建立档案管理上墙制度

PAGE建立档案管理上墙制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案管理上墙制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中的行为规范。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应保持其形成时的原始状态，确保内容完整，不缺页少件。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的建设、维护和管理，确保档案存放安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和业务水平。7.负责与外部档案管理机构的联系与协调，做好档案的移交、接收等工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向综合管理部移交。2.配合综合管理部做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理工作纪律。2.认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作，确保档案质量。3.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布档案内容。4.积极参加档案管理培训，不断提高业务水平。三、档案收集与归档（一）收集范围1.公司设立、变更、终止过程中形成的各类文件、证照等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议文件、记录。3.公司各项管理制度、规定、办法等文件。4.公司签订的各类合同、协议。5.公司财务报表、审计报告、税务资料等。6.公司生产、经营、技术等方面的文件、资料。7.公司员工人事档案、培训记录、考核资料等。8.公司获得的荣誉证书、奖励文件等。9.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件。3.对收集到的档案，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件。（三）归档时间1.各部门形成的档案，应在次年一季度前移交综合管理部归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门将整理好的档案移交综合管理部时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.综合管理部对移交的档案进行审核，符合要求的予以接收，并按照档案分类标准进行整理、编目。3.整理后的档案应装订成册，编制档案目录，建立档案台账。四、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.公司档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、声像档案类等七大类。2.每大类下再根据档案内容和性质进行细分，形成二级、三级类目。具体分类如下：行政管理类：包括公司文件、会议文件、工作计划与总结、规章制度、证照管理、印章管理、办公自动化等档案。党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等档案。经营管理类：包括市场营销、客户管理、合同管理、招投标文件、物资采购等档案。生产技术类：包括生产计划、工艺流程、技术标准、质量控制、设备管理、安全管理等档案。财务审计类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等档案。人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等档案。声像档案类：包括照片、录音、录像等档案。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构。2.全宗号：暂定为公司代码。3.年度：档案形成的年度，采用公元纪年，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。5.类别：按照档案分类类目代码填写，如“XZGL”表示行政管理类。6.顺序号：按照档案排列顺序依次编号。五、档案保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.库房应具备必要的设施设备，如档案架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等。（二）档案上架1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.同一类档案应按照保管期限、年度顺序排列。3.上架的档案应在档案架上标明类别、年度、保管期限等信息。（三）库房管理1.档案管理人员应定期对库房进行检查，确保档案存放安全。2.做好库房的温湿度记录，根据温湿度情况及时采取调控措施。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒。4.严格控制库房人员进出，非档案管理人员未经允许不得进入库房。（四）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，应列为短期保管。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。（二）鉴定标准1.档案鉴定工作应根据国家有关规定和公司实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，判定档案的保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员定期对档案进行清查，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行审核，确定销毁范围和数量。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，报公司领导审批。4.经批准后，由档案管理人员和监销人员共同对档案进行销毁，并在销毁清册上签字确认。（四）销毁监督1.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。2.监销人员应对销毁过程进行监督，防止档案丢失或泄露。七、档案查阅与利用（一）查阅范围公司员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。外部单位查阅公司档案，应按照有关规定办理审批手续。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交综合管理部审核。3.综合管理部审核通过后，安排档案管理人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。（三）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、复印、摘录等。2.借阅档案应填写档案借阅登记表，注明借阅期限、归还时间等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复印、摘录档案应经档案管理人员同意，并在复印件或摘录件上加盖档案查阅专用章。（四）保密要求1.查阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取必要的保密措施。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门和公司领导报送档案统计报表，为公司档案