工会档案归档定期制度

PAGE工会档案归档定期制度一、总则（一）目的为加强工会档案管理，确保工会档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织及其所属各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工会档案由工会综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实准确原则：归档的文件材料必须真实反映工会工作的实际情况，内容准确无误。3.分类科学原则：按照文件材料的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.便于利用原则：档案管理应充分考虑档案的利用需求，提供便捷的查阅服务。二、归档范围（一）综合类1.工会工作计划、总结、报告、统计报表等。2.工会工作会议记录、纪要、决议等。3.工会组织建设文件，如会员代表大会文件、工会委员会换届选举文件等。4.工会干部任免、考核、培训等文件。5.工会财务管理文件，如预算、决算、经费审查报告等。（二）权益维护类1.职工权益保障相关政策法规文件。2.职工维权工作记录，如劳动争议调解、信访处理等文件。3.职工代表大会提案及处理结果文件。4.职工福利、困难职工帮扶等工作文件。（三）活动类1.工会组织的各类文体活动、竞赛活动文件，如活动方案、通知、总结、获奖名单等。2.职工文化建设相关文件，如图书资料管理、职工文化阵地建设等文件。3.工会对外交流活动文件，如与其他工会组织的交流合作协议、活动记录等。（四）宣传教育类1.工会宣传工作规划、计划、总结等文件。2.工会宣传报道稿件、图片、音像资料等。3.职工思想政治教育工作文件，如学习资料、讲座记录等。（五）其他类1.工会固定资产管理文件，如资产登记、清查、处置等文件。2.工会印章管理文件，如印章使用登记、保管规定等。3.工会收到的上级文件、下级请示报告及其他外部文件。三、归档要求（一）文件材料齐全完整各部门在工作活动中形成的文件材料应及时收集齐全，确保无遗漏。（二）文件材料真实有效归档的文件材料必须是原件或具有法律效力的复印件，内容真实可靠，签字盖章齐全。（三）文件材料整理规范1.分类清晰：按照本制度规定的归档范围进行分类整理，同一类别的文件材料应集中在一起。2.编号有序：对归档的文件材料进行编号，编号应连续、清晰，便于查找和管理。3.装订整齐：文件材料应使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订，装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。4.编目准确：编制档案目录，目录应包括文件材料的编号、题名、日期、保管期限等内容，目录应准确无误，便于查阅。（四）电子文件归档要求1.电子文件应与纸质文件同步归档，确保内容一致。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，存储介质应安全可靠，便于长期保存和查阅。3.定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。四、归档时间（一）年度归档每年[具体日期]前，各部门应将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交工会综合档案室。（二）专项活动归档专项活动结束后[具体天数]内，活动组织部门应将活动过程中形成的文件材料整理归档完毕，并移交工会综合档案室。（三）重要文件随时归档对于重要文件，如涉及职工重大权益、重要会议决议等，应在文件形成后及时归档。五、归档程序（一）部门整理各部门负责将本部门在工作活动中形成的文件材料进行收集、整理，按照本制度规定的归档范围和要求进行分类、编号、装订，并编制档案目录。（二）部门初审各部门整理完毕后，由部门负责人对归档文件材料进行初审，确保文件材料齐全完整、整理规范。（三）档案室接收各部门将初审合格的档案材料移交工会综合档案室，档案室管理人员对移交的档案材料进行核对、签收，并办理交接手续。（四）档案室审核档案室管理人员对接收的档案材料进行审核，审核内容包括文件材料的完整性、准确性、规范性等。对审核不合格的档案材料，应及时退回原部门进行补充或整改。（五）上架存储审核合格的档案材料应及时上架存储，按照档案分类编号顺序排列，便于查找和利用。六、档案保管期限（一）永久保管1.工会组织建设重要文件，如工会章程、会员代表大会文件、工会委员会换届选举文件等。2.涉及职工重大权益的文件，如劳动争议调解协议、职工代表大会重要决议等。3.工会财务决算、审计报告等重要财务文件。4.其他具有长远保存价值的文件。（二）定期保管1.30年保管期限工会工作计划、总结、报告等综合性文件。工会组织的各类文体活动、竞赛活动文件。职工文化建设相关文件。工会宣传工作规划、计划、总结等文件。2.10年保管期限工会干部任免、考核、培训等文件。职工福利、困难职工帮扶等工作文件。工会收到的上级文件、下级请示报告及其他外部文件。七、档案查阅利用（一）查阅权限1.工会内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经工会分管领导签字同意后，方可到档案室查阅。（二）查阅程序1.用户提出申请：查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.审批：申请表经相关负责人签字同意后，交档案室管理人员。3.查阅：档案室管理人员根据申请表提供的查阅内容，为查阅人员提供档案，并在查阅现场进行监督。4.登记：查阅人员查阅档案时，应进行登记，记录查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息。5.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室管理人员对归还的档案进行核对，确保档案无损坏、丢失等情况。（三）利用限制1.查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，需经工会分管领导批准，并办理外借手续。外借期限不得超过[具体天数]，到期应及时归还。3.利用档案时，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由工会分管领导担任组长，综合档案室管理人员及相关部门负责人为成员。（二）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺页、漏件等情况。2.档案的准确性：核对档案内容是否真实、准确，有无错误、虚假信息。3.档案的时效性：审查档案是否已过保管期限，是否仍具有保存价值。4.档案的密级：确定档案的密级是否符合规定，是否需要调整密级。（四）鉴定程序1.初步审查：档案室管理人员对拟鉴定的档案进行初步审查，提出初步鉴定意见。2.小组审议：档案鉴定工作小组对初步鉴定意见进行审议，综合考虑档案的内容、价值、保管期限等因素，形成鉴定结论。3.领导审批：鉴定结论经工会分管领导审批后生效。（五）销毁程序1.编制销毁清单：对经鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.审批：《档案销毁清单》经工会分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施：由两名以上工作人员负责实施销毁，销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等。4.监销：档案销毁时，应指定专人进行监销，确保销毁彻底，防止档案信息泄露。5.销毁记录存档：销毁记录应与《档案销毁清单》一并存档，保存期限为[具体年限]。九、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括档案的种类、数量、保管期限等。2.档案查阅利用统计：包括查阅人次、查阅内容、利用效果等。3.档案鉴定销毁统计：包括鉴定档案数量、销毁档案数量、销毁原因等。（二）统计方法1.定期统计：每月、每季度、每年对档案管理情况进行统计，填写《档案管理统计表》。2.专项统计：根据工作需要，对特定档案管理事项进行专项统计，如某项活