专项档案管理员制度

PAGE专项档案管理员制度一、总则（一）目的为了加强公司专项档案的管理，确保专项档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥专项档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有专项档案的管理，包括但不限于项目档案、科研档案、合同档案、资质档案等各类具有特定专项性质的档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司专项档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保各类专项档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则专项档案应如实反映专项工作的全过程，确保档案内容真实可靠，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则应保证专项档案的齐全完整，涵盖专项工作从策划、实施到结束的各个环节所形成的各类文件材料。4.保密性原则对于涉及公司机密的专项档案，应严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、专项档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善专项档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.负责专项档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各专项工作部门的档案管理工作，对其档案管理情况进行检查和考核。4.组织开展专项档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.负责公司专项档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）专项工作部门职责1.负责本部门专项工作中各类文件材料的形成、积累和整理，并按照规定及时移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理责任人，负责与档案管理部门沟通协调，确保本部门档案管理工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好专项档案的整理、归档、鉴定等工作，提供必要的协助和支持。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失专项档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项制度和操作规程。2.负责专项档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等，确保档案的安全和完整。3.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为公司各项工作提供档案查询、借阅等服务。4.定期对专项档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案管理中存在的问题。5.参与档案管理业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、专项档案的收集与整理（一）收集范围1.项目档案包括项目立项文件、可行性研究报告、项目设计文件、项目招投标文件、项目合同、项目施工过程中的各类技术文件、项目验收文件等。2.科研档案涵盖科研项目申请书、研究方案、实验数据、研究成果报告、知识产权文件等。3.合同档案包括合同文本、合同审批文件、合同变更记录、合同履行情况记录等。4.资质档案包含公司各类资质证书、资质申报材料、资质年检文件等。（二）收集要求1.各专项工作部门应在专项工作开展过程中，及时收集相关文件材料，并按照档案管理要求进行分类整理。2.对于重要的专项文件材料，应实行原件归档；如无法提供原件，需提供清晰、完整的复印件，并注明原件保存处。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，纸质文件应使用A4规格纸张，电子文件应格式规范、存储完整。（三）整理方法1.分类根据专项档案的性质和内容，按照项目、科研、合同、资质等类别进行一级分类，再在一级分类下根据具体情况进行二级、三级分类。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份专项档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，编号格式可根据公司实际情况确定。3.编目编制专项档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。同时，为每份档案编制卷内目录，详细记录卷内文件的题名、日期、页号等信息。4.装订对纸质档案进行装订，拆除金属物，采用三孔一线或胶装方式装订，确保档案整齐、牢固。四、专项档案的归档与保管（一）归档流程1.专项工作部门在专项工作结束后，应及时对整理好的专项档案进行自查，确保档案的完整性和准确性。2.自查合格后，填写档案移交清单，将专项档案移交至公司档案管理部门。3.档案管理部门对移交的专项档案进行审核，如发现问题，及时通知专项工作部门进行整改。审核合格后，办理档案接收手续，将档案正式归档。（二）保管期限根据专项档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案主要包括公司重大决策、重要合同协议、核心技术资料、涉及公司权益和重要资产的文件等。2.长期保管的档案一般为保存期限在10年以上（含10年）的档案，如一般性项目档案、科研成果档案等。3.短期保管的档案保存期限在10年以下的档案，如临时性专项工作档案等。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类管理、检索查询和安全防护，确保电子档案的可读性和完整性。（四）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案柜应排列整齐，标识清晰，便于查找和管理。3.严格控制档案库房的人员进出，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.定期对档案库房进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。五、专项档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对专项档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性，同时避免保存不必要的档案，节约档案存储空间。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值和保管期限。2.综合评估法结合公司业务发展需求、法律法规要求以及档案的利用情况等，对档案进行综合评估，确定其是否需要继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的专项档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁后，将档案销毁清单与相关档案目录一同归档保存，以备查考。六、专项档案的利用与保密（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅专项档案；外部单位因合法事由，经公司批准后，可查阅专项档案。（二）利用程序1.查阅公司内部人员查阅专项档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续；外部单位查阅专项档案，需提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和时间等，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。2.借阅借阅专项档案需填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（三）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司机密的专项档案，不得擅自泄露给无关人员。2.查阅、借阅专项档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.对档案利用过程中产生的复印件、摘录件等，应妥善保管，不得随意丢弃或泄露。4.加强对档案管理场所和设备的安全防护，防止档案信息通过网络、存储介质等途径泄露。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各专项工作部门的档案管理情况进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管等工作的落实情况。2.对发现的问题及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立专项档案管理工作考核评价机制，对各专项工作部门和档案管理人员的档案管理工作进行年