证件档案资料管理制度

PAGE证件档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织证件档案资料的管理，确保证件档案资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及的各类证件档案资料的管理，包括但不限于营业执照、资质证书、许可证、合同协议、人事档案、财务凭证等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门或指定专人负责证件档案资料的集中管理，确保各类档案资料的有序存放和有效利用。2.分类分级原则：根据证件档案资料的性质、来源、用途等进行分类，并按照重要性和机密程度进行分级管理，采取相应的安全保护措施。3.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保证件档案资料的管理活动合法合规。4.方便利用原则：在保证档案资料安全的前提下，优化管理流程，提高查询、借阅等服务效率，满足公司/组织内部各部门及相关人员的使用需求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善证件档案资料管理制度，并组织实施。2.负责各类证件档案资料的收集、整理、归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。3.建立证件档案资料数据库，实现档案资料的信息化管理，提高查询和利用效率。4.定期对档案资料进行检查、核对，确保档案资料的安全存储，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。5.按照规定程序办理档案资料的借阅、归还手续，对借阅情况进行登记和跟踪。6.负责档案资料的鉴定、销毁工作，按照相关规定对已过保管期限或无保存价值的档案资料进行处理。（二）资料产生部门职责1.负责本部门各类证件档案资料的形成、积累和初步整理工作，确保资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在日常工作中，严格遵守档案资料管理规定，妥善保管本部门产生的各类资料，防止丢失、损坏等情况发生。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案资料的查询、借阅申请，并按照规定使用档案资料。（三）使用人员职责1.严格遵守档案资料管理制度，爱护档案资料，不得擅自涂改、伪造、转借、复印档案资料。2.在使用档案资料过程中，应妥善保管，防止丢失、损坏，使用完毕后及时归还档案管理部门。3.如需对档案资料进行复制或摘录，应按照规定办理相关手续，并确保复制或摘录内容的准确性和完整性。三、证件档案资料的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、年检等过程中产生的各类证件，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司/组织取得的各类资质证书、许可证，如行业资质证书、安全生产许可证、经营许可证等。3.公司/组织签订的各类合同协议，包括采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。4.公司/组织的人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核资料、薪酬福利资料等。5.公司/组织的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.其他与公司/组织经营管理活动相关的重要文件资料，如会议纪要、决策文件、项目文档等。(二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保资料产生后及时收集，不得延误。2.收集的档案资料应保持原始性和完整性，如果资料存在破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。3.对于电子文档形式的档案资料，应确保其格式规范、内容清晰，并按照规定进行命名和存储。（三）整理方法1.分类：根据档案资料的性质和用途，将其分为不同的类别，如证照类、合同类,人事类、财务类等。每个类别下再根据具体内容进行细分，如证照类可分为营业执照、资质证书、许可证等。2.编号：为便于管理和查询，对每一份档案资料进行编号。编号应具有唯一性，可采用顺序编号或分类编号的方式。例如，证照类档案编号可按照“证照类别代码+年份+流水号”的格式编制。3.编目：编制档案资料目录，详细记录每份档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应一式两份，一份随档案资料装订成册，另一份单独保存，以便查询。4.装订：对于纸质档案资料，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等，防止生锈损坏档案资料。四、证件档案资料的归档与存储（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案资料，应定期移交至档案管理部门。移交时，双方应填写档案资料移交清单，详细记录移交档案资料的名称、数量、编号等信息，并签字确认。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，应按照整理方法进行再次核对和整理，确保档案资料的质量符合要求。3.核对无误后，将档案资料按照分类和编号顺序进行归档，放入相应的档案柜或存储设备中，并在档案管理系统中录入相关信息，完成归档操作。（二）存储方式1.纸质档案资料应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。档案柜应按照类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案资料的索引目录，便于快速检索。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案资料，可考虑采用异地存储的方式，以提高档案资料的安全性。（三）存储环境要求1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，一般温度为14℃24℃，湿度为45%60%。2.应配备必要的消防设备和安全监控设备，确保档案存储场所的安全。3.档案存储场所应设置明显的标识，标明档案资料的类别、存放位置等信息，便于查找和管理。五、证件档案资料的查询与借阅（一）查询1.公司/组织内部各部门及相关人员因工作需要查询证件档案资料时，应填写档案资料查询申请表，注明查询的档案资料名称或编号、查询目的等信息。2.档案管理部门收到查询申请表后，应进行审核。对于符合查询条件的申请，应及时提供档案资料的查询服务。3.查询人员应在档案管理部门指定的地点进行查询，不得擅自将档案资料带出查询场所。查询过程中，应爱护档案资料，不得随意涂改、标记或损坏档案资料。4.档案管理部门应根据查询人员的需求，提供相应的档案资料复印件或摘录内容，并加盖档案管理部门印章，以证明其真实性和有效性。（二）借阅1.因工作需要借阅证件档案资料时，借阅人员应填写档案资料借阅申请表，详细说明借阅档案资料的名称、编号、借阅期限、用途等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门收到借阅申请表后，应对借阅申请进行严格审核。对于重要的、涉及机密的档案资料，应报经公司/组织相关领导批准后方可借阅。3.审核通过后，档案管理部门应与借阅人员签订档案资料借阅协议，明确双方的权利和义务，包括借阅期限、归还时间、保管责任、保密要求等。4.借阅人员应按照借阅协议的要求，按时归还档案资料。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，并办理相关手续。5.借阅人员在借阅期间应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录或泄露档案资料内容。如发现档案资料丢失、损坏或泄露等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。六、证件档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对证件档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限和价值。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据国家法律法规、行业标准以及公司/组织的实际情况，对档案资料进行全面审查，综合考虑档案资料的形成时间、内容性质、重要程度、利用频率等因素，确定其保管期限和价值。3.保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案资料主要是涉及公司/组织核心利益、具有重要历史价值和法律意义的文件资料；长期保管的档案资料一般是保存期限在10年以上的重要文件资料；短期保管的档案资料是保存期限在10年以下的一般性文件资料。4.对于已过保管期限或无保存价值的档案资料，鉴定小组应提出销毁意见，并填写档案资料鉴定销毁申请表，报经公司/组织相关领导批准。（二）销毁1.经批准销毁的档案资料，档案管理部门应按照规定的程序进行销毁。销毁方式可根据档案资料的性质和数量选择合适的方法，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。2.在销毁档案资料过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，监督人员应在档案资料鉴定销毁申请表上签字确认。3.档案管理部门应将档案资料鉴定销毁申请表、销毁记录等相关文件资料整理归档，妥善保存，以备查考。七、保密与安全管理（一）保密措施1.对涉及公司/组织商业秘密、机密信息的证件档案资料，应严格按照保密制度进行管理。档案管理部门应与接触此类档案资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案管理部门应设置专门的保密区域存放涉密档案资料，并采取必要的安全防范措施，如门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入。3.在档案资料的查询、借阅过程中，对于涉密档案资料应严格控制知悉范围，仅限于工作需要的相关人员，并要求其严格遵守保密规定。4.档案管理人员应加强保密意识培训，提高保密技能，确保在档案资料管理过程中不发生泄密事件。（二）安全管理1.档案管理部门应建立健全安全管理制度，加强对档案存储场所、设备设施的安全管理。定期对档案存储场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。2.加强对档案资料存储设备的维护和管理，确保设备正常运行。定期对存储设