老兵宣讲团档案管理制度

PAGE老兵宣讲团档案管理制度一、总则（一）目的为加强老兵宣讲团档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在宣讲工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于老兵宣讲团全体成员及与宣讲团相关的各类档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由专门的档案管理部门或人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映老兵宣讲团的工作历程和实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理与宣讲团相关的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中收集、整理、保管老兵宣讲团的各类档案，建立档案数据库，实现档案的信息化管理。3.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。4.为档案利用者提供查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，保证档案的质量。3.熟练掌握档案管理系统的操作，做好档案的录入、存储和检索工作，提高档案利用效率。4.对档案的安全负责，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。三、档案分类与编号（一）档案分类1.宣讲活动档案：包括宣讲活动策划方案、宣讲稿、宣讲照片、视频资料、听众反馈等。2.老兵个人档案：涵盖老兵个人基本信息、服役经历、宣讲事迹、荣誉证书等。3.组织建设档案：如宣讲团成员名单、组织架构、会议记录、培训资料等。4.宣传推广档案：包含宣传海报、新闻报道、媒体合作协议等。5.财务管理档案：涉及经费预算、报销凭证、财务报表等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行单独编号。2.编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如：XJ2023001，表示宣讲活动档案类别下2023年的第1份档案。3.类别代码按照上述档案分类进行设定，如XJ代表宣讲活动档案，LB代表老兵个人档案等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集责任人，定期收集本部门产生的各类档案。2.对于重要的宣讲活动，应在活动结束后及时收集相关资料，确保档案的时效性。3.鼓励老兵个人主动提交与宣讲工作相关的个人档案资料。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案名称、编号、日期、来源等信息。3.去除档案中的金属物，对破损的档案进行修复，确保档案的完整性。4.按照档案保管期限的要求，对档案进行初步划分。五、档案归档与保管（一）档案归档1.档案整理完成后，档案形成部门应及时将档案移交至档案管理部门进行归档。2.档案管理部门按照档案编号顺序，将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。3.将档案盒存放在档案架上，按照类别和年度顺序排列，便于查找和管理。（二）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并记录在案。//此处可补充一些具体的检查和清点的频率、方式等细节内容，如每月进行一次外观检查，每季度进行一次全面清点等。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行数据维护和更新。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成，对档案进行综合评估。3.根据档案的内容、价值、利用情况等因素，确定档案的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经档案鉴定小组审核批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应填写档案销毁清册，详细记录档案名称、编号、日期、数量等信息。3.档案销毁应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人监督，并在档案销毁清册上签字确认。七、档案利用与借阅（一）档案利用1.档案管理部门应积极为老兵宣讲团成员及相关部门提供档案利用服务，满足工作需要。2.利用者可通过档案管理系统或档案目录清单查询所需档案信息，提出利用申请。3.档案管理部门根据利用申请，及时提供档案原件或复印件，并做好利用登记工作。（二）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.档案借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批结果，办理档案借阅手续，借阅者应在规定期限内归还档案。4.借阅者应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案内容，不得在档案上圈划、批注等。5.如档案在借阅期间发生损坏、丢失等情况，借阅者应承担相应责任。八、档案信息化管理（一）建立档案管理系统1.利用现代信息技术，建立老兵宣讲团档案管理系统，实现档案的数字化管理。2.档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅管理、统计分析等功能。3.对档案管理系统进行定期维护和更新，确保系统的安全稳定运行。（二）档案数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应按照档案分类和编号规则进行命名和存储，便于查找和管理。3.对电子档案进行加密处理，防止信息泄露。九、档案安全与保密（一）档案安全1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全监控设备，确保档案库房的安全。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。3.对档案管理人员进行安全培训，增强安全意识，防止档案丢失、损坏、泄密等事故的发生。（二）档案保密1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案，采取严格的保