保密档案管理制度范本

PAGE保密档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司/组织保密档案管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工涉及的保密档案管理工作。（三）基本原则1.保密性原则：严格保守档案信息秘密，防止无关人员知悉。2.完整性原则：确保档案信息的全面、准确、完整记录和保存。3.安全性原则：采取有效措施保障档案实体和信息的安全，防止损坏、丢失和篡改。二、保密档案的定义与范围（一）定义保密档案是指公司/组织在生产经营、管理活动中形成的，涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等，具有较高保密价值的各类文件、资料、图表、数据、记录等。（二）范围1.国家秘密：涉及国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。2.商业秘密：不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。包括但不限于产品配方、工艺流程、技术诀窍、客户名单、销售渠道、财务数据、招投标文件等。3.工作秘密：公司/组织在公务活动中产生的，不属于国家秘密而又不宜对外公开的秘密事项。三、保密档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善保密档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的保密档案，建立保密档案台账，对档案的收集、整理、保管、利用等进行全过程管理。3.定期对保密档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。4.开展保密档案管理培训，提高员工的保密意识和档案管理技能。5.对违反保密档案管理制度的行为进行查处，提出处理意见。（二）档案形成部门职责1.负责本部门保密档案的收集、整理、立卷、归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.对本部门产生的保密档案进行分类、编号、装订，编制档案目录，确保档案的规范整理。3.严格执行保密档案管理制度，对涉及保密档案的人员进行教育和管理，防止档案信息泄露。4.在档案利用过程中，按照规定办理借阅、查阅手续，确保档案的安全使用。（三）档案利用人员职责1.严格遵守保密档案管理制度，不得擅自复制、摘抄、传播档案信息。2.在借阅、查阅保密档案时，履行登记手续，按时归还档案。3.对接触到的保密档案信息负有保密责任，不得向无关人员泄露。四、保密档案的收集与整理（一）收集1.各部门应及时将本部门在工作活动中形成的具有保密价值的文件、资料等收集齐全，不得遗漏。2.对于外来文件、资料等涉及保密内容的，应在接收时进行登记，并按照保密要求进行妥善处理。（二）整理1.档案形成部门应按照档案管理的要求，对收集到的保密档案进行分类整理。分类可根据档案的来源、内容、形式等进行，如分为文书档案、科技档案、财务档案等。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保目录准确反映档案内容。4.对档案进行装订，保持档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。五、保密档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的保密档案室或档案柜，用于存放保密档案。保密档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.档案柜应坚固耐用，有必要的锁具和防护装置，确保档案的安全存放。（二）保管方式1.按照档案的保管期限进行分类存放，便于管理和查阅。2.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，如硬盘、光盘等。备份介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。3.定期对保密档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限根据档案的重要性和价值，确定不同的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管：涉及公司/组织核心机密、重大历史事件、重要权益等具有长远保存价值的档案。2.长期保管：保存期限在10年以上的档案，如重要业务文件、财务报表等。3.短期保管：保存期限在10年以下的档案，如一般性工作文件、临时性资料等。六、保密档案的利用（一）利用原则1.严格按照规定的范围和程序进行利用，确保档案信息的安全。2.优先满足公司/组织内部工作需要，在确保安全的前提下，可根据有关规定向外部提供利用。（二）利用程序1.内部利用公司/组织内部人员因工作需要查阅保密档案的，应填写《保密档案查阅申请表》，注明查阅原因和查阅内容，经所在部门负责人审批后，交档案管理部门。档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在《保密档案查阅登记表》上进行登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行操作。2.外部利用因特殊情况需要向外部提供保密档案利用的，应填写《保密档案外部利用申请表》，详细说明利用目的、利用对象、利用范围等，经公司/组织主管领导审批后，报保密工作管理部门备案。与利用方签订保密协议，明确双方的权利和义务，要求利用方采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。档案管理部门按照审批意见和保密协议的要求，为利用方提供相应的档案，并进行登记和跟踪管理。（三）利用限制1.涉及国家秘密的保密档案，严格按照国家有关保密法律法规的规定进行利用，不得擅自扩大利用范围。2.商业秘密档案的利用，应确保不损害公司/组织的利益，不得向竞争对手或其他可能造成损害的第三方提供。3.工作秘密档案的利用，应在公司/组织内部规定的范围内进行，不得对外泄露。七、保密档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已失去保存价值的。2.因工作需要变更，原档案内容已不再适用的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且失去保存价值的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对已到保管期限或失去保存价值的保密档案进行清理，提出销毁意见，填写《保密档案销毁申请表》。2.《保密档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁保密档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行销毁。（三）销毁记录对保密档案的销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量、销毁方式等信息。销毁记录应妥善保存，以备查阅。八、保密档案的保密措施（一）人员管理1.对涉及保密档案管理的人员进行严格的背景审查，确保其具备良好的政治素质和职业道德。2.与保密档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.定期对保密档案管理人员进行保密教育和培训，提高其保密意识和业务能力。（二）环境管理1.保密档案室应安装监控设备，对档案存放区域进行实时监控，防止未经授权的人员进入。2.对档案管理场所的门窗、通风口等进行防护，防止外部人员窥视和非法侵入。3.保持档案管理场所的清洁卫生，防止灰尘、虫害等对档案造成损害。（三）技术管理1.采用先进的保密技术和设备，如加密软件、防火墙、入侵检测系统等，对档案信息进行保护。2.对电子档案进行加密存储，设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。3.定期对保密技术和设备进行检查和维护，确保其正常运行和有效性。九、监督与检查（一）监督机制1.建立保密档案管理监督机制，由公司/组织保密工作管理部门负责对保密档案管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.各部门应设立保密档案管理兼职监督员，负责对本部门的保密档案管理情况进行日常监督。（二）检查内容1.保密档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节。2.保密档案管理人员的履职情况，是否严格遵守保密规定。3.保密档案的安全状况，如保管场所的安全设施、档案信息的保密措施等。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.对违反保密档案管理制度的行为，应按照公司/组织的有关规定进