财务档案6s管理制度

PAGE财务档案6s管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的完整性、准确性和安全性，提高财务工作效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的财务档案管理工作，涵盖会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、银行对账单、合同协议等各类财务文件资料。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和财务会计准则，确保财务档案管理工作合法合规。2.真实性原则：财务档案应如实反映公司财务活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理和保存各类财务档案，确保档案资料的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施保障财务档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露。5.便利性原则：优化档案管理流程，便于档案的查阅、使用和保管。二、财务档案整理规范（一）分类标准1.会计凭证类：按照记账凭证的日期、编号顺序进行整理，每本凭证厚度适中，一般不超过2厘米。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账等，按年度、科目顺序排列。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告分别整理，按时间顺序装订成册。4.税务资料类：纳税申报表、发票存根联、抵扣联等，按税种、时间分类存放。5.银行对账单类：按银行账户、月份顺序整理。6.合同协议类：根据合同性质、签订时间进行分类。（二）编号规则1.会计凭证编号：采用年度+月份+凭证序号的方式，如202301001表示2023年1月第1号凭证。2.会计账簿编号：年度+账簿名称首字母缩写+页码，如2023ZG001表示2023年总账第1页。3.财务报告编号：年度+报告类型首字母缩写+期数，如2023ND01表示2023年年度财务报告第1期。4.税务资料编号：年度+税种首字母缩写+资料类别首字母缩写+序号，如2023NSFP001表示2023年增值税纳税申报资料第1份。5.银行对账单编号：年度+银行名称首字母缩写+账户尾号+月份，如2023YH00101表示2023年工商银行尾号001账户1月份对账单。6.合同协议编号：年度+合同类别首字母缩写+合同序号，如2023HTQY001表示2023年企业合同第1号。（三）装订要求1.会计凭证：使用专用凭证封面，左上角对齐，用线绳装订牢固，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数等信息。2.会计账簿：账簿启用表、目录、账页应完整无缺，账页装订应牢固整齐，不得有跳页、缺号现象。3.财务报告：报告封面应加盖单位公章、法定代表人章、财务负责人章等，报告内容应完整、清晰。4.税务资料：资料应整齐折叠，用订书钉或胶水固定，封面注明资料名称、年度、月份、份数等。5.银行对账单：按月装订成册，封面注明银行名称、账户名称、账号、月份、起止日期等。6.合同协议：合同文本应完整，签字盖章齐全，按顺序装订，封面注明合同名称、签订日期、双方当事人等。三、财务档案保管制度（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：年度财务报告永久保管；月度、季度财务报告保管期限为10年。4.税务资料：纳税申报表等保管期限为10年；发票存根联、抵扣联等保管期限为5年。5.银行对账单：保管期限为5年。6.合同协议：根据合同性质和重要程度确定保管期限，一般重要合同保管期限为10年以上，一般性合同保管期限为5年。（二）保管地点1.设立专门的财务档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施设备。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.财务档案应分类存放在档案柜中，档案柜应编号并标明存放档案类别。（三）保管责任人1.财务部门指定专人负责财务档案的保管工作，保管责任人应具备良好的数据安全意识和档案管理知识。2.保管责任人应定期对财务档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，保管责任人应及时报告并采取相应措施。四、财务档案借阅制度（一）借阅范围1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案的，可在规定范围内借阅。2.外部审计机构、税务机关等因审计、检查工作需要查阅财务档案的，需经公司财务负责人批准。（二）借阅流程1.内部借阅：借阅人填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字后，交财务部门负责人审批。财务部门根据审批意见，安排专人陪同借阅人查阅档案，并做好借阅登记。2.外部借阅：外部机构需提供查阅函，注明查阅目的、范围、时间等，经公司财务负责人批准后，由财务部门安排专人负责提供档案，并监督查阅过程。查阅完毕后，外部机构应及时归还档案，并在借阅登记表上签字确认。（三）借阅期限1.内部借阅期限一般不超过5个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。2.外部借阅期限根据审计、检查工作需要确定，最长不超过10个工作日。（四）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、带出档案室。2.借阅人应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向财务部门说明情况并办理续借手续。3.财务部门应对借阅档案的归还情况进行跟踪检查，如发现借阅人有违反借阅规定的行为，应及时制止并追究责任。五、财务档案销毁制度（一）销毁条件1.保管期限已满且无继续保存价值的财务档案。2.因自然灾害、意外事故等原因导致损坏无法使用且无备份的财务档案。（二）销毁流程1.财务部门提出销毁申请，填写《财务档案销毁申请表》，注明拟销毁档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，经财务部门负责人审核后，报公司管理层审批。2.公司管理层批准后，财务部门会同审计部门、监察部门等组成销毁小组，对拟销毁档案进行清点、核对。3.销毁小组采用粉碎、焚烧等方式对财务档案进行销毁，并在销毁现场进行监督，确保销毁彻底。4.销毁完成后，销毁小组应填写《财务档案销毁清单》，注明销毁档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等，由销毁人员、监督人员签字确认。5.《财务档案销毁申请表》、《财务档案销毁清单》等资料应作为会计档案永久保存。（三）销毁监督1.公司审计部门、监察部门应对财务档案销毁过程进行全程监督，确保销毁工作符合规定要求。2.如发现销毁过程中有违规行为，应及时制止并追究相关人员责任。六、财务档案信息化管理（一）数据录入1.财务人员应按照财务档案整理规范，将各类财务档案信息准确录入财务档案管理系统。2.录入的数据应包括档案名称、编号、日期、内容摘要、保管期限等，确保数据的完整性和准确性。（二）系统维护1.定期对财务档案管理系统进行维护，检查系统运行情况，确保系统安全稳定。2.及时更新系统数据，如档案保管期限变更、档案借阅归还情况等，保证系统数据与实际档案情况一致。（三）数据安全1.采取数据备份、加密等措施，保障财务档案信息化数据的安全。2.限制系统访问权限，只有经过授权的人员才能登录系统查阅、修改财务档案信息。3.定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。七、监督与考核（一）监督检查1.公司财务部门定期对各分支机构的财务档案管理工作进行检查，检查内容包括档案整理、保管、借阅、销毁等环节。2.审计部门不定期对财务档案管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）考核机制1.将财务档案管理工作纳入公司绩效考核体