天津工程档案管理制度

PAGE天津工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强天津工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、运营维护及管理决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于天津地区各类新建、改建、扩建工程项目的档案管理工作，包括但不限于工业与民用建筑、市政基础设施、交通工程、水利工程等。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则工程档案管理工作在公司统一领导下，实行分级管理，明确各级部门和人员的职责。2.全过程管理原则从工程建设项目的策划、立项、设计、施工、监理到竣工验收等各个环节，均应做好档案的收集、整理、归档工作。3.真实性、完整性、准确性原则确保工程档案如实反映工程建设实际情况，内容完整、数据准确。4.便于利用原则档案整理应科学规范，便于查阅、检索和利用。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程档案管理制度，并组织实施。2.对工程档案管理工作进行监督、指导和检查。3.集中统一管理工程档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和共享。4.负责工程档案的接收、整理、鉴定、保管、统计和销毁等工作。5.组织开展工程档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）项目建设单位职责1.负责本项目工程档案管理工作的组织和协调，明确项目档案管理责任人。2.按照档案管理要求，督促各参建单位做好工程档案的收集、整理和归档工作。3.对项目档案的完整性、准确性和系统性进行审核，确保符合归档要求。4.在项目竣工验收前，完成项目档案的预验收工作，并向档案管理部门提交档案验收申请。（三）勘察、设计单位职责1.负责收集、整理本单位形成的工程勘察、设计文件及相关资料，并按规定向建设单位移交。2.对提交的工程勘察、设计文件的质量负责，确保文件内容真实、准确、完整。3.协助建设单位做好工程档案的整理和归档工作，提供必要的技术支持。（四）施工单位职责1.负责收集、整理本单位在工程施工过程中形成的各类文件资料，包括施工技术文件、施工管理文件、物资资料、工程照片及声像资料等。2.按照档案管理要求，对施工文件资料进行分类、组卷、编目和装订，确保档案质量。3.在工程竣工验收前，将整理好的施工档案移交建设单位审核。4.负责对施工过程中形成的电子文件进行备份和整理，确保电子档案的安全和完整。（五）监理单位职责1.负责对工程建设全过程的文件资料进行监理，审核施工单位提交的档案资料，确保其符合档案管理要求。2.收集、整理监理过程中形成的文件资料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等，并按规定向建设单位移交。3.协助建设单位做好工程档案的整理和归档工作，对工程档案的完整性和准确性进行监督检查。三、档案收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.勘察设计文件工程勘察报告、设计图纸、设计变更通知、技术交底等。3.施工文件施工组织设计、施工方案、施工技术交底、工程测量记录、材料构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理通知单、工程暂停令等。5.竣工验收文件工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书、工程竣工图等。6.其他文件工程声像资料、电子文件、工程合同、协议、往来函件等。（二）收集要求1.各参建单位应指定专人负责工程档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.工程档案应随工程进度同步收集，不得事后补制。3.收集的档案资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。4.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件内容一致。（三）整理原则1.遵循工程文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、编目规范，便于保管和利用。3.纸质文件与电子文件应同时整理，建立对应关系。（四）整理方法1.分类按照工程档案的形成阶段、专业类别等进行分类，一般分为工程前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类下再细分若干小类。2.组卷根据文件的数量、厚度等因素，将具有内在联系的文件组成一卷或若干卷。卷内文件应排列有序，同一事项的文件应集中在一起。3.编目卷内文件应编写页号，填写卷内目录、备考表等。卷内目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容。备考表应填写卷内文件的缺损、修改、补充等情况。4.装订纸质文件应采用线装或胶装方式装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。四、档案归档与移交（一）归档要求1.工程档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档工作。2.归档的工程档案应符合档案整理要求，档案盒、卷皮应填写规范，档案目录应清晰准确。3.归档的电子文件应存储在耐久性好的载体上，并进行备份。电子文件的格式应符合国家有关标准，能够长期有效读取。（二）移交程序1.施工单位在工程竣工验收前，将整理好的施工档案移交建设单位审核。建设单位审核合格后，出具档案审核意见。2.勘察、设计、监理等单位在工程竣工验收后，将各自形成的档案资料移交建设单位。3.建设单位在项目竣工验收后，组织对项目档案进行预验收。预验收合格后，向档案管理部门提交档案验收申请。4.档案管理部门收到建设单位的档案验收申请后，组织档案验收。验收合格后，办理档案移交手续，建设单位将项目档案移交档案管理部门集中统一管理。（三）移交清单档案移交时，应填写档案移交清单，清单应包括档案名称、卷数、册数、电子文件载体数量等内容，并由移交单位和接收单位双方签字盖章确认。五、档案保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定标准。3.对纸质档案应定期进行检查、清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.对电子档案应定期进行备份，备份载体应异地存放。同时，应定期对电子档案进行检测、维护，确保其可读性和完整性。（二）利用规定1.公司内部人员因工作需要查阅工程档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅工程档案，应持单位介绍信，并经公司相关部门负责人批准，方可查阅。查阅重要档案时，应经公司主管领导批准。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并办理相关手续。4.档案管理人员应严格遵守档案利用制度，对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、内容、用途等信息。5.利用档案时，应注意保护档案的安全和完整，不得涂改、损坏、丢失档案。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点的原则，对已超过保管期限的档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案专家组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。3.对重要工程项目的档案，应适当延长保管期限，确保其完整性和系统性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案名称、卷号、册数、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册