公司文印档案室管理制度

PAGE公司文印档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司文印档案室的管理，确保公司文件资料的安全、完整与有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在文印、档案管理方面的相关活动。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家法律法规及公司规定，对涉及公司机密的文件资料进行保密管理，防止信息泄露。2.完整性原则：确保公司各类文件资料的齐全、完整，避免丢失、损坏等情况发生。3.规范性原则：文印、档案管理工作应遵循规范的流程和标准，保证工作质量和效率。4.便捷性原则：在确保安全保密和规范管理的前提下，尽量为员工提供便捷的文印、档案查阅利用服务。二、文印管理（一）文印设备管理1.设备采购与配置根据公司业务需求，由行政部门统一规划文印设备的采购与配置，确保设备满足工作要求。采购的文印设备应符合国家相关标准和行业规范，具备良好的性能和质量。2.设备维护与保养行政部门负责制定文印设备的维护保养计划，定期安排专业人员进行设备维护、检修和保养工作，确保设备正常运行。建立文印设备维护档案，记录设备的维护情况、维修记录等信息。员工在使用文印设备过程中发现故障或异常情况，应及时通知行政部门，不得擅自拆卸或维修设备。3.设备使用管理文印设备应指定专人负责操作，操作人员须经过专业培训，熟悉设备性能和操作规程。操作人员应严格按照操作规程使用设备，不得违规操作，确保设备安全和使用寿命。禁止非授权人员使用文印设备，未经批准不得擅自将设备转借他人或用于其他用途。（二）文印工作流程1.文件打印员工需打印文件时，应先填写《文印申请表》，注明文件名称、份数、打印要求等信息，经部门负责人审批后提交至文印室。文印室操作人员收到《文印申请表》后，应及时安排打印任务，并按照要求进行排版、校对等工作，确保打印质量。打印完成后，操作人员应将文件整理好，通知申请人前来领取，并在《文印申请表》上记录领取情况。2.文件复印员工如需复印文件，应填写《文印申请表》，说明复印内容、份数等，经部门负责人审批后交文印室。文印室操作人员按照审批后的申请表进行复印操作，严格控制复印份数，避免浪费纸张。复印过程中，如发现文件有破损、模糊等情况，应及时与申请人沟通，协商解决办法。3.文件扫描因工作需要对文件进行扫描时，员工应填写《文印申请表》，注明扫描文件名称、用途等，经部门负责人审批后提交文印室。文印室操作人员根据申请要求进行扫描操作，确保扫描文件清晰、完整，并按照规定格式保存扫描文件。扫描后的文件应及时上传至公司指定的文件存储系统，以便员工查阅和共享。（三）文印耗材管理1.耗材采购行政部门负责文印耗材的统一采购，根据文印设备的使用情况和库存情况，定期制定耗材采购计划。采购的文印耗材应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保耗材符合设备要求和环保标准。2.耗材库存管理建立文印耗材库存管理制度，对采购的耗材进行分类存放、登记入账，定期盘点库存，确保账实相符。设立专门的耗材存放区域，保持环境干燥、通风良好，防止耗材受潮、变质等情况发生。3.耗材使用管理文印室操作人员应按照规定的操作流程使用文印耗材，合理控制耗材用量，避免浪费。定期统计文印耗材的使用情况，分析耗材消耗规律，为耗材采购和成本控制提供依据。三、档案管理（一）档案分类与编号1.档案分类根据公司业务范围和档案内容，将档案分为行政管理类、财务审计类、人力资源类、市场营销类、技术研发类、生产管理类等类别。每大类档案可进一步细分若干小类，如行政管理类可分为文件、会议纪要、规章制度、证照等小类。2.档案编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。档案编号采用“类别代码+年份+流水号”的格式，例如：XZGL2023001，表示行政管理类档案，2023年形成的第1份档案。（二）档案收集与整理1.档案收集各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保各类文件资料及时、完整地收集归档。档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、音像资料等。员工在工作过程中形成的文件资料，应在规定时间内移交至部门档案管理人员，不得私自留存。2.档案整理档案管理人员收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。对纸质档案进行分类装订、编目，编制档案目录清单，注明档案编号、名称、日期、保管期限等信息。对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，确保电子档案与纸质档案对应一致，便于查询和利用。（三）档案存储与保管1.档案存储设立专门的文印档案室，用于存放公司各类档案。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案存储环境安全。档案应按照类别、年份、保管期限等进行有序存放，便于查找和管理。对重要档案和机密档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专柜保存等。2.档案保管期限根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。定期对档案保管期限进行审查，对已过保管期限的档案进行鉴定和处置，确保档案存储的有效性和合理性。3.档案盘点与清查档案管理人员应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保账实相符。在盘点过程中，如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级报告。（四）档案查阅与借阅1.档案查阅公司内部员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、查阅目的等信息，经部门负责人审批后提交至文印档案室。文印档案室管理人员根据审批后的申请表，为查阅人员提供档案查阅服务，并在查阅过程中进行监督，确保档案安全。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.档案借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案名称、借阅期限、借阅用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容，按时归还档案。如档案在借阅期间出现丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。（五）档案销毁1.销毁范围对已过保管期限、确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。销毁档案应严格遵循保密原则，防止档案信息泄露。2.销毁程序档案管理部门定期对拟销毁的档案进行鉴定，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。《档案销毁清单》经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可实施销毁。档案销毁应采用合适的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应安排专人监督，并在《档案销毁清单》上记录销毁情况。四、信息安全与保密（一）信息安全管理1.网络安全公司应建立健全网络安全管理制度，加强网络安全防护措施，防止网络攻击和数据泄露。对文印设备和档案存储系统进行定期安全检查和维护，安装必要的杀毒软件、防火墙等安全软件，确保系统安全稳定运行。员工应遵守公司网络安全规定，不得在公司网络上进行非法活动或下载、传播不安全文件。2.数据备份定期对文印和档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。制定数据备份计划，明确备份周期、备份方式等，确保数据能够及时、完整地恢复。（二）保密管理1.保密制度公司制定保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任，全体员工应严格遵守。对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等机密文件资料，应采取严格的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。2.保密培训定期组织员工参加保密培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密技术等方面。新员工入职时，应进行保密培训，并签订保密协议，明确保密责任和义务。3.保密监督与检查公司设立保密管理机构，负责对公司保