私企环保档案管理制度

PAGE私企环保档案管理制度一、总则（一）目的为加强本私企环境保护工作的规范化管理，确保环保档案的完整、准确、系统，为企业环境管理决策提供可靠依据，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本环保档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于本私企各部门在环境保护工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.真实性原则：环保档案应如实反映企业环境保护工作的实际情况。2.完整性原则：涵盖企业环保工作的各个方面，确保档案资料的全面性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，保持其内在联系。4.保密性原则：对涉及企业商业机密和敏感环境信息的档案严格保密。二、环保档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善环保档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理企业环保档案，对档案进行收集、整理、分类、编号、存储、保管和检索等工作。3.定期对环保档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.负责档案的借阅、查阅、归还等手续办理，严格控制档案的流向。5.组织对过期档案的鉴定和销毁工作。（二）各部门职责1.负责本部门环保文件、资料、记录的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门环保档案的日常管理，确保档案的及时归档和妥善保管。3.在工作中严格执行环保档案管理制度，配合档案管理部门做好相关工作。三、环保档案的分类与编号（一）分类1.环境管理类：包括企业环境管理体系文件、环境管理规划与计划、环境目标与指标、环境管理方案、环境监测计划等。2.环境监测类：涵盖环境监测报告、监测数据记录、监测仪器设备档案、监测点位布置图等。3.污染防治类：如废水处理设施运行记录、废气处理设施运行记录、噪声控制措施记录、固体废弃物管理记录等。4.环境应急类：包含环境应急预案、应急演练记录、应急物资储备清单、突发环境事件报告与处理记录等。5.环保设施建设类：涉及环保设施设计文件、建设项目环境影响评价报告、环保设施竣工验收报告、环保设施运行操作规程等。6.环保培训与教育类：包括环保培训计划、培训教材、培训记录、员工环保教育资料等。7.环保法律法规与标准类：收集国家和地方有关环保的法律法规、政策文件、行业标准等。8.其他类：如与企业环保工作相关的合同协议、对外交流文件、环保奖励与处罚记录等。（二）编号环保档案编号采用分类编号法，由类别代码、年份代码、流水号组成。1.类别代码：按照上述分类，分别用一位大写字母表示，如“G”表示环境管理类，“J”表示环境监测类等。2.年份代码：用四位阿拉伯数字表示档案形成年份，如“2023”。3.流水号：按照档案形成顺序依次编写，用三位阿拉伯数字表示，如“001”。例如，环境管理类中2023年形成的第一份档案编号为“G2023001”。四、环保档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确环保档案收集责任人，按照档案形成的时间顺序和类别，及时收集本部门产生的各类环保文件、资料和记录。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、签署齐全，确保原始性和真实性。3.对于外来的环保文件，如政府部门下达的环保通知、相关单位提供的环保资料等，应及时登记并归档。（二）整理要求1.档案管理部门收到各部门移交档案后，应按照分类标准进行整理。2.对每份档案进行核对，检查文件的完整性和准确性，如有缺失或错误，及时与相关部门沟通补充或更正。3.去除档案中的金属物，对破损的文件进行修补或复制，确保档案的质量。4.按照档案编号规则，为每份档案编制唯一编号，并在档案首页加盖编号章。五、环保档案存储与保管（一）存储方式1.环保档案采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照分类文件夹进行存储，并建立相应的索引目录，方便检索。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并处理存在的问题。（三）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的环境监测记录、临时性的环保文件等。2.中期档案：保管期限为510年，如污染防治设施运行的阶段性记录、环保培训记录等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括企业环境管理体系文件、环境影响评价报告及其批复文件、环保设施竣工验收报告等重要档案。六、环保档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅环保档案的人员，应填写《环保档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人陪同查阅，并在指定地点进行查阅，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅环保档案的，除填写《环保档案查阅申请表》外，还需经档案管理部门负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。七、环保档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对保管期满的环保档案进行鉴定，成立由档案管理部门、相关业务部门和技术专家组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值和保管期限等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《环保档案销毁清单》。（二）销毁1.《环保档案销毁清单》经企业主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。2.销毁档案时，应指定