档案管理制度各部门职责

PAGE档案管理制度各部门职责一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本档案管理制度及各部门职责。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.谁形成谁负责原则各部门负责本部门档案的形成、积累和整理工作，并按规定定期向综合管理部移交。3.确保安全原则采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息服务。二、档案管理部门职责（一）综合管理部1.制定和完善档案管理制度负责制定、修订和完善公司档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责接收各部门移交的档案，对接收的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。按照档案分类标准，对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案目录数据库，方便档案检索和利用。3.档案保管负责档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变等。4.档案鉴定与销毁定期组织对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，提出销毁意见。按照规定的程序，办理档案销毁手续，确保档案销毁过程的合规性和安全性。5.档案利用服务建立档案借阅制度，明确档案借阅的范围、程序和要求，为公司内部各部门提供档案借阅服务。根据公司工作需要，及时提供档案查阅、复印等服务，满足公司各项工作对档案信息的需求。对档案利用情况进行登记和统计，分析档案利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。6.档案信息化建设负责公司档案信息化系统的建设和维护，将档案信息录入系统，实现档案的电子化管理。利用信息化手段，提高档案管理的效率和水平，如档案检索、借阅审批、统计分析等功能。7.指导与监督对各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训，提高各部门档案管理人员的业务水平。检查各部门档案管理工作的执行情况，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）财务部1.财务档案的收集与整理负责收集、整理本部门形成的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。按照财务档案管理的要求，对财务档案进行分类、装订、编号等整理工作，确保财务档案的规范有序。2.财务档案的保管负责财务档案库房的管理，配备专门的财务档案保管设备，确保财务档案的安全保管。定期对财务档案进行盘点和清查，保证财务档案的账实相符。3.财务档案的利用按照公司档案利用制度，为公司内部各部门提供财务档案查阅、复印等服务。配合审计、税务等部门的检查工作，及时提供相关财务档案资料。4.财务档案的移交在规定的时间内，将财务档案移交至综合管理部统一保管，并办理移交手续。（三）人力资源部1.人事档案的收集与整理负责收集、整理员工的人事档案，包括员工简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利资料、奖惩记录等。按照人事档案管理的标准，对人事档案进行分类、排序、编目等整理工作，建立员工人事档案数据库。2.人事档案的保管负责建立人事档案专用库房，配备必要的保管设施，确保人事档案的安全保密。对人事档案进行定期检查和维护，防止人事档案的丢失、损坏和泄密。3.人事档案的利用为公司内部各部门提供人事档案查阅服务，根据工作需要提供相关人事档案资料。办理员工档案的转递手续，确保员工档案的及时准确流转。4.人事档案的审核与更新对新入职员工的档案进行审核，确保档案信息的真实性和完整性。及时更新员工人事档案信息，保证人事档案与员工实际情况的一致性。5.人事档案的移交按照档案管理规定，定期将人事档案移交至综合管理部，并办理移交手续。（四）市场营销部1.业务档案的收集与整理负责收集、整理本部门在市场营销活动中形成的各类业务档案，如市场调研报告、营销策划方案、客户资料、销售合同、招投标文件等。按照业务档案管理的要求，对业务档案进行分类、编号、装订等整理工作，建立业务档案目录清单。2.业务档案的保管指定专人负责业务档案的保管，确保业务档案的安全存放。对重要业务档案采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。3.业务档案的利用为公司内部各部门提供业务档案查阅服务，支持公司业务决策和市场分析工作。根据公司业务发展需要，及时提供相关业务档案资料，为业务拓展和客户维护提供支持。4.业务档案的移交在规定时间内，将业务档案移交至综合管理部，并办理移交手续。（五）研发部1.科研档案的收集与整理负责收集、整理本部门在科研项目中形成的各类档案，包括科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、技术图纸、专利文件等。按照科研档案管理的规范，对科研档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立科研档案数据库。2.科研档案的保管建立科研档案专用保管场所，配备相应的保管设备，确保科研档案的安全保管。对涉及公司核心技术和商业秘密的科研档案，严格保密管理。3.科研档案的利用为公司内部各部门提供科研档案查阅服务，促进公司内部技术交流和创新合作。配合公司知识产权管理工作，提供相关科研档案资料，支持专利申请和技术成果转化。4.科研档案的移交按照档案管理制度，定期将科研档案移交至综合管理部，并办理移交手续。（六）生产部1.生产档案的收集与整理负责收集、整理本部门在生产过程中形成的各类档案，如生产计划、工艺文件、操作规程、质量检验报告、设备维护记录、生产报表等。按照生产档案管理的要求，对生产档案进行分类、编号、装订等整理工作，建立生产档案目录索引。2.生产档案的保管指定专人负责生产档案的保管，确保生产档案的妥善存放。对生产档案进行定期清查和核对，保证生产档案的完整性和准确性。3.生产档案的利用为公司内部各部门提供生产档案查阅服务，支持生产调度、质量控制、设备管理等工作。根据公司生产管理需要，及时提供相关生产档案资料，为生产决策和持续改进提供依据。4.生产档案的移交按照规定时间，将生产档案移交至综合管理部，并办理移交手续。（七）采购部1.采购档案的收集与整理负责收集、整理本部门在采购活动中形成的各类档案，如采购计划、采购合同、供应商资料、招投标文件、验收报告等。按照采购档案管理的规范，对采购档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立采购档案清单。2.采购档案的保管负责采购档案的安全保管，确保采购档案的完整性和保密性。定期对采购档案进行检查和清理，防止采购档案的丢失和损坏。3.采购档案的利用为公司内部各部门提供采购档案查阅服务，支持公司采购决策和成本控制工作。配合公司审计和风险管理工作，提供相关采购档案资料，确保采购活动的合规性。4.采购档案的移交在规定期限内，将采购档案移交至综合管理部，并办理移交手续。（八）法务部1.法律档案的收集与整理负责收集、整理本部门在法律事务处理过程中形成的各类档案，如合同审查意见、法律意见书、诉讼文件、仲裁文件、知识产权文件等。按照法律档案管理的要求，对法律档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立法律档案数据库。2.法律档案的保管建立法律档案专用库房，配备必要的安全保密设施，确保法律档案的安全保管。对涉及公司重大法律事务和商业秘密的法律档案，严格保密管理。3.法律档案的利用为公司内部各部门提供法律档案查阅服务，为公司经营决策提供法律支持。配合公司处理法律纠纷和诉讼案件，及时提供相关法律档案资料。4.法律档案的移交按照档案管理制度，定期将法律档案移交至综合管理部，并办理移交手续。三、档案收集与移交（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保本部门在各项活动中形成的档案及时、完整地收集起来。2.档案收集范围应涵盖本部门工作的各个方面，包括但不限于文件、资料、记录、报表、合同、协议等。3.对于重要的档案资料，应采取备份或数字化存储等方式，确保档案信息的安全性和可追溯性。（二）档案移交1.各部门应按照规定的时间和要求，定期将整理好的档案移交至综合管理部。2.档案移交时，应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.综合管理部在接收档案后，应及时对档案进行审核和登记，如发现档案不符合要求，应及时通知移交部门进行补充或更正。四、档案整理与分类（一）档案整理1.综合管理部对接收的档案进行统一整理，包括文件的装订、编页、编号、编目等工作。2.档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。3.对于破损、褪色、字迹模糊等不符合保管要求的档案，应进行修复或复制处理，确保档案的完整性和可读性。（二）档案分类1.公司档案采用年度机构保管期限分类法进行分类。2.年度分类以文件形成的年度为依据，将档案分为不同的年度类别。3.机构分类按照公司内部的组织机构设置，将档案分为各部门类别。4.保管期限分类根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种保管期限类别。五、档案保管与保护（一）档案保管1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。3.档案应按照分类顺序存放，标识清晰，便于查找和利用。4.对电子档案应进行定期备份，并存储在安全可靠的存储介质上，异地存放，防止数据丢失。（二）档案保护1.建立档案保护制度，加强对档案的日常检查和维护，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。2.对重要档案应采取特殊的保护措施，如加密存储、限制访问等，防止档案信息泄露。3.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和内容与档案目录一致。4.对档案库房的设施设备进行定期维护和检查，确保其正常运行，保障档案的安全保管。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部定期组织对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人、各部门档案管理人员及相关专业人员组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁意见。3.档案鉴定应遵循国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定，确保鉴定结果的客观、公正、准确。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经档案鉴定小组审核批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应填写档案销毁清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息，并由档案鉴定小组负责人、销毁执行人等签字确认。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人监督，销毁完毕后，监督人应在档案销毁清单上签字确认。七、档案利用与查阅（一）档案利用1.公司内部各部门因工作需要查阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经部门负责人签字批准后，到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部对档案借阅申请表进行审核