机电部门档案管理制度

PAGE机电部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强机电部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机电部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是机电部门在生产、经营、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：机电部门档案由专人负责集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映机电部门的工作实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案的齐全完整，涵盖机电部门工作的各个方面。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善机电部门档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理机电部门的各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立档案信息数据库，实现档案的信息化管理，提高档案查阅和利用效率。4.定期对档案进行检查、鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。6.为机电部门各岗位提供档案查阅、借阅等服务，对档案利用情况进行登记和统计。7.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.对本部门移交档案的完整性、准确性负责，确保档案能够真实反映工作实际情况。3.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。4.在档案利用过程中，按照规定办理查阅、借阅手续。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、查阅、借阅等。3.对档案进行定期检查，发现问题及时报告并采取措施进行处理。4.做好档案信息的安全保密工作，防止档案信息泄露。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.机电设备采购合同、技术协议、安装调试报告、验收报告等。2.机电设备运行记录、维护保养记录、故障维修记录等。3.机电工程项目规划、设计图纸、施工方案、竣工验收资料等。4.机电部门的工作计划、总结、报告、会议记录等。5.电气原理图、布线图、机械装配图等技术图纸。6.机电设备操作规程、安全管理制度、应急预案等。7.与机电部门相关的各类培训资料、技术文件、行业标准等。8.其他具有保存价值的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.档案收集应遵循真实性、完整性原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集到的档案，应进行初步整理，去除无关的纸张、杂物等，保持档案的整洁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为设备档案、项目档案、管理档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便查阅。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于查找。四、档案分类与编号（一）分类方法1.设备档案类：按照机电设备的型号、规格、用途等进行分类，如机床设备档案、电气设备档案、动力设备档案等。2.项目档案类：根据机电工程项目的名称、阶段进行分类，如新建项目档案、改造项目档案、项目前期档案、项目实施档案、项目验收档案等。3.管理档案类：包括工作计划与总结、会议记录、规章制度、人员档案等类别。4.技术档案类：涵盖电气原理图、布线图、机械装配图、技术文件、行业标准等。（二）编号规则1.设备档案编号：采用“设备类别代码+设备型号+流水号”的方式进行编号。例如，机床设备档案编号为JCC6140001，其中JC为机床设备类别代码，C6140为设备型号，001为流水号。2.项目档案编号：按照“项目类别代码+项目名称缩写+项目阶段代码+流水号”的规则编号。比如新建项目档案编号为XJJDZXQ001，XJ是新建项目类别代码，JDZX为项目名称缩写，Q表示项目前期阶段代码，001为流水号。3.管理档案编号：采用“管理档案类别代码+年份+流水号”的形式。例如工作计划与总结档案编号为GL2023001，GL为管理档案类别代码，2023为年份，001为流水号。4.技术档案编号：依据“技术档案类别代码+档案顺序号”进行编号。如电气原理图档案编号为JSDQ001，JS是技术档案类别代码，DQ表示电气原理图，001为顺序号。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司核心机密、重要历史资料、长期保存有价值的档案等，应永久保管。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如重要设备的长期运行记录、重大项目的相关资料等。3.短期保管：保管期限为110年的档案，如一般性的设备维护记录、短期项目资料等。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.清查内容包括档案的完整性、准确性、保管期限、存放位置等。3.对清查中发现的问题，应及时进行处理，如补充缺失档案、更正错误信息、调整保管期限等。4.编制档案清查报告，记录清查情况和处理结果，并存档备查。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本部门员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时查找并提供档案，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对档案进行检查，确认无误后归档。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅机电部门档案，应提前向机电部门提出申请，说明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等，经机电部门负责人和公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，并与档案管理部门签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理规定，妥善保管档案，按时归还。3.档案管理部门应根据审批意见，为借阅人员办理借阅手续，提供档案，并登记借阅档案的名称、编号、借阅时间、预计归还时间等信息。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延期。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，确认无误后办理归还手续，并注销借阅登记。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和实际利用价值进行鉴定，确保鉴定结果准确、合理。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的保管期限，对超过保管期限的档案进行重点审查。3.结合公司的发展战略、业务需求等因素，评估档案的现实利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等，报公司主管领导批准。2.批准后，档案管理部门应指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等。3.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁记录应归档保存，以备查考。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行收集，并及时移交档案管理部门。2.电子档案的整理应遵循纸质档案的整理原则，按照分类、编号、编目等方法进行，确保电子档案的系统性和规范性。3.对电子档案应进行元数据采集，元数据应包括文件的题名、日期、作者、格式、来源等信息，以便于管理和检索。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，存储设备应具备安全可靠、容量充足、便于管理等特点。2.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。3.建立电子档案备份管理制度，明确备份的时间间隔、存储介质的更换、备份数据