巡视工作档案管理制度

PAGE巡视工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强巡视工作档案管理，确保巡视工作档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在巡视工作中的作用，根据相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二二二二）适用范围本制度适用于公司/组织开展的各类巡视工作所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则巡视工作档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映巡视工作的全过程，确保档案信息的可靠性。3.保密性原则严格遵守保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度。2.负责制定和完善巡视工作档案管理的具体办法和流程。3.指导、监督和检查巡视工作档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。4.负责巡视工作档案的数字化建设，提高档案管理的信息化水平。5.定期对巡视工作档案进行鉴定和销毁，确保档案的安全。（二）巡视组职责1.负责巡视工作中各类文件材料的收集、整理和初步分类。2.按照档案管理要求，及时将整理好的档案材料移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.负责巡视工作档案的具体收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和完整。3.熟悉档案内容，为档案的查阅和利用提供准确、快捷的服务。4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。三、档案收集（一）收集范围1.巡视工作方案、计划、通知等文件材料。2.巡视组人员组成及分工文件。3.巡视工作动员会议、汇报会议等会议记录、纪要。4.巡视组与被巡视单位的往来文件，包括工作联系函、情况汇报、问题反馈等。5.巡视过程中形成的谈话记录、调查问卷、信访举报材料及相关线索。6.被巡视单位提供的文件资料、财务账目、会议记录、工作总结等。7.巡视组撰写的巡视报告、反馈意见、整改建议等材料。8.被巡视单位的整改方案、整改报告及相关印证材料。9.其他与巡视工作相关的文件材料。(二)收集要求1.巡视组应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的文件材料应按照类别和时间顺序进行整理，便于后续的归档工作。四、档案整理（一）分类标准巡视工作档案按照文件材料的性质和用途，分为以下几类：1.综合类：包括巡视工作方案、计划、总结、报告等综合性文件材料。2.组织类：包括巡视组人员组成、分工、培训等文件材料。3.文件类：包括巡视工作中形成的各类文件、通知、函件等。4.会议类：包括巡视工作动员会议、汇报会议、座谈会等会议记录、纪要。5.谈话类：包括巡视组与被巡视单位人员的谈话记录、谈话提纲等。6.信访举报类：包括信访举报材料、线索处理情况等。7.财务类：包括被巡视单位财务账目、审计报告等相关材料。8.整改类：包括被巡视单位整改方案、整改报告及相关印证材料。（二）整理方法1.每份文件材料应单独装订，并在首页加盖“巡视工作档案”章。2.文件材料应按照分类标准进行分类，同类文件材料按照时间顺序排列。3.对于篇幅较长的文件材料，应进行分页编号，并在首页注明文件标题、文号、日期等信息。4.在文件材料的右上角或左上角编写页码，以便于查阅和管理。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期、保管期限等内容。2.档案编号应按照一定的规则进行编制，确保编号的唯一性和系统性。3.题名应准确反映文件材料的主要内容，简洁明了。4.日期应填写文件材料的形成日期或落款日期。5.保管期限应根据档案的重要性和保存价值，按照相关规定确定。五、档案归档（一）归档时间巡视工作结束后，巡视组应在[X]个工作日内将整理好的档案材料移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.巡视组填写档案移交清单，详细列出移交档案的类别、数量、题名等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后办理签收手续。3.档案管理部门按照档案整理要求，对接收的档案进行进一步整理和编目，然后将档案存入专门的档案库房。六、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护，确保电子档案的完整性和可用性。（三）保管期限参考巡视工作档案的保管期限根据档案的重要性和保存价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管巡视工作中发现的重大问题及处理结果的相关档案。涉及公司/组织核心机密和重要利益的档案。具有重要历史价值和查考利用价值的档案。2.长期保管巡视工作中发现的一般性问题及处理情况的相关档案。与公司/组织重要决策、重要业务活动相关的档案。保存期限在[X]年以上的档案。3.短期保管巡视工作中形成的临时性文件材料。保存期限在[X]年以下的档案。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部因工作需要查阅巡视工作档案的人员。2.按照规定需要查阅巡视工作档案的上级主管部门、纪检监察机关等外部单位人员。（二）利用程序1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，经批准后方可查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅和利用。2.档案利用应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对巡视工作档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和历史意义等因素，对档案进行全面评估，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对经过鉴定确定需要销毁的档案，档案管理部门应编制档案销毁清单，注明档案的类别、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单应报经公司/组织领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等