档案室必要规章制度

PAGE档案室必要规章制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的各类档案由档案室集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置公司/组织设立专门的档案室，配备必要的档案管理人员和档案保管设施设备。（二）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理公司/组织的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.开展档案利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持，做好档案查阅、借阅登记等服务工作。6.负责对公司/组织各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订归档等，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，确保档案的安全完整。4.严格执行档案查阅、借阅制度，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和跟踪服务工作，及时催还借阅档案。5.负责档案信息的录入和维护，确保档案信息准确、完整，便于查询和利用。6.参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已到保管期限或失去保存价值的档案提出鉴定意见，并做好销毁记录。7.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质，为公司/组织的档案管理工作提供优质服务。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案：包括公司/组织的各类公文、函件、报告、会议纪要、工作计划、总结、合同协议、规章制度等。2.科技档案：涵盖科研项目、工程建设、设备仪器等方面的文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、验收报告等。3.人事档案：包含员工的个人基本信息、履历、学历学位证书、职称评定材料、考核奖惩记录、劳动合同等。4.财务档案：涉及公司/组织的财务报表、会计凭证、账簿、审计报告、税务资料等。5.业务档案：根据公司/组织的业务特点，收集储备各类业务活动中形成的档案，如市场营销档案、客户档案、生产记录、质量检验报告等。6.其他档案：包括公司/组织获得的荣誉证书、资质证书、证照批文、声像档案、电子档案等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类档案，并定期移交档案室。2.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得随意涂改、抽撤或损坏。3.对于重要文件材料，应收集齐全相关的附件、底稿、签批意见等，确保档案内容的全面性。4.声像档案应同时收集文字说明材料，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。5.电子档案应与纸质档案同步收集，确保电子文件的格式规范、内容完整，并做好备份存储。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。3.文书档案应按照《归档文件整理规则》进行整理，采用年度机构（问题）保管期限的分类方法，以件为单位进行装订、编目等操作。4.科技档案应按照项目、专业等进行分类，建立项目档案卷内目录，对每个项目的文件材料进行系统整理。5.人事档案应按照干部人事档案管理规定进行整理，分类装订成册，建立档案目录和索引。6.财务档案应按照会计档案管理办法进行整理，按照年度、保管期限分类存放，编制会计档案目录。（四）档案整理方法1.文书档案整理：装订：去除文件上的金属物，采用三孔一线或缝纫机装订等方式，确保文件整齐牢固。分类：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类，编制分类方案。编号：在每份文件首页右上角加盖归档章，填写年度、机构（问题）、保管期限、件号等信息。编目：编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等内容。2.科技档案整理：分类：根据项目类别、专业特点进行分类，如工程项目可分为前期文件、设计文件、施工文件、竣工文件等。编号：对每个项目的文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编目：编制项目档案卷内目录，注明文件题名及编号、日期、页号等信息。组卷：将同一项目的相关文件材料按照一定顺序组合成卷，卷内文件应排列整齐，编页码。3.人事档案整理：分类：按照档案内容分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料。编号：对每份档案材料进行编号，编号应与档案目录相对应。编目：编制档案目录，详细记录每份材料的题名、日期、页码等信息。装订：将各类档案材料分类装订成册，采用线装或胶装方式，确保牢固整齐。4.财务档案整理：分类：按照会计凭证、账簿、财务报表等类别进行分类整理。编号：对会计凭证进行编号，每月按顺序排列成册，并编制记账凭证封面，注明年度、月份、册数、起止日期等信息。编目：编制会计档案目录，包括档案名称、起止日期、保管期限、存放地点等内容。组卷：将年度财务报表、审计报告等单独组卷，与会计凭证、账簿等一起分类存放。四、档案的归档与保管（一）档案归档1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的各类档案整理完毕，移交档案室归档。2.档案室收到各部门移交的档案后，应及时进行审核，对不符合归档要求的档案，退回原部门重新整理。3.归档的档案应编制移交清单，双方签字确认。移交清单应包括档案名称、数量、年度、保管期限等信息。4.档案室应对归档的档案进行统一编号，建立档案台账，详细记录档案的入库时间、存放位置、保管期限等信息，确保档案管理的规范化和信息化。（二）档案保管期限划分1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的文书档案主要包括：本公司/组织制定的重要规章制度、年度工作报告、财务预算决算报告、重大合同协议、重要会议纪要、机构演变、人事任免等文件材料。保管期限为30年的文书档案主要包括：一般性的规章制度、年度工作计划与总结、重要业务活动文件等。保管期限为10年的文书档案主要包括：一般性的文件材料、短期的业务往来文件等。2.科技档案的保管期限根据项目的重要程度和实际需要确定，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。永久保管的科技档案主要包括：重大科研项目成果、重点工程建设项目档案等。长期保管的科技档案主要包括：一般科研项目成果、重要设备仪器档案等。短期保管的科技档案主要包括：一般性的技术文件、短期使用的设备仪器档案等。3.人事档案的保管期限为员工离职后[具体年限]，按照国家有关规定进行管理。4.财务档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行，会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，财务报表等保管期限为10年等。（三）档案保管要求1.档案室应具备安全可靠的档案保管场所，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，并设置明显的标识。3.纸质档案应采用标准档案装具进行存放，如档案柜、档案架等，保持档案存放环境的整洁卫生。4.电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，分别存放在不同的地点，并定期进行数据检查和维护，确保电子档案的安全完整。5.声像档案应按照载体类型分别存放，如照片档案应存放在相册或照片册中，录像带、录音带等应存放在专用的磁带盒中，并注明相关信息。6.档案室应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、检查档案保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限划分标准、档案的现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁价值。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、科学价值、文化价值和社会价值，对于具有重要价值的档案，应延长保管期限或转为永久保管。4.档案鉴定工作小组应形成鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，明确档案的存毁情况，并由鉴定工作小组全体成员签字确认。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、年度、保管期限、销毁原因等信息，并经档案鉴定工作小组负责人审核签字。3.《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案室备查，一份交公司/组织主管领导审批。4.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。监销人员应对档案销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并注明销毁日期。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、年度、保管期限、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室收到《档案查阅申请表》后，应根据申请内容进行审核，对符合查阅规定的申请，安排档案管理人员提供查阅服务。3.查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员只能在指定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，严禁在档案上涂改、圈划、抽撤、批注等。4.如需复印档案资料，档案管理人员应按照规定进行复印，并在复印件上加盖档案室印章，注明复印日期、份数等信息。（二）借阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、年度、保管期限、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过[具体天数]，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，确保档案的安全和完整。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保管状况，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司/组织机密的档案，查阅和借阅应严格按照公司/组织的保密规定执行，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅或借阅。查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。2.外单位人员查阅或借阅本公司/组织档案，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、范围等内容，经公司/组织主管领导批准后，按照本规定办理查阅或借阅手续。查阅或借阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守本公司/组织档案管理规定。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等，统计数据应准确、及时、完整。3.档案管理人员应每月对档案管理情况进行统计汇总，填写《档案管理月报表》，上报档案室负责人审核。4.档案室应每年对档案统计数据进行综合分析，撰写《档案管理年度统计分析报告》，总结档案管理工作经验，发现存在的问题，提出改进措施和建议。（二）档案移交1.公司/组织因机构调整、资产重组、业务划转等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和本公司/组织档案管理要求，办理档案移交手续。涉及重要档案移交的，应报公司/组织主管领导批准。2.档案移交时，移交单位应编制《档案移交清单》，详细列出移交档案的名