项目档案建立与管理制度

PAGE项目档案建立与管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司项目决策、运营管理、经验总结及知识传承提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目，包括但不限于工程项目、研发项目、营销项目、管理咨询项目等从项目启动至结束全过程中形成的各类文件、资料、数据等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对项目档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性与准确性原则项目档案应如实反映项目实际情况，数据准确、内容完整，严禁虚假和错误信息。3.同步管理原则项目档案管理与项目实施同步进行，确保档案的形成、积累与项目进展相匹配。4.保密与安全原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的项目档案进行妥善保管，确保档案信息安全。二、项目档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善项目档案管理制度、流程和标准。2.负责项目档案管理工作的组织、协调和指导，对项目档案管理情况进行监督检查。3.集中统一保管公司项目档案，建立项目档案目录数据库，实现档案信息的有效存储和检索利用。4.负责对项目档案管理人员进行培训，提高其业务水平和综合素质。5.参与项目验收工作，对项目档案的完整性、准确性进行审核。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案的收集、整理、归档工作，确保项目档案的真实、完整、准确。2.明确项目各阶段档案管理的责任人，督促其及时完成档案资料的收集和整理工作。3.对项目档案的质量进行审核，确保档案符合归档要求。4.在项目结束后，及时向档案管理部门移交项目档案。（三）项目档案管理人员职责1.负责项目档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的规范、有序。2.协助项目负责人制定项目档案管理计划，明确档案收集范围和要求。三、项目档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目规划设计文件等。2.项目实施过程中形成的各类文件，如项目进度报告、会议纪要、技术文件、合同协议、质量检验报告、变更文件等。3.项目验收文件，包括验收申请、验收报告、验收意见等。4.项目成果文件，如项目总结报告、技术成果报告、产品说明书、宣传资料等。5.其他与项目相关的文件资料，如往来信函、电子邮件、照片、音像资料等。（二）收集要求1.项目档案管理人员应及时主动地收集项目各阶段产生的档案资料，确保档案收集的完整性和及时性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，格式规范。3.对于电子文件，应确保其内容完整、格式正确，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.按照项目档案的形成规律和特点，对收集到的档案资料进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，确保目录清晰、准确。4.对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、项目档案的归档与保管（一）归档流程1.项目档案管理人员对整理好的项目档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核通过的项目档案移交至档案管理部门，办理交接手续。交接双方应在交接清单上签字确认。3.档案管理部门对接收的项目档案进行登记，并按照规定的保管期限和存储方式进行存放。（二）保管期限1.项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、重要合同协议、项目验收报告等具有重要历史价值和法律意义的文件。长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括项目实施过程中的重要文件、技术资料等。短期保管的档案保管期限为110年，主要包括一般性的项目文件、往来信函等。2.档案管理部门应根据项目档案的性质和重要程度，确定其保管期限，并在档案目录中注明。（三）保管方式1.档案管理部门应建立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.对电子档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。3.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。五、项目档案的利用与借阅（一）利用原则1.项目档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用和不被泄露。2.档案利用应服务于公司的项目决策、运营管理、技术创新等工作需要，提高档案的使用价值。（二）利用方式1.公司内部人员因工作需要查阅项目档案的，应填写《项目档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.如需借阅项目档案，借阅人应填写《项目档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.档案管理部门应根据利用申请，及时提供相应的项目档案，并做好利用记录。利用记录应包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。（三）保密要求1.查阅、借阅项目档案的人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。2.对涉及公司机密的项目档案，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、使用专用设备等。3.档案利用完毕后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。六、项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.项目档案的鉴定应遵循全面审查、实事求是、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。2.鉴定工作应定期进行，一般每[X]年进行一次。（二）鉴定组织公司成立项目档案鉴定小组，由档案管理部门、项目管理部门、财务部门等相关人员组成。鉴定小组负责对到期的项目档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，内容是否真实、准确。2.档案的保管价值，根据档案的形成背景、重要程度、历史意义等因素，评估档案的保管价值。3.档案的密级，审查档案是否涉及公司机密，密级是否准确。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的项目档案，由档案管理部门编制《项目档案销毁清单》，报公司领导审批。2.审批通过后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《项目档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、项目档案管理的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对项目档案管理情况进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量和执行情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立项目档案管理考核评价机制，对项目负责人和档案管理人员的档案管理工作进行考