档案制度建设情况报告

PAGE档案制度建设情况报告一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组公司成立档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。档案管理领导小组负责指导和监督公司档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合管理部综合管理部是公司档案管理的职能部门，负责制定和完善公司档案管理制度，组织实施档案管理工作，具体职责如下：1.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.负责档案库房的日常管理，确保档案的安全保管。3.负责档案的查阅、借阅、复印等利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和准确性。5.负责公司档案管理信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。6.负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。（三）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理工作，并接受综合管理部的指导和监督。各部门应确保本部门档案的真实、完整、准确，并按照公司档案管理制度的要求，及时将档案移交综合管理部。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类包括公司文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、印章管理等档案。2.财务审计类包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等档案。3.市场营销类包括市场调研报告、营销策划方案、销售合同、客户资料等档案。4.技术研发类包括研发项目文档、技术方案、专利资料、产品图纸等档案。5.生产管理类包括生产计划、生产报表、质量检验报告、设备维护记录等档案。6.物资采购类包括采购合同、供应商资料、物资验收记录等档案。7.质量管理类包括质量体系文件、质量认证资料、质量检验报告等档案。8.安全环保类包括安全管理制度、安全检查记录、环保监测报告等档案。9.企业文化类包括公司宣传资料、员工活动记录、企业文化建设方案等档案。10.其他类包括不属于以上九类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制，具体如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，用两位大写字母表示，如“XG”表示行政管理类。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XG0001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，并定期移交综合管理部。2.综合管理部应主动收集公司各部门形成的档案，确保档案的齐全完整。3.对于公司外部接收的档案，如上级文件、政府部门文件、合作单位资料等，综合管理部应及时进行登记、整理，并按照档案分类进行归档。（二）档案整理1.档案整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。2.档案整理包括分类、编号、编目、装订等工作。分类应按照档案分类方案进行，编号应按照档案编号规则进行，编目应编制档案目录，装订应确保档案整齐、牢固。3.档案整理应做到分类准确、编号规范、编目清晰、装订整齐，确保档案的质量。五、档案的保管（一）档案库房建设1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药、灭火器、防盗门、防盗窗、窗帘、档案架等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案保管方式1.档案应按照档案分类方案进行分类存放，同类档案应集中存放于同一档案架或档案柜中，并按照档案编号顺序排列。2.档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应装订成册，上架存放；电子档案应存储在服务器或移动存储设备中，并进行备份，确保电子档案的安全。3.对于重要的档案，如公司营业执照、公司章程、合同协议等，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、专人保管等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司成立文件、公司章程、重大决策文件、重要会议记录、财务决算报告等。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限为16～50年。如公司年度工作计划、工作总结、一般会议记录、财务报表等。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，应短期保管。保管期限为15年以下。如公司临时性文件、一般性通知等。（四）档案定期检查1.综合管理部应定期对档案库房进行检查，检查内容包括档案的保管状况、设施设备运行情况、环境卫生等。2.档案定期检查应每年至少进行一次，检查结果应记录在案，并及时采取措施解决发现的问题。3.对于检查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。六、档案的利用（一）档案查阅1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部应根据《档案查阅申请表》，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如需复印档案，应经综合管理部同意，并按照规定进行复印。（二）档案借阅1.公司员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部应根据《档案借阅申请表》，为借阅人员提供相应的档案，并办理借阅登记手续，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅人等。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，并在规定的借阅期限内归还。如需延长借阅期限，应提前向综合管理部申请，经同意后方可延长。4.借阅人员不得将借阅的档案转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，如需利用档案进行研究、写作等，应经综合管理部同意，并按照规定进行利用。（三）档案复印1.公司员工因工作需要复印档案，应填写《档案复印申请表》，注明复印档案的名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理复印手续。2.综合管理部应根据《档案复印申请表》，为复印人员提供相应的档案，并按照规定进行复印。复印人员应支付复印费用。3.复印人员应妥善保管复印的档案，不得擅自传播档案内容，如需利用复印的档案进行研究、写作等，应经综合管理部同意，并按照规定进行利用。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值，对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定小组应按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.档案鉴定意见应经公司档案管理领导小组审核批准后，作为档案销毁的依据。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，并经公司档案管理领导小组审核批准。2.档案销毁应在指定的地点进行，由综合管理部派人监销。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档备查。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标公司档案信息化建设的目标是建立一个涵盖公司各类档案信息的数字化管理平台，实现档案的电子化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和水平，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）档案信息化管理系统建设1.公司应建立档案信息化管理系统，该系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、报表生成等功能，实现档案管理工作的信息化、自动化和规范化。2.档案信息化管理系统应与公司其他业务系统进行对接，实现档案信息的共享和交换，为公司各项工作提供更加全面、准确的档案信息支持。3.档案信息化管理系统应采用安全可靠的技术架构和数据存储方式，确保档案信息的安全和保密。（三）档案数字化加工1.公司应按照档案信息化管理系统的要求，对纸质档案进行数字化加工，将纸质档案转化为电子档案，并上传至档案信息化管理系统。2.档案数字化加工应遵循相关标准和规范，确保电子档案的质量和准确性。数字化加工后的电子档案应进行备份，存储在服务器或移动存储设备中。3.档案数字化加工应按照规定的流程进行，包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节。在数字化加工过程中，应确保档案的安全和完整，防止档案信息泄露。