日常档案管理制度

PAGE日常档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司日常档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训。4.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。5.做好档案的安全保管工作，确保档案的实体安全和信息安全。6.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。（二）各部门职责1.负责本部门日常档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交综合管理部门。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.严格遵守公司档案管理制度，配合综合管理部门做好档案管理的各项工作。三、档案的分类与编号（一）分类公司档案分为以下几大类：1.文书档案：包括公司红头文件、各类通知、报告、请示、会议纪要、合同协议等。2.人事档案：员工个人基本信息、入职离职手续、薪资福利、培训考核、奖惩记录等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司业务类型，如销售业务档案、采购业务档案、项目档案等进行分类。5.IT档案：系统开发文档、数据备份、网络设备资料等。6.其他档案：包括公司荣誉证书、资质证书、宣传资料、实物档案等。（二）编号1.文书档案编号：采用年度类别流水号的方式，如2023WS001，表示2023年的文书档案，类别为WS，流水号为001。2.人事档案编号：以员工工号为唯一标识。3.财务档案编号：按照会计年度和档案类别进行编号，如2023CWKZ001，表示2023年的财务会计凭证档案。4.业务档案编号：根据业务特点和流程进行编号，确保编号的唯一性和系统性。5.IT档案编号：按照系统名称、版本号、文档类型等进行编号，如ERPV1.0DOC001，表示ERP系统版本1.0的文档档案。6.其他档案编号：根据档案性质和内容进行编号，如荣誉证书编号为RYZS2023001，表示2023年获得的荣誉证书。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.对于重要文件和资料，应实行双套制或多套制备份，分别保存于不同介质和地点。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的公司档案全部移交综合管理部门。（二）整理1.综合管理部门收到各部门移交的档案后，按照分类标准进行整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案中的金属物，对破损或褪色的档案进行修复或复制。4.将整理好的档案按照顺序装订成册，或装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是反映公司重大历史事件、重要决策等具有长远查考利用价值的文件；长期保管期限为10年以上；短期保管期限为10年以下。2.人事档案、财务档案、业务档案等根据相关法律法规和行业标准确定保管期限。3.IT档案的保管期限根据系统生命周期和数据重要性确定，一般不少于系统停止运行后的5年。（三）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况符合要求。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并向上级报告。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.综合管理部门档案管理人员应根据申请表提供相应档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并登记摘录或复制的内容、用途等信息。（二）借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，并按时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。4.涉及公司机密的档案，原则上不得借阅。如因特殊情况确需借阅的，应经公司主管领导批准，并严格遵守保密规定。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，经公司主管领导批准后，由综合管理部门负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应详细记录档案的名称、编号、日期、数量、销毁原因等信息，永久保存。八、档案信息化管理（一）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案分类编号规则进行命名和存储。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、定期备份等措施，防止电子档案数据丢失、损坏或泄露。（二）信息化系统应用1.利用档案管理信息化系统，实现档案的