幼儿园档案库房制度

PAGE幼儿园档案库房制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园档案库房的管理工作，包括各类文件、资料、记录等档案的存储、保管和查阅。（三）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案实行集中统一管理，由档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行保密管理。3.方便利用原则：建立健全档案管理制度，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为幼儿园各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案库房管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善幼儿园档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的完整和规范。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全。4.开展档案的鉴定工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.为幼儿园各部门和教职工提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，充分发挥档案的作用。7.加强与上级档案部门和其他单位档案部门的联系与交流，学习借鉴先进的档案管理经验和技术。（二）库房管理人员职责1.负责档案库房的日常管理工作，包括库房的清洁卫生、温湿度控制、安全防范等。2.严格遵守档案库房管理制度，按照规定的程序和方法进行档案的存储、保管和查阅工作。3.定期对档案进行盘点和清查，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。4.协助档案室做好档案的整理、编目、装订等工作，提高档案管理工作效率。5.负责档案库房设备的维护和管理，确保设备的正常运行。6.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级主管部门下发的各类文件、通知、通报等。2.幼儿园制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表等。3.幼儿园教学、科研、管理等方面的文件材料，如教案、课件、学生成绩册、科研项目申报书、结题报告等。4.幼儿园教职工的人事档案、工资档案、考核档案等。5.幼儿园招生、学籍管理等方面的文件材料，如招生简章、学生登记表、毕业证书等。6.幼儿园财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。7.幼儿园基建档案，如工程规划、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。8.幼儿园设备档案，如设备购置合同、说明书、维修记录等。9.幼儿园与其他单位签订的合同、协议等文件材料。10.幼儿园开展的各类活动的文件材料，如活动方案、照片、录像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照规定的时间和要求将本部门产生的档案及时移交档案室。2.档案收集应做到齐全、完整、准确，确保档案内容真实反映幼儿园的工作情况。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件材料，确保档案质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、人事管理类、财务管理类、基建管理类、设备管理类、科研管理类、外事管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查阅和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装的方式，不得使用金属钉或塑料夹。四、档案存储与保管（一）库房建设1.档案库房应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房面积应根据幼儿园档案数量和未来发展需要合理确定，确保档案有足够的存储空间。3.库房应配备必要的消防设备、防盗设备、温湿度控制设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。（二）存储方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、音像档案等。3.对珍贵、易损的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存、定期检查等。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映幼儿园主要职能活动和历史面貌的，对幼儿园和国家具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映幼儿园一般工作活动，在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为15年以下。2.档案保管期限的划分应根据国家有关规定和幼儿园实际情况确定，并在档案整理时明确标注。（四）保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.做好档案库房的温湿度控制工作，保持库房温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.采取有效的防虫防鼠措施，定期投放防虫防鼠药物，防止档案被虫蛀、鼠咬。4.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。5.严格遵守档案库房管理制度，非库房管理人员未经允许不得进入库房。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.幼儿园内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序进行复印。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。（二）借阅规定1.幼儿园内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅档案时，应向档案室管理人员交付押金或有效证件，并在借阅登记簿上签字。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。3.借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案室管理人员应及时催还。如档案丢失或损坏，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅幼儿园档案，应提前与档案室联系，说明查阅或借阅的目的、内容、时间等，并提交单位介绍信。2.外单位查阅或借阅档案，应经幼儿园主管领导批准，并按照规定的程序办理查阅或借阅手续。查阅或借阅档案时，应有专人陪同，不得将档案带出幼儿园。3.外单位如需复印或摘录档案，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序进行复印或摘录。复印或摘录的档案应加盖档案室印章，并注明出处。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室管理人员、相关部门负责人和业务骨干组成。鉴定工作小组负责对档案的价值进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合幼儿园实际情况，对档案的价值进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、过期文件、无查考利用价值的文件等，应予以销毁。3.对仍有保存价值但保管期限已满的档案，如教学档案、科研档案等，应进行重新鉴定，确定是否继续保存或销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经档案室负责人审核、幼儿园主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行。销毁时，应采用焚烧或粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁时间、销毁方式等内容。七、档案统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计。2.档案统计应做到准确无误，统计报表应及时报送幼儿园主管领导和上级档案部门。3.档案统计数据应作为档案管理工作决策的依据，为档案资源的合理配置和有效利用提供支持。（二）移交工作1.幼儿园因机构变动、撤销、合并等原因，需要对档案进行移交