健康促进学校档案制度

PAGE健康促进学校档案制度一、总则（一）目的为加强健康促进学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校健康促进工作中的作用，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校健康促进学校建设与管理过程中形成的各类档案，包括但不限于学校健康政策制定、健康教育活动开展、学生健康监测、教职工健康管理、校园环境卫生与安全等方面的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校设立专门的档案管理机构或指定专人负责健康促进学校档案的集中管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性与完整性原则档案内容应真实反映学校健康促进工作的实际情况，全面收集、整理各类相关资料，保证档案的完整性。3.保密性与安全性原则对涉及学校师生隐私、敏感信息的档案进行严格保密，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露、损坏或丢失。4.便于利用原则档案管理应便于查询、检索和利用，提高档案信息的使用效率，为学校健康促进工作决策提供有力支持。二、档案管理机构与职责（一）档案管理机构学校设立健康促进学校档案管理领导小组，由学校校长担任组长，分管副校长担任副组长，成员包括各相关职能部门负责人。领导小组下设档案管理办公室，挂靠在学校[具体部门名称]，负责日常档案管理工作。（二）职责分工1.档案管理领导小组全面领导学校健康促进学校档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和规划。协调解决档案管理工作中的重大问题，确保档案管理工作与学校整体工作协调一致。2.档案管理办公室负责制定和完善健康促进学校档案管理制度、工作流程和操作规范。组织开展档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。建立健全档案检索体系，负责档案的查询、借阅、归还等服务工作。定期对档案进行统计、分析和总结，为学校健康促进工作提供数据支持和决策依据。负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案管理工作的正常开展。组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的专业素质。3.各职能部门负责本部门在健康促进学校工作中形成的各类档案的收集、整理和移交工作，并指定专人作为兼职档案员，负责与档案管理办公室的沟通协调。按照档案管理要求，对本部门档案进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。协助档案管理办公室做好档案的查询、借阅等工作，配合完成档案管理相关统计工作。三、档案的分类与编号（一）分类标准健康促进学校档案分为以下十大类：1.学校健康政策类：包括学校制定的有关健康促进工作的政策、规划、制度、方案等文件。2.健康教育活动类：涵盖学校开展的各类健康教育课程教案、教学计划、教学总结、主题活动方案、活动记录、宣传资料等。3.学生健康监测类：包含学生健康体检报告、健康档案、体质监测数据、视力监测数据、疾病防控记录等。4.教职工健康管理类：涉及教职工健康体检记录、健康培训资料、职业病防治档案等。5.校园环境卫生类：如校园环境卫生管理制度、卫生检查记录、消毒记录、饮用水卫生检测报告等。6.校园安全类：包括校园安全管理制度、安全检查记录、应急预案、安全事故处理记录等。7.健康促进工作评估类：如健康促进学校建设自评报告、上级部门评估报告、改进措施及效果跟踪记录等。8.家校合作类：包含家长学校活动资料、家校沟通记录、家长参与学校健康促进工作的相关材料等。9.资源与保障类：涉及学校用于健康促进工作的经费预算、物资采购记录、设备设施清单等。10.其他类：不属于上述九类的其他与健康促进学校工作相关的档案资料。（二）编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的形式，具体如下：1.“年度”：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.“类别”：用两位数字表示档案所属类别，按照上述分类标准依次编号，如“01”代表学校健康政策类。3.“流水号”：用三位数字表示同一类别档案的顺序号，从“001”开始依次编号。例如，2023年形成的第5份学校健康政策类档案编号为“202301005”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各职能部门应明确档案收集责任人，按照档案管理要求，及时收集本部门在健康促进学校工作中形成的各类文件、资料、记录等。2.档案收集应遵循全面、及时、准确的原则，确保档案资料的完整性和真实性。对于重要活动、重大事件形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。3.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，载体应符合档案保存要求，如纸张应采用A4规格，耐久性好，电子文件应存储格式规范、元数据完整。（二）整理方法1.档案管理办公室收到各部门移交的档案后，按照分类标准进行分类。2.对每一类档案进行整理，去除重复、无效的文件，对文件进行排序、编目。编目内容包括文件题名、日期、文号、责任者等。3.对于纸质档案，应进行装订，采用左侧装订方式，确保文件整齐、牢固。装订时应去除金属物，对破损文件进行修补。4.对于电子档案，应按照电子文件管理要求进行整理，建立电子文件目录，确保电子文件的可读性和可追溯性。电子文件应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。五、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案整理完成后，档案管理人员应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、类别、移交日期等信息，由移交部门和接收部门双方签字确认。2.档案管理人员按照编号规则对归档档案进行编号，并将档案装入档案盒或档案柜，在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。3.将归档档案按照类别顺序上架存放，建立档案存放索引，便于查询和管理。（二）保管期限健康促进学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：涉及学校健康促进工作重大决策、重要政策法规依据、长期规划、历史沿革等具有重要保存价值的档案，应永久保管。2.长期保管：保存期限为10年以上（含10年）的档案，如学生健康档案、教职工健康管理档案、健康促进工作评估报告等，应长期保管。3.短期保管：保存期限为19年的档案，如一般性的健康教育活动记录、校园环境卫生检查记录等，应短期保管。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、防鼠板等。3.档案应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查询。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行异地备份，防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的可读性和可利用性。六、档案的利用与借阅（一）利用范围学校内部各部门、教职工及学生因工作、学习需要，可查阅、利用健康促进学校档案。外部单位因工作需要查阅本校档案的，须经学校档案管理领导小组批准。（二）借阅程序1.本校人员借阅档案，需填写《健康促进学校档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理办公室办理借阅手续。2.档案管理办公室对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并按照申请内容提供档案。借阅人应在借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.外部单位借阅档案，须提交单位介绍信、查阅人有效身份证件及查阅申请，经学校档案管理领导小组批准后，由档案管理办公室指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、单位、查阅档案名称及内容等信息。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自复制档案内容。2.如需复印档案资料，应经档案管理办公室同意，并按照规定办理复印手续。复印的档案资料应与原件一致，并加盖档案管理办公室印章后方可使用。3.档案利用完毕后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人、相关职能部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案保管期限表，对到期档案进行逐卷审查，分析档案的现实利用价值和历史保存价值。2.对于仍有利用价值的档案，应继续保存；对于确无保存价值的档案，应填写《健康促进学校档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、类别、销毁原因等信息，经学校档案管理领导小组批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁前，档案管理办公室应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和规范。2.采用焚烧、粉碎等方式对档案进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。3.销毁工作完成后，监销人应在《健康促进学校档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁申请表与销毁记录一并归档保存。八、档案管理人员职责（一）档案管理办公室负责人职责1.全面负责健康促进学校档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标，并组织实施。2.组织制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.协调档案管理工作中的各类问题，与学校各部门保持密切沟通，保障档案管理工作的顺利开展。4.定期对档案管理工作进行总结和评估，向上级领导汇报档案管理工作情况，提出改进措施和建议。5.负责档案管理队伍建设，组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理法律法规和学校档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程和操作规范。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等管理工作，确保档案资料的完整、准确和系统。3.建立健全档案检索体系，负责档案查询、借阅