规范档案文书管理制度

PAGE规范档案文书管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案文书管理，确保档案文书信息系统性、完整性与安全性，提高档案文书利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作职责范围内形成及有关的档案文书管理活动。（三）基本原则综合考虑法律法规要求、公司实际需求及未来发展方向，档案文书管理遵循以下原则：1.真实性原则：档案文书应如实反映公司各项活动的实际情况，确保原始性与客观性。2.完整性原则：涵盖公司各类业务活动所产生的档案文书，保证全面性与连贯性。3.保密性原则：依据敏感程度对档案文书进行分级管理，严格控制访问权限，确保信息安全。4.规范性原则：按照统一标准和流程进行档案文书的收集、整理、归档、存储与利用，保证管理工作的一致性与准确性。5.便利性原则：优化档案文书管理流程，提高检索与查询效率，方便员工获取所需信息，支持公司日常运营与决策。二、档案文书管理职责分工（一）档案管理部门职责1.全面负责公司档案文书管理工作的统筹规划、组织实施与监督检查。2.制定与完善档案文书管理制度、工作流程及操作规范。3.指导与协助各部门开展档案文书收集、整理、归档等基础工作。4.负责档案文书的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编目、存储、保管与利用服务。5.定期对档案文书进行清查、盘点，确保档案安全与完整。6.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的数字化水平与工作效率。7.参与公司重大活动、项目档案的专项管理与指导，确保档案资料的及时归档与有效利用。（二）各部门职责1.负责本部门档案文书的收集、整理、立卷与初步归档工作，确保档案资料的真实、完整与及时。2.明确一名档案文书管理责任人，负责与公司档案管理部门的沟通协调，落实档案管理各项要求。3.按照公司档案文书管理制度，对本部门档案进行定期自查与整改，保证档案质量符合标准。4.根据工作需要，向公司档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，严格遵守档案利用规定。5.在部门业务活动中，配合档案管理部门做好相关档案的收集、整理与归档工作，积极提供支持与协助。（三）员工个人职责1.严格遵守公司档案文书管理制度，在工作中自觉形成规范、完整的档案资料。2.及时将工作中产生的各类文件、资料移交本部门档案管理责任人，确保档案资料的有序流转与集中管理。3.未经批准，不得擅自销毁、涂改、转借或丢失公司档案文书。4.在档案利用过程中，爱护档案资料，遵守借阅登记与归还制度，按时归还所借档案。三、档案文书的收集与整理（一）收集范围1.公司各类行政管理文件，包括通知、报告、决议、会议纪要等。2.业务合同、协议、订单、招投标文件等经济活动档案。3.人事档案，涵盖员工入职、离职、晋升、培训、考核等相关资料。4.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.技术档案，包括研发项目文档、技术方案、工艺流程、设备资料等。6.市场营销档案，如市场调研报告、客户资料、营销活动策划与执行记录等。7.其他与公司业务相关的各类文件、资料、图表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围定期收集相关资料，确保档案的及时形成与完整。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等应同步安排专人负责档案资料的收集与记录，保证档案内容的准确性与全面性。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或删除，如有补充或更正需注明原因与日期。4.电子文件应采用通用格式进行存储，并确保文件的可读性与可追溯性。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、来源、内容等进行分类，确保同一类档案具有内在逻辑性与系统性。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性与连贯性，便于识别与管理。3.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，方便检索与查询。4.对档案中的文件进行排序，确保文件层次分明，便于阅读与理解。5.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，保证档案的完整性与可读性。四、档案文书的归档与存储（一）归档流程1.各部门档案管理责任人对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、移交日期等信息，并与档案管理部门办理移交手续。3.档案管理部门接收档案后，按照档案分类标准进行二次审核与调整，确保归档准确无误。4.将审核后的档案存入指定的档案存储地点，并更新档案管理系统中的相关信息。（二）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式，确保档案信息的双重备份与长期保存。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，按照档案类别与保管期限进行分类存放，并设置明显的标识。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，采用冗余存储与定期备份机制，确保数据安全。同时，建立电子档案索引目录，方便快速检索与查询。（三）保管期限根据档案的重要性、性质与法规要求，确定不同档案的保管期限：1.永久保管：涉及公司核心机密、重大历史事件、重要资产权益等档案，如公司章程、重大合同协议、年度财务报告等。2.长期保管：一般为10年以上，包括重要业务档案、长期规划与决策文件等，如业务发展战略规划、重要客户档案等。3.短期保管：一般为110年，如一般性业务文件、日常行政文件等，如部门月度工作总结、一般性会议纪要等。五、档案文书的利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密与合法利用原则，确保档案文书在满足工作需要的同时，不泄露公司机密信息。2.优先满足公司内部日常办公、业务开展、决策支持等工作需求。3.严格按照规定的审批流程进行档案利用申请，确保利用行为的合规性。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案管理部门指定的查阅区域，查阅已归档的档案文书，档案管理部门应提供必要的协助与指导。2.借阅：因工作需要确实需将档案带出档案管理部门的，应按照借阅流程办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需延长，应提前办理续借手续。3.复制：对于不便查阅或借阅的档案，经审批后可进行复制。复制应采用与原件一致的格式，并保证复制件的清晰与完整。（三）借阅流程1.填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.所在部门负责人审核签字，确认借阅用途与必要性。3.档案管理部门负责人审批，根据档案的保密级别与利用需求决定是否批准借阅。4.借阅人凭审批通过的借阅申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案，并在借阅登记册上签字确认。5.借阅人应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况并申请延期。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。六、档案文书的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案保管期限的合理性与准确性。2.依据档案的现实利用价值、历史价值、保密要求等因素，综合判断档案的存毁。3.鉴定工作应遵循严谨、公正、客观的原则，确保鉴定结果的科学性与可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理相关人员及公司内部法律、业务专家等。鉴定工作小组负责制定鉴定标准与流程，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核与决策。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺失重要文件或环节。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，有无错误或虚假信息。3.档案的时效性：判断档案是否仍具有现实利用价值，是否已过有效期限。4.档案的保密性：审查档案是否涉及公司机密信息，是否仍需保密。（四）销毁流程1.经鉴定确定无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清单，详细记录档案的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.销毁清单经档案鉴定工作小组审核通过后，报公司分管领导批准。3.按照批准的销毁清单，由档案管理部门指定专人负责档案销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全可靠的方法，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、执行人等信息，并由监销人员签字确认。销毁记录应与档案销毁清单一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用与共享。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务质量。3.确保档案信息安全，防止信息泄露与丢失，为公司信息化发展提供有力支持。（二）系统功能模块1.档案录入模块：实现档案信息的快速录入与批量导入，支持多种格式文件的上传，确保录入信息的准确性与完整性。2.档案检索模块：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、日期、类别、编号等进行检索，快速定位所需档案信息。3.档案借阅模块：在线办理档案借阅申请、审批、登记与归还手续，实时跟踪借阅状态，提高借阅管理效率。4.档案统计分析模块：对档案数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类报表与图表，为公司决策提供数据支持。5.安全管理模块：设置用户权限管理、数据加密、备份恢复等功能，保障档案信息系统的安全稳定运行。（三）数据维护与更新1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同介质与地点，确保数据的可恢复性。2.随着公司业务发展与档案更新，及时对档案信息进行录入、修改与删除操作，保证系统数据与实际档案情况一致。3.对档案信息化管理系统进行定期维护与升级，优化系统性能，提高系统的稳定性与兼容性。八、监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门定期对各部门档案文书管理工作进行检查与指导，发现问题及时督促整改。2.建立档案管理工作内部审计机制，定期对档案管理工作进行审计，重点检查档案管理制度执行情况、档案质量、信息安全等方面。3.接受公司内部员工与外部监管机构的监督，对提出的意见与建议及时进行研究与处理。（二）考核办法1.将档案文书管理工作纳入部门与员工绩效考核体系，设定明确的考核指标与权重。2.考核指标包括档案收集的完整性、整理的规范性、归档的及时性、利用的合规性、保管的安全性等方面。3.根据考核结果，对档案管理工作表现优秀的部门与个人进行表彰与奖励，对存在问题的部门与个人进行督促整改与相应处罚。九、附则