互助会档案管理制度

PAGE互助会档案管理制度一、总则（一）目的为加强互助会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在互助会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本互助会及所属各部门形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指互助会在开展业务活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循集中统一管理、真实完整、便于利用的原则。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本互助会档案管理制度。2.负责对互助会各部门档案工作进行监督、指导和检查。3.集中统一管理互助会各类档案，确保档案的安全与完整。4.组织开展档案的整理、分类、编目、鉴定、统计等工作。5.开发利用档案信息资源，为互助会各项工作提供服务。（二）各部门档案工作职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理。3.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.互助会的章程、决议、决定、会议记录、纪要等文件材料。2.互助会的工作计划、总结、报告、统计报表等。3.互助会与会员、其他组织签订的合同、协议等。4.互助会的财务报表、账目、凭证等。5.互助会开展活动的方案、通知、记录、照片、视频等。6.互助会工作人员的人事档案、考核材料等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范。2.对于重要文件材料，应一式两份，一份留存本部门，一份移交档案管理部门。3.收集的档案材料应真实、完整、准确，不得涂改、伪造。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.按照档案的类别，分为文书档案、会计档案、业务档案、人事档案等。2.文书档案按照年度、保管期限分类，编制案卷目录。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别整理，编制会计档案目录。4.业务档案按照业务类型分类，编制业务档案目录。5.人事档案按照干部人事档案管理规定整理。四、档案的分类与编号（一）分类方法1.文书档案采用年度保管期限分类法，即先按照年度分开，再按照保管期限分为永久、长期、短期。2.会计档案按照形成时间顺序分类，分为会计凭证、会计账簿、财务报告等类别。3.业务档案根据互助会业务特点进行分类，如会员管理档案、活动档案等。4.人事档案按照干部人事档案管理规定的类别进行分类。（二）编号规则1.文书档案编号：年度+保管期限代码+流水号。例如：2023Y001，表示2023年的永久档案第1卷。2.会计档案编号：年度+类别代码+流水号。例如：2023K001，表示2023年的会计凭证第1册。3.业务档案编号：业务类型代码+年度+流水号。例如：HY2023001，表示会员管理业务2023年的第1份档案。4.人事档案编号按照干部人事档案管理规定执行。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）保管设备1.配备档案密集架、档案柜、防磁柜等保管设备，确保档案存放安全。2.安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材。3.购置除湿机、空调等设备，调节库房温湿度。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：互助会章程、重要决议、决定、财务决算等。2.长期保管的档案：一般会议记录、重要业务文件等，保管期限为15年。3.短期保管的档案：一般性文件材料，保管期限为5年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。六、档案的利用（一）利用范围1.互助会内部工作人员因工作需要查阅档案。2.会员及相关单位因合法权益需要查阅档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.会员及相关单位查阅档案，需提交有效证明材料，填写《档案查阅申请表》，经互助会负责人批准后，到档案管理部门查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，需出具相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经互助会负责人批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.如需复印、拍照档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合互助会实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对保管期满的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限。3.对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（四）销毁程序1.《档案销毁清册》经互助会负责人批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并由两人以上监销。3.监销人员应在销毁完毕后，在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立互助会档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为互助会各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）信息化管理措施1.配备档案管理信息化设备，如计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.完