公安档案组织及制度建设

PAGE公安档案组织及制度建设一、总则（一）目的公安档案是公安机关在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，它对于维护国家安全、保障人民权益、推动公安工作发展具有极其重要的意义。本制度旨在规范公安档案的组织管理和各项工作流程，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于档案的查阅、利用和研究，为公安工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于各级公安机关及其所属单位在工作中形成的各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公安机关的工作实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与公安工作相关的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、编号和排列，保持档案的系统性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：以服务公安工作为宗旨，积极开发利用档案资源，为公安决策、执法办案、业务培训等提供优质服务。二、档案组织建设（一）档案管理机构1.设立专门档案管理部门：各级公安机关应设立独立的档案管理部门，负责本机关档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体业务操作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的专职档案管理人员，确保档案工作的正常开展。2.明确档案管理职责：档案管理部门应制定详细的岗位职责，明确档案管理人员的工作任务和权限，确保档案管理工作的规范化和专业化。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公安业务工作，遵守档案管理的法律法规和规章制度。（二）档案管理网络1.建立档案管理网络体系：各级公安机关应建立以档案管理部门为核心，各业务部门和基层单位为节点的档案管理网络体系。各业务部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，基层单位应设立兼职档案员，负责本单位档案的日常管理工作。2.加强档案管理网络培训：定期组织档案管理网络人员的培训，提高其档案管理业务水平和责任意识。培训内容应包括档案管理法律法规、业务知识、操作技能等，确保档案管理网络人员能够熟练掌握档案管理工作的要求和方法。（三）档案管理人员配备1.人员数量与素质要求：根据档案管理工作的实际需要，合理配备档案管理人员。档案管理人员应具备大专以上学历，其中档案管理专业人员应占一定比例。档案管理人员应具备良好的政治素质、职业道德和业务能力，能够熟练使用档案管理软件和办公自动化设备。2.人员培训与考核：建立档案管理人员培训制度，定期组织档案管理人员参加业务培训和继续教育，不断提高其业务水平和综合素质。建立档案管理人员考核制度，对档案管理人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核，考核结果作为档案管理人员晋升、奖惩的依据。三、档案制度建设（一）档案收集制度1.收集范围：明确公安档案的收集范围，包括公安机关在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录、报表、照片、录像、音频等。档案管理部门应定期向各业务部门和基层单位发布档案收集通知，明确收集内容、时间要求和质量标准。2.收集方法：各业务部门和基层单位应按照档案收集通知的要求，及时将本部门形成的档案整理后移交档案管理部门。档案管理部门应主动收集与公安工作相关的外部文件、资料，并做好登记和整理工作。对于重要档案和紧急档案，档案管理部门应提前介入，确保档案的及时收集和完整保存。3.收集时间：建立定期收集和不定期收集相结合的档案收集制度。各业务部门和基层单位应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案移交档案管理部门。对于重大活动、重要案件等形成的档案，应在活动结束或案件办结后的[规定时间]内移交档案管理部门。（二）档案整理制度1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准：根据公安档案的特点和管理需要，制定科学合理的分类标准。文书档案可按照年度、机构、问题等进行分类；业务档案可按照业务类型、案件性质、时间顺序等进行分类；声像档案、电子档案应按照内容、载体等进行分类。3.编号方法：为便于档案的管理和查找，应对档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用统一的编号格式和方法。文书档案可采用年度机构保管期限文件序号的编号方法；业务档案可根据业务特点制定相应的编号方法。4.装订要求：对纸质档案进行装订时，应确保文件的整齐、牢固，便于翻阅和保管。装订应去除文件上的金属物，采用线装或胶装的方式，装订线应在文件左侧。（三）档案保管制度1.保管场所：档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。2.保管方式：根据档案的载体形式和保管要求，采用不同的保管方式。纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，声像档案、电子档案应采用光盘、硬盘等存储介质进行保存，并定期进行备份。档案管理部门应建立档案保管账目，对档案的入库、出库、保管情况进行详细记录。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。公安档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公安工作具有长远查考利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对公安工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为[具体年限]；短期保管的档案是指在较短时间内对公安工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为[具体年限]。4.档案鉴定：定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专家组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，经本机关负责人批准后，由档案管理部门会同有关部门进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。（四）档案查阅利用制度1.查阅利用范围：明确公安档案的查阅利用范围，包括公安机关内部各部门因工作需要查阅档案，以及司法机关、其他单位和个人因法定事由查阅档案。档案查阅利用应严格按照规定的程序进行，确保档案的安全和保密。2.查阅利用程序：公安机关内部各部门查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等，经本部门负责人签字后，交档案管理部门审核。档案管理部门审核同意后，安排专人负责提供档案，并做好查阅登记工作。司法机关、其他单位和个人查阅档案时，应持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后，按照规定的程序查阅档案。查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印、拍照、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的要求进行操作。3.利用效果反馈：档案管理部门应建立档案利用效果反馈制度，对档案的查阅利用情况进行跟踪了解。对于重要档案的利用情况，应及时向档案形成部门反馈，以便总结经验，改进工作。同时，鼓励档案利用者对档案管理工作提出意见和建议，不断提高档案管理水平和服务质量。（五）档案保密制度1.保密范围：明确公安档案的保密范围，包括涉及国家秘密、警务工作秘密、公民个人隐私等内容的档案。档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。2.保密措施：档案管理部门应采取多种保密措施，确保档案的安全。档案库房应安装门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。档案管理人员应严格遵守档案查阅利用程序，对查阅利用档案的人员进行身份核实和登记。对涉及保密内容的档案，应在查阅利用后及时收回，并进行清点和核对。档案管理人员应定期对档案进行保密检查，发现问题及时整改。同时，应加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和防范能力。3.责任追究：对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。对于泄露国家秘密、警务工作秘密等重要档案信息的行为，应视情节轻重，给予相应的党纪政纪处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（六）档案信息化建设制度1.信息化建设目标：以提高档案管理效率和服务水平为目标，推进公安档案信息化建设。建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理的科学化、规范化和现代化水平。2.信息化建设内容：包括档案数字化加工、档案信息管理系统建设、档案数据安全管理等。档案数字化加工应按照相关标准和规范，对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，确保档案信息的准确、完整。档案信息管理系统应具备档案收集、整理、保管查询、利用、统计等功能，实现档案管理工作的信息化、自动化。档案数据安全管理应采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案数据的安全可靠。3.信息化建设保障：加强档案信息化建设的组织领导，明确责任分工，确保信息化建设工作顺利推进。加大对档案信息化建设的投入，