教学管理档案管理制度

PAGE教学管理档案管理制度一、总则（一）目的为加强教学管理档案工作，确保教学管理档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥教学管理档案在教学管理、教学研究和人才培养等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各级各类教学管理档案的管理，包括教学计划、教学大纲、课程表、学生成绩、教学评估、教师教学档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：教学管理档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：教学管理档案应如实反映教学管理活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.准确性原则：教学管理档案的记录应准确无误，数据统计应科学合理。4.保密性原则：对涉及学生个人隐私、学校机密等内容的教学管理档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：教学管理档案的管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的教学管理档案管理部门，负责教学管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）职责1.制定档案管理制度：根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定教学管理档案管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理：负责收集、整理教学管理活动中形成的各类档案资料，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保档案的完整性和系统性。3.档案保管：建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设备，对教学管理档案进行妥善保管，防止档案损坏、丢失和泄密。4.档案鉴定与统计：定期对教学管理档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案进行销毁处理。同时，做好档案的统计工作，及时掌握档案的数量、种类、利用情况等。5.档案利用服务：积极为教学管理、教学研究和人才培养等提供档案利用服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。6.档案信息化建设：推进教学管理档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。7.培训与指导：对公司/组织内各部门的档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学计划类：包括各专业教学计划、教学大纲、课程标准等。2.教学运行类：如课程表、教学任务书、学生考勤记录、考试安排及成绩等。3.教学评估类：教学质量评估报告、教师教学评价结果、学生评教资料等。4.教师教学档案类：教师个人基本情况、教学工作量、教学成果、教学获奖等。5.学生学籍档案类：学生入学登记表、学籍变动记录、毕业登记表等。6.实践教学类：实习计划、实习报告、毕业设计（论文）资料等。7.教学研究与改革类：教学研究项目申报书、研究成果、教学改革方案及总结等。8.其他教学管理相关资料：如教学会议记录、教学通知、教学简报等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责教学管理档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为一级类目、二级类目等。例如，一级类目可分为教学计划、教学运行、教学评估等；二级类目可在一级类目下进一步细分，如教学计划类下可分为专业教学计划、课程教学大纲等。2.编号：对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。四、档案的保管（一）保管期限教学管理档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。如学校的发展规划、重要教学改革文件等。2.长期保管：保管期限为16年至50年的档案，主要是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案。如教学计划、教学大纲等。3.短期保管：保管期限为15年以下的档案，主要是反映公司/组织临时性工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案。如学生考勤记录、临时性教学通知等。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质档案进行分类存放。档案应排列整齐，便于查找和利用。2.电子档案保管：建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，应采取数据加密、访问控制等安全措施，确保电子档案的安全。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经允许不得进入库房。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对教学管理档案进行鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.鉴定工作应形成鉴定报告，记录鉴定的过程、结果及处理意见。（二）销毁程序1.对已鉴定为无保存价值的档案，应编制销毁清册，列出档案的编号、名称、日期、数量等信息。2.销毁清册经档案管理部门负责人审核，公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁工作应由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对教学管理档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计。2.统计数据应准确、及时，统计报表应按时报送公司/组织相关部门和领导。3.通过档案统计分析，为档案管理决策提供依据，不断改进档案管理工作。（二）利用服务1.档案管理部门应积极开展档案利用服务工作，为教学管理、教学研究、人才培养等提供档案资料支持。2.建立档案查阅、借阅制度，明确查阅、借阅的范围、程序和要求。利用者查阅、借阅档案应填写查阅、借阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅、借阅。查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得擅自带出或转借他人。3.对涉及个人隐私、学校机密等内容的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅、借阅范围，并做好保密措施。4.根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案复印件、摘录等服务。提供的档案资料应加盖档案管理部门印章，并注明出处。5.定期对档案利用情况进行分析总结，了解档案利用需求和趋势，不断优化档案利用服务工作。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉教学管理业务，具有较强的责任心和保密意识。2.档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高业务水平和综合素质。（二）岗位职责1.档案收集与整理岗位：负责教学管理档案的收集、整理工作，按照档案管理要求，及时、准确地完成档案的分类、编号、编目等工作。2.档案保管岗位：负责档案库房的日常管理，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查和清点，做好库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.档案鉴定与销毁岗位：参与档案鉴定工作，对已鉴定为无