文书档案副本制度规范

PAGE文书档案副本制度规范一、总则（一）目的为了加强公司文书档案管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，规范文书档案副本的制作、使用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在日常工作中形成的各类文书档案副本的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保文书档案副本管理工作合法合规。2.真实准确原则：文书档案副本应与原件内容一致，如实反映公司各项工作的实际情况。3.安全保密原则：加强对文书档案副本的安全防护，防止信息泄露、丢失或损坏，确保档案信息的保密性。4.规范有序原则：明确文书档案副本管理的流程和要求，做到制作规范、使用有序、保管妥善。二、文书档案副本的制作（一）制作范围1.重要的合同协议、文件通知、会议纪要、报告总结等具有长期保存价值的文书档案，应制作副本。2.涉及公司核心业务、关键决策、知识产权等重要信息的文书档案，必须制作副本。（二）制作要求1.内容准确：副本内容应与原件完全一致，不得擅自修改、删减或添加。制作过程中，要认真核对原件信息，确保副本的准确性。2.格式规范：副本应保持与原件相同的格式，包括字体、字号、排版、签章等。如有特殊格式要求，应按照规定进行调整。3.清晰可读：采用清晰、耐久的纸张和打印设备，确保副本字迹清晰、图像完整，便于长期保存和查阅。（三）制作流程1.申请：各部门如需制作文书档案副本，应填写《文书档案副本制作申请表》，注明申请部门、档案名称、制作原因、份数等信息，并提交至档案管理部门。2.审核：档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核。审核重点包括档案的重要性、制作必要性、申请信息的完整性等。审核通过后，予以批准制作。3.制作：档案管理部门根据批准的申请，安排专人进行副本制作。制作人员应严格按照制作要求进行操作，确保副本质量。4.校对：制作完成后，由专人对副本进行校对，核对副本与原件的一致性。校对无误后，在副本上加盖校对章。5.归档：校对后的文书档案副本按照档案分类编号规则进行编号，并然后装订，并与原件一同归档保存。三、文书档案副本的使用（一）使用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅文书档案副本，应按照本制度规定办理相关手续。2.在符合法律法规和公司规定的前提下，外部单位因业务往来需要查阅公司文书档案副本的，需经过严格的审批程序。（二）使用要求1.权限明确：根据工作需要，明确不同人员对文书档案副本的使用权限。严禁超越权限查阅、借阅档案副本。2.登记备案：建立文书档案副本使用登记制度，详细记录使用日期、使用人、使用目的、归还日期等信息。每次使用后，使用人应在登记表上签字确认。3.妥善保管：使用人应妥善保管所使用的文书档案副本，不得擅自转借、复印、传播或用于其他非工作目的。使用过程中如发现副本有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门。4.按时归还：使用完毕后，使用人应按时将文书档案副本归还档案管理部门。如需延期使用，应提前办理续借手续。（三）使用流程1.内部查阅公司内部人员如需查阅文书档案副本，应填写《文书档案副本查阅申请表》，注明查阅部门、档案名称、查阅原因等信息，并提交至档案管理部门。档案管理部门对申请进行审核，审核通过后，安排专人协助查阅。查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将副本带出档案室。查阅完毕后，查阅人员应将副本归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字。2.内部借阅公司内部人员如需借阅文书档案副本，应填写《文书档案副本借阅申请表》，注明借阅部门、档案名称、借阅期限、借阅用途等信息，并提交至档案管理部门。档案管理部门对申请进行严格审核，必要时需经相关领导审批。审核通过后，办理借阅手续，借阅人需签字确认。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前[具体天数]办理续借手续。借阅人应按时归还副本，如逾期未还，档案管理部门有权追回，并视情节轻重给予相应处理。3.外部查阅外部单位因业务往来需要查阅公司文书档案副本的，应提前向公司提交《文书档案副本外部查阅申请表》，注明查阅单位名称、查阅人员姓名、查阅目的、查阅档案名称等信息，并加盖查阅单位公章。公司相关业务部门对申请进行初审，初审通过后提交至档案管理部门。档案管理部门对申请进行全面审核，并报公司领导审批。经批准后，档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自摘抄、复印、拍照或传播档案内容。查阅完毕后，查阅人员应在查阅登记表上签字确认。四、文书档案副本的保管（一）保管场所1.设立专门的文书档案副本保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案分类编号顺序进行排列，便于查找和管理。（二）保管要求1.分类存放：文书档案副本应按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，确保档案存放有序。2.定期盘点：档案管理部门应定期对文书档案副本进行盘点，检查档案数量、完整性和保管状况。如发现问题，应及时采取措施进行处理。3.数字化管理：为提高档案利用效率，应逐步推进文书档案副本的数字化工作。将重要的档案副本进行扫描、存储，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。4.安全防护：加强对保管场所的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保档案安全。同时，定期对档案保管设备进行维护和检查，保证设备正常运行。（三）保管期限1.文书档案副本的保管期限应根据档案的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[具体年限]，主要适用于一般性的文件材料；中期保管期限为[具体年限]，适用于重要的业务文件和资料；长期保管期限为[具体年限]以上，适用于涉及公司核心业务、关键决策、知识产权等重要档案。3.档案管理部门应根据档案保管期限的规定，定期对到期档案进行鉴定和销毁。鉴定工作应组成专门的鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员和相关领导参加。经鉴定确无保存价值的档案，应填写《文书档案副本销毁申请表》，报公司领导批准后，按照规定进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。五、监督与检查（一）监督机制1.公司设立文书档案副本管理监督小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和内部审计人员组成。监督小组负责对文书档案副本管理工作进行定期检查和不定期抽查。2.档案管理部门应定期向公司领导汇报文书档案副本管理工作情况，接受公司内部监督。同时，积极配合上级主管部门和档案行政管理部门的监督检查工作。（二）检查内容1.文书档案副本的制作、使用和保管是否符合本制度规定。2.档案副本的内容准确性、格式规范性和完整性。3.档案使用登记制度的执行情况，包括使用记录的真实性和完整性。4.档案保管场所的安全防护措施是否到位，档案保管设备是否正常运行。5.档案数字化工作的进展情况，电子档案数据库的管理和维护情况。（三）问题处理1.监督检查过程中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并要求责任部门限期整改。2.对违反本制度规定的行为，应视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、通报批评、责令改正、经济