职教档案管理制度规范

PAGE职教档案管理制度规范一、总则（一）目的为加强职业教育档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在职业教育教学、科研、管理等工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有与职业教育相关的档案管理工作，包括教学档案、学生档案、师资档案、科研档案、行政档案等各类档案的收集、整理、保管、利用等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映职业教育活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集与职业教育相关的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，进行科学分类、编号和整理，保持档案之间的有机联系。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度和工作流程。2.负责档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督检查，对各部门档案管理工作进行指导和培训。3.集中统一管理本公司/组织各类职业教育档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.建立健全档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、规范化和科学化。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门职业教育档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交档案管理部门，并协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。3.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，接受档案管理部门的业务指导和监督。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的质量和效率。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。5.积极开展档案编研工作，为职业教育教学、科研、管理等工作提供参考依据。6.完成档案管理部门交办的其他工作任务。三、档案收集（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、教材、试卷、成绩册、教学总结、教学评估等。2.学生档案：包括学生入学登记表、学籍卡、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。3.师资档案：包括教师个人基本情况、学历学位证书、教师资格证书、职称评审材料、教学科研成果、培训经历等。4.科研档案：包括科研项目申请书、立项批复、研究报告、论文著作、科研成果鉴定材料等。5.行政档案：包括公司/组织文件（含上级文件、本级发文、会议纪要等）、工作计划与总结、规章制度、统计报表、合同协议、招投标文件等。6.其他档案：与职业教育相关的各类荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案收集范围，及时、全面地收集本部门产生的各类档案。2.档案收集应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁或丢失。对于破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制。3.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料和载体。（三）收集时间1.教学档案应在每学期末或课程结束后及时收集整理。2.学生档案应在学生毕业时统一收集归档。3.师资档案应根据教师个人情况变化及时更新补充。4.科研档案应在科研项目结题后一个月内完成收集归档。5.行政档案应按照文件形成时间或工作完成时间及时收集，一般每月或每季度进行一次集中整理。四、档案整理（一）分类标准1.教学档案：按照专业、课程、年级等进行分类。2.学生档案：按照年级、班级进行分类。3.师资档案：按照教师个人进行分类。4.科研档案：按照科研项目进行分类。5.行政档案：按照文件类型、年度、保管期限等进行分类。（二）编号方法1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和检索。2.采用“全宗号目录号案卷号件号”的编号方式。全宗号为本公司/组织的档案代号；目录号为每一类档案的分类编号；案卷号为每一卷档案的编号；件号为每卷档案内每份文件的编号。3.编号应使用阿拉伯数字，填写在档案装具和检索工具上的相应位置。（三）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案内容和排列顺序，便于查找和利用。2.案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等项目。3.卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。（四）装订要求1.对纸张规格不一致、破损的文件材料，应进行修补或复制，使其规格统一。2.装订应整齐、牢固，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅和保管。采用左侧装订，装订线距左侧边20mm。3.对于不宜装订的档案材料，如照片、图纸等，应采用袋装、盒装等方式妥善保管，并在装具上注明相关信息。五、档案鉴定（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合职业教育档案的特点，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面的历史观点，从维护公司/组织历史真实面貌出发，准确判定档案的价值。3.鉴定工作应遵循保密原则，防止档案信息泄露。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实利用价值和科学研究价值等。3.档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断其价值和保管期限。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较分析，判断其在同类档案中的地位和作用，确定其价值和保管期限。3.效益评估法:从档案利用的实际效果出发，评估档案的价值和保管期限。（五）鉴定结果处理1.经鉴定小组鉴定后，对保管期限已满且无保存价值的档案，编制销毁清册，报公司/组织领导审批后予以销毁。2.对仍有保存价值但保管期限需要调整的档案，应及时进行调整，并在档案目录和检索工具中注明。3.对鉴定过程中发现的重要档案，应采取特殊措施妥善保管，防止丢失或损坏。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，做到排列有序、便于查找。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应选用安全可靠的设备，并定期进行检查和更新。电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立相应的索引和目录，便于检索和利用。3.对于重要的档案资料，应进行异地备份，以防止自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以上。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、种类、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结分析，提出改进措施和建议。七、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅内容、利用者姓名等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应妥善保管，不得转借、涂改、损坏或丢失。3.复制：对于需要复制的档案，利用者应填写档案复制申请表，经所在部门负责人审批后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制档案应注明复制日期、复制内容、利用者姓名等信息，并加盖档案管理部门印章。（三）利用审批1.本公司/组织内部人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。2.外单位查阅本公司/组织档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司/组织主管领导审批后，方可查阅。3.涉及重要档案或机密档案的利用，应经公司/组织主要领导审批。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记内容包括利用日期、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、审批情况、归还日期等。3.档案管理人员应定期对档案利用登记情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的职业教育档案管理信息系统，实现档案管理工作的信息化、自动化和规范化。2.通过档案信息化管理，提高档案管理效率，方便档案的查阅和利用，提升档案服务水平。3.确保档案信息的安全存储和传输，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化系统功能1.档案收集管理功能：实现档案收集信息的在线录入、审核和提交，方便各部门及时报送档案资料。2.档案整理编目功能：对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，并自动生成档案目录和检索工具。3.档案存储管理功能：将电子档案进行安全存储，支持多种存储介质的管理，实现档案的备份和恢复。4.档案检索利用功能：提供灵活多样的检索方式，方便用户快速查找所需档案信息，并支持在线查阅、借阅和复制等利用操作。5.档案鉴定销毁功能：对档案进行鉴定，确定保管期限，编制销毁清册，并对销毁过程进行记录。6.系统管理功能：包括用户管理、权限管理、数据备份与恢复、系统日志管理等功能，确保系统的安全稳定运行。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理和归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案应采用符合国家标准的存储格式和元数据标准，保证电子档案的可读性和可利用性。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，通过档案管理信息系统进行管理和维护。4.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，应定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。（四）信息安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防