政保工作档案管理制度

PAGE政保工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强政保工作档案管理，确保政保工作档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在政保工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及政保工作的部门和人员在开展政保工作过程中形成的各类档案的管理。（三）定义政保工作档案是指在政保工作中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于政保工作方案、会议纪要、情报信息、安全保卫措施、应急处置记录等。（四）管理原则1.集中统一管理原则政保工作档案由专门的档案管理部门或指定的专人进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映政保工作实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保政保工作档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、利用和开发。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定政保工作档案管理的具体实施办法。2.负责政保工作档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全政保工作档案的统计制度，及时准确地统计档案的收进、移出、保管、利用等情况。4.负责政保工作档案的安全保管，定期对档案进行检查、核对，确保档案的实体安全和信息安全。5.按照规定向有关部门和单位提供政保工作档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.组织开展政保工作档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。7.负责政保工作档案管理设施设备的配备、维护和更新，保障档案管理工作的正常开展。8.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）政保工作部门职责1.负责本部门政保工作档案的形成、积累和整理，并定期向档案管理部门移交。2.指导和督促本部门工作人员做好政保工作文件材料的收集、整理工作，确保文件材料的齐全、完整。3.配合档案管理部门做好政保工作档案的鉴定、销毁等工作。4.根据工作需要，向档案管理部门提出查阅、借阅政保工作档案的申请，并按照规定办理相关手续。（三）档案形成人员职责1.负责将本人在政保工作中形成的文件材料及时收集、整理，并移交本部门指定的人员。2.确保所形成的文件材料真实、准确、完整，符合档案管理要求。3.配合档案管理部门和政保工作部门做好档案的管理和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.政保工作规划、计划、方案、总结等文件材料。2.政保工作会议纪要、决议、记录等。3.政保工作中涉及的各类情报信息、资料、数据等。4.政保工作安全保卫措施、应急预案、演练记录等。5.政保工作中与外部单位签订的合同、协议、函件等。6.政保工作中发生的各类事件、事故的报告、调查处理材料等。7.政保工作中获得的荣誉证书、奖励文件等。8.其他与政保工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.政保工作部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集到。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、手续完备，严禁擅自涂改、伪造文件材料。3.对重要的文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架等操作。（四）整理方法1.分类政保工作档案按照年度问题保管期限进行分类。年度：按照文件材料形成的年度进行划分。问题：根据政保工作的不同业务内容，分为政保规划、情报信息、安全保卫、应急处置等类别。保管期限：根据文件材料的重要程度和保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。2.编号对分类后的档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。编号方法为：年度代码问题代码保管期限代码流水号。例如：2023ZBY001，表示2023年政保规划类永久保管的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字、不损坏文件。装订时应去除文件上的金属物，采用线装或胶装方式。5.装盒将装订好的档案装入档案盒，档案盒应按照编号顺序排列，盒脊上应标明档案编号、题名、保管期限等内容。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与档案原件分开存放，并定期进行检查和维护。3.对重要的档案应实行异地备份，确保档案的安全。（三）保管期限1.永久保管凡是反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，应长期保管。3.短期保管凡是反映本公司/组织短期工作活动，在较短时间内对本公司/组织工作有参考价值的档案，应短期保管。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对政保工作档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，报告内容包括清查时间、范围、方法、结果及处理情况等。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关保密法律法规和本公司/组织的保密制度，确保档案信息不泄露。2.在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的利用价值，为政保工作服务。3.利用档案应办理相关手续，填写档案利用登记表，注明利用目的、内容、期限等。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅政保工作档案的，应填写档案查阅申请表，经政保工作部门负责人和档案管理部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定的场所进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。2.借阅因工作需要借阅政保工作档案的，应填写档案借阅申请表，经政保工作部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用部门、利用人员、利用目的、档案内容、利用期限等。登记应做到及时、准确、完整，便于统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面的观点，从政治、历史、现实等多方面综合考虑档案的保存价值。2.遵循档案的形成规律和特点，根据档案的内容、来源、时间等因素进行鉴定。3.严格按照国家有关档案鉴定的标准和程序进行鉴定，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、政保工作部门负责人及相关业务人员组成。档案鉴定小组负责对政保工作档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、价值等方面是否具有独特性，从而确定其保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对已失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。3.