公司文件与档案制度

PAGE公司文件与档案制度一、总则（一）目的为加强公司文件与档案管理，确保公司文件的规范生成、流转、存储以及档案的完整收集、整理、保管和有效利用，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的所有部门和员工。（三）基本原则1.真实性原则：文件与档案内容必须真实反映公司各项业务活动和管理情况。2.完整性原则：涵盖公司运营过程中产生的各类文件和档案，确保无遗漏。3.准确性原则：文件表述准确，档案整理规范，数据真实可靠。4.及时性原则：及时生成、流转、归档文件与档案，避免延误。5.保密性原则：对涉及公司机密的文件与档案严格保密，防止信息泄露。二、文件管理（一）文件分类1.行政文件：包括公司决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复等各类行政公文。2.业务文件：如合同协议、项目文档、业务报表、技术资料等与公司业务相关的文件。3.财务文件：财务报表、账目、审计报告、税务文件等。4.人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。（二）文件生成与审批1.文件起草各部门根据工作需要指定专人负责文件起草，确保内容准确、条理清晰、格式规范。涉及多个部门的文件，由主办部门牵头，会同相关部门共同起草。2.文件审核初稿完成后，起草人应提交本部门负责人进行审核，重点审核文件内容的准确性、完整性和合规性。重要文件需经相关职能部门审核，如涉及法律事务的文件需法务部门审核，涉及财务的文件需财务部门审核。3.文件审批文件审核通过后，按照公司审批流程提交相应领导审批。一般文件由部门分管领导审批，重要文件需经公司主要领导审批。（三）文件编号与格式1.文件编号行政文件采用统一编号规则，按照年份、部门代码、文件类别、序号进行编号，例如：[年份][部门代码][文件类别][序号]。业务文件、财务文件、人事文件等根据各自特点制定编号规则，确保编号的唯一性和系统性。2.文件格式行政文件应符合国家公文格式标准，包括字体、字号、排版、页码等要求。业务文件、财务文件、人事文件等根据行业惯例和公司实际情况确定格式，保持一致性。（四）文件流转与传递1.内部流转文件审批通过后，由起草部门负责按照规定的流程和范围进行流转。可以通过公司内部办公系统、电子邮件、纸质文件等方式进行流转，确保文件及时送达相关部门和人员。2.外部传递涉及对外发送的文件，必须经过严格的审核和审批，确保文件内容符合法律法规和公司政策。重要文件应采用挂号信、特快专递等方式发送，并保留发送凭证。（五）文件存储与备份1.存储方式文件应按照分类进行电子存储和纸质存储。电子文件存储在公司服务器的指定文件夹中，按照年份、部门、文件类别等进行细分。纸质文件应存放在专门的文件柜中，按照类别和时间顺序排列。2.备份要求重要文件应定期进行备份，备份方式包括磁带备份、光盘备份、云存储备份等。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。三、档案管理（一）档案分类1.行政管理档案：包括公司组织架构、规章制度、会议纪要、大事记等。2.业务管理档案：如市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案等。3.财务管理档案：会计凭证、账簿、财务报表等。4.人力资源管理档案：员工入职档案、离职档案、培训档案等。5.合同档案：各类合同协议及其相关文件。（二）档案收集与整理1.收集范围各部门应定期将在工作过程中形成的具有保存价值的文件收集整理，移交至公司档案管理部门。收集范围包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等各种载体的资料。2.整理要求档案管理部门按照档案分类标准对收集到的文件进行整理，确保档案的系统性和完整性。对纸质文件进行分类、编号、编目、装订，对电子文件进行命名、分类存储。（三）档案保管与保护1.保管环境档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，保持适宜的温度和湿度。配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等。2.保管期限根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括公司章程、重要合同协议、财务审计报告等；长期保管的档案一般为10年以上；短期保管的档案为10年以下。3.档案保护定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案进行修复和复制，确保档案的原始面貌。（四）档案利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，为公司的各项工作提供支持和服务。严格控制档案的查阅范围，确保档案信息不被非法获取和利用。2.借阅流程公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等。经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅档案。借阅人员应在规定期限内归还档案，如遇特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。3.查阅限制涉及公司机密的档案，未经公司主要领导批准，不得查阅和借阅。外部单位或个人查阅公司档案，必须经过公司相关部门的严格审批，并签订保密协议。四、文件与档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的档案。2.经鉴定确认不再具有利用价值的文件。（二）销毁程序1.鉴定档案管理部门定期对档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁鉴定表》。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关部门人员共同进行。2.审批《档案销毁鉴定表》经档案管理部门负责人、公司分管领导、主要领导审批后，方可实施销毁。3.销毁方式纸质档案采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保信息无法恢复。电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。4.记录销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，由参与销毁的人员签字确认。五、监督与检查（一）监督机制1.公司设立文件与档案管理监督小组，由公司办公室、审计部门等相关人员组成。2.监督小组定期对公司各部门的文件与档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.文件与档案的生成、流转、存储、归档等环节是否符合本制度要求。2.档案的整理、保管、利用、销毁等工作是否规范。3.各部门对文件与档案管理制度的执行情况。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.整改完成后，责任部门应提交整