关于招投档案管理制度

PAGE关于招投档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司招投档案管理，规范招投文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保招投活动的合法性、公正性和透明度，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有招投项目档案的管理，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等各类招投活动所形成的文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：招投档案应如实反映招投活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集招投活动中产生的各类文件资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：严格按照国家法律法规、行业标准以及公司内部规定进行档案管理，确保档案格式规范、内容准确。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的招投档案，应严格保密，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善招投档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门对招投文件的收集、整理和归档工作。3.负责招投档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编目、存储、保管和查阅利用等。4.定期对招投档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.按照有关规定，及时向公司内部审计、纪检监察等部门提供所需的招投档案资料。（二）招投项目实施部门职责1.负责本部门招投项目文件资料的收集、整理和初步归档工作，并在项目结束后及时移交档案管理部门。2.确保招投文件资料的真实性、完整性和准确性，对所提供的文件资料负责。3.配合档案管理部门做好招投档案的查阅利用工作，按照规定提供相关信息和资料。（三）其他部门职责1.涉及招投活动的其他部门，应按照各自职责，协助做好招投文件资料的收集、整理和归档工作。2.在招投活动中形成的文件资料，应及时提交给档案管理部门或招投项目实施部门，不得擅自留存或销毁。三、招投文件的收集与整理（一）收集范围1.招投项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.招投文件，包括招标公告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。3.招投过程中形成的各类会议纪要、谈判记录、澄清文件、补充文件等。4.招投项目合同及相关协议，包括采购合同、建设工程合同、服务合同等。5.招投项目验收文件，包括验收报告、质量检验报告、结算文件等。6.其他与招投活动有关的文件资料，如往来信函、电子邮件、电话记录等。（二）收集要求1.招投项目实施部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集。2.对于从外部获取的文件资料，应确保其来源合法、真实有效，并加盖公章或相关单位印章。3.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。（三）整理方法1.按照招投项目的类别和时间顺序，对收集到的文件资料进行分类整理。2.每份文件资料应单独编号，并编制目录清单，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。3.对于同一招投项目的文件资料，应按照文件形成的先后顺序进行排列，确保逻辑清晰。4.对文件资料中的附件、附图等应进行配套整理，不得遗漏。四、招投档案的归档（一）归档时间1.招投项目结束后，招投项目实施部门应在[X]个工作日内将整理好的文件资料移交档案管理部门归档。2.对于分阶段实施的招投项目，应在每个阶段结束后及时归档该阶段的文件资料。（二）归档程序1.招投项目实施部门向档案管理部门提交《招投档案移交清单》，详细列出移交的文件资料名称、数量、编号等信息。2.档案管理部门对移交的文件资料进行核对，确认无误后办理签收手续。3.档案管理部门按照规定的分类方法和编号规则，对归档的招投档案进行重新整理和编号，并录入档案管理系统。（三）归档要求1.归档的招投档案应装订成册，采用耐久性强的纸张和装订材料，确保档案的牢固和整齐。2.档案封面应注明招投项目名称、档案编号、归档日期等信息，并加盖档案管理部门印章。3.归档的招投档案应编制详细的目录，目录应与档案内容一一对应，便于查阅。五、招投档案的保管（一）保管期限1.招投档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性招投项目，主要涉及日常经营活动中的普通采购、服务等。3.中期保管期限为[X]年，适用于重要性一般的招投项目，如金额较大的物资采购、一般性工程建设等。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于重大招投项目，如涉及公司战略发展、重大资产购置、重要基础设施建设等。（二）保管方式1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.招投档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放于档案柜中，按照保管期限和类别进行标识；电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行备份，备份存储介质应异地存放。3.定期对招投档案进行检查和维护，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。（三）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的招投档案，应设置专门的保密区域进行保管，并限制查阅人员范围。2.查阅和使用招投档案的人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。3.档案管理部门应定期对保密措施的执行情况进行检查，发现问题及时整改。六、招投档案的查阅利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅招投档案的，应填写《招投档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大决策、重要项目等需要查阅招投档案的，应经公司分管领导或主要领导审批。3.外部单位或个人因工作需要查阅招投档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）查阅程序1.查阅人员凭审批通过的《招投档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续，档案管理部门工作人员根据申请表提供相应的档案资料。2.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理部门工作人员对档案进行核对，确认无误后办理归还手续。（三）利用规定1.招投档案的利用应严格遵守国家法律法规和公司内部规定，确保档案的合理使用。2.利用招投档案形成的资料，如研究报告、分析材料等，应注明档案来源，并按照规定进行管理。3.未经档案管理部门同意，任何单位或个人不得擅自将招投档案用于商业目的或其他非法用途。七、招投档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限已满的招投档案进行鉴定，成立由档案管理部门、招投项目实施部门等相关人员组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况，对招投档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。鉴定意见应明确档案是否仍具有保存价值，如需销毁，应注明销毁原因和时间。3.鉴定工作结束后，鉴定小组应编制《招投档案鉴定报告》，经公司分管领导审批后存档。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的招投档案，应按照规定的程序进行销毁。档案管理部门应填写《招投档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、编号、保管期限等信息，并附上《招投档案鉴定报告》，报公司分管领导审批。2.审批通过后，档案管理部门应安排专人负责销毁工作。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁，不得遗漏。3.销毁工作完成后，档案管理部门应在《招投档案销毁申请表》上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。同时，应将销毁情况记录在档案管理系统中。（三）销毁记录1.档案管理部门应对招投档案的销毁情况进行详细记录，包括销