公文类档案管理制度

PAGE公文类档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司公文类档案的管理，确保公文类档案的完整、准确、系统和安全，便于公文类档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门形成的各类公文类档案，包括但不限于公司文件、会议文件、请示报告、合同协议、函件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司公文类档案由公司综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则：各部门应及时、准确地收集、整理本部门形成的公文类档案，保证档案内容的完整性和准确性。3.便于利用原则：档案管理应充分考虑利用需求，提供便捷的查阅、借阅服务，提高档案利用效率。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保公文类档案的安全，防止档案信息的泄露。二、公文类档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责公文类档案的收集工作，确保各类公文及时、完整地收集到本部门。2.收文部门收到外来公文后，应按照公司规定的文件处理流程进行登记、传阅、办理，并及时将办理完毕的公文整理归档。3.发文部门在公文印发后，应留存一份原件作为档案保存，并按照规定的时间和要求将发文稿纸及相关附件整理归档。（二）整理方法1.分类：公文类档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。机构（问题）：根据公司内部机构设置或文件内容所涉及的问题进行分类。2.编号：对每一份公文类档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号格式为：年度+保管期限代码+流水号，如：2023Y001，表示2023年度永久保管的第1份档案。3.装订：对纸张规格不一致、破损的公文进行修整、裱糊，去除金属物，采用A4纸规格进行左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。4.编目：编制公文类档案目录，目录应包括档号、文号、责任者、题名、日期、保管期限、密级等项目。目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放。三、公文类档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司成立、合并、分立、改制、上市等重大事项的文件材料；公司年度财务决算、重要资产处置等文件材料；公司与上级主管部门、重要客户签订的重要合同协议等文件材料。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。主要包括公司年度工作计划、总结、统计报表等文件材料；公司一般性会议文件材料；公司一般性业务合同协议等文件材料。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。主要包括公司临时性工作文件材料；公司一般性通知、便函等文件材料。（二）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、消防器材等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子公文类档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开存放，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。四、公文类档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅公文类档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的公文类档案，查阅人员应经公司分管领导批准，并在档案管理部门指定的地点查阅。3.外单位人员查阅公司公文类档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经公司综合管理部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，查找并提供相应的档案。4.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅公文类档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及公司机密的公文类档案，借阅人员应经公司分管领导批准，并在档案管理部门指定的地点借阅。3.外单位人员借阅公司公文类档案，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经公司综合管理部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，提交所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据借阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员根据申请表提供的借阅内容，查找并提供相应的档案。4.借阅人员与档案管理人员办理档案借阅登记手续，领取档案。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。五、公文类档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责对公司公文类档案的保管期限进行鉴定。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应定期对公司公文类档案进行全面检查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保管价值。2.对保管期限已满的档案，档案鉴定工作小组应进行重点审查，对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出销毁意见后，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确