小学文书档案管理制度

PAGE小学文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强我校文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门在工作中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校文书档案由学校档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则：归档的文书材料应真实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：确保文书档案的齐全完整，全面反映学校工作的全过程。4.规范性原则：文书档案的整理、分类、编号、装订等应符合国家和行业相关标准规范。二、档案管理机构及职责（一）档案室1.负责制定和完善学校文书档案管理制度，并组织实施。2.集中管理全校文书档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门的文书档案管理工作，对兼职档案员进行培训。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门文书材料的收集、整理和初步归档工作。2.按照学校文书档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交学校档案室。3.协助学校档案室做好档案的整理、鉴定、统计等工作。三、档案的收集（一）收集范围1.上级机关来文，包括指示、通知、通报、决定等。2.学校发出的各类文件，如请示、报告、通知、会议纪要等。3.学校内部形成的规章制度、工作计划、总结、统计报表等。4.学校召开的各类会议文件、记录、纪要等。5.学校与外单位签订的合同、协议、意向书等。6.学校教职工的人事档案材料（按照人事档案管理规定另行管理）。7.其他具有保存价值的文书材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书材料的收集工作，确保材料的及时、完整。2.收集的文书材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并送交档案室。四、档案的整理（一）分类标准1.按照年度机构保管期限分类法进行整理。2.年度：以文件形成的自然年度为依据。3.机构：按照学校内部的部门设置进行分类。4.保管期限：分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）。（二）整理步骤1.装订：将每份文件按顺序排列，去除金属物，采用左侧装订方式，保持文件的整齐牢固。2.编页号：在每份文件的有文字页面的右上角或右下角编写页号，空白页不编号。3.编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装盒：将整理好的文件按照分类顺序装入档案盒，并在档案盒上填写相应的标识，包括年度、机构、保管期限、起止件号、盒号等。五、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持室内清洁、干燥、通风良好。2.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于查找。3.配备必要的温湿度计、灭火器、防虫药品等设备。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管：凡是在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，列为短期保管。（三）档案的定期清查1.档案室每年对档案进行一次全面清查，核对档案的数量、保管状况等。2.发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充。六、档案的鉴定（一）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合学校实际情况，对档案进行鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。（二）鉴定程序1.由档案室牵头，组织各部门兼职档案员及相关人员组成鉴定小组。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.将鉴定意见报学校领导审批后，按照规定进行处理。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。（二）统计要求1.档案室应建立档案统计台账，及时准确地记录档案的相关信息。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与学校相关的档案，须经学校领导批准。3.教职工因个人需要查阅本人的人事档案等相关档案，按照规定办理手续。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、用途等。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，须经学校领导批准。3.档案一般不得外借，如有特殊情况需要外借，须经学校领导批准，并办理借阅手续，限期归还。（三）利用反馈1.利用档案后，利用者应及时将档案归还档案室，并反馈利用效果。2.档案室应根据利用反馈情况，不断改进档案管理工作，提高服务质量。九、档案的销毁（一）销毁范围1.经过鉴定，确已失去保存价值的档案。2.重复、多余的档案。（二）销毁程序1.由档案室编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、文号、日期、保管期限等信息。2.将《档案销毁清册》报学校领导审批。3.经批准