查资料。社区文化活动记录，如活动策划方案、活动照片、参与人员名单等。工程技术类档案中涉及重要设备设施的安装、调试及维修保养资料。与物业管理相关的法律、法规、政策文件。对外签订的合同、协议、意向书中涉及重要事项的文件。各类荣誉证书、奖状等。保管期限为10年以上（含10年）。3.短期保管一般性的文件、通知、指示等。临时性的工作计划、总结报告等。日常工作中的一般性记录，如考勤记录、办公用品领用记录等。保管期限为110年。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。对纸质档案应进行分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.电子档案保管建立电子档案管理系统平台，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照档案分类和编号规则进行命名和存储，确保电子档案的规范性和系统性。对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。严格控制电子档案的访问权限，确保电子档案的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.物业办公室内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或有效证件，填写档案查阅申请表，经物业办公室负责人批准后，方可查阅。查阅涉及业主隐私、商业机密等重要档案的，应经业主或相关部门同意，并严格遵守保密规定。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经相关负责人批准后，交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅档案名称、编号、查阅目的、归还日期等。4.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、保密的原则，确保档案的安全和完整。2.因工作需要复印、摘录档案资料的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复印、摘录后的档案资料应妥善保管，不得随意传播。3.利用档案形成的资料、成果等，其知识产权归物业办公室所有。如需对外发表或使用，应经物业办公室负责人批准，并注明档案来源。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重从事的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由物业办公室负责人、档案管理部门负责人及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行全面审查，判断档案的保存价值。2.参照国家有关档案保管期限的规定和物业管理行业的实际情况，确定档案的保管期限是否合理。3.对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值但保管期限需要调整的档案，应提出调整建议。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案鉴定报告，明确拟销毁档案的名称、编