仓库单据规范性审核制度

PAGE仓库单据规范性审核制度一、总则（一）目的为加强公司仓库管理，规范仓库单据的填写、流转与审核，确保仓库物资收发存信息的准确、及时、完整，保障公司资产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及仓库物资收发存业务的部门及相关人员，包括但不限于采购部门、销售部门、生产部门、仓库管理部门等。（三）基本原则1.准确性原则：仓库单据应如实反映物资的实际收发存情况，数据准确无误。2.完整性原则：单据内容应完整，涵盖物资收发存业务所需的各项信息。3.及时性原则：单据应及时填写、流转与审核，不得积压延误。4.规范性原则：单据的填写、格式、流转程序等应符合本制度及相关法律法规、行业标准的要求。二、仓库单据的种类及用途（一）入库单1.用途：记录物资采购、生产完工、委外加工成品等入库的详细信息，作为仓库接收物资的依据。2.内容：包括入库日期、供应商名称（或生产部门、委外加工商等）、物资名称、规格型号、数量、单价、金额、入库仓库、备注等。（二）出库单1.用途：记录物资销售发货、生产领用、委外加工发料等出库的详细信息，作为仓库发出物资的依据。2.内容：包括出库日期、客户名称（或生产部门、委外加工商等）、物资名称、规格型号、数量、单价、金额、出库仓库、备注等。（三）库存盘点表1.用途：定期对仓库物资进行实地盘点后，记录盘点结果，反映库存物资的实际数量、金额与账面数量、金额的差异情况。2.内容：包括盘点日期、仓库名称、物资名称、规格型号、账面数量、账面金额、实际数量、实际金额、盘盈/盘亏数量、盘盈/盘亏金额、差异原因分析等。（四）调拔单1.用途：记录仓库之间物资调拔的详细信息，作为调出仓库减少库存、调入仓库增加库存的依据。2.内容：包括调拔日期、调出仓库、调入仓库、物资名称、规格型号、数量、备注等。（五）报废单1.用途：记录仓库物资报废的详细信息，作为仓库减少库存、财务进行资产核销的依据。2.内容：包括报废日期、物资名称、规格型号、数量、报废原因、审批意见等。三、仓库单据的填写规范（一）基本要求1.单据应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得使用铅笔、圆珠笔或红色墨水填写（特殊规定除外）。2.填写内容应清晰、工整、规范，不得潦草、涂改。如有填写错误，应在错误处划红线注销，并在上方填写正确内容，同时加盖经手人印章。3.单据上的各项信息应填写齐全，不得遗漏。（二）具体填写规范1.入库单入库日期：填写物资实际入库的日期，精确到年月日时分。供应商名称：填写物资供应方的全称，不得简写或使用简称。物资名称：填写物资的具体名称，应与采购合同、发票等一致。规格型号：填写物资的规格和型号，确保准确无误。数量：填写物资的实际入库数量，应与采购订单、送货单等一致。单价：填写物资的采购单价，应与采购合同、发票等一致。金额：根据数量和单价计算得出，金额=数量×单价。入库仓库：填写物资实际入库的仓库名称。备注：填写与入库业务相关的其他信息，如特殊要求、质量问题等。2.出库单出库日期：填写物资实际出库的日期，精确到年月日时分。客户名称：填写物资接收方的全称，不得简写或使用简称。物资名称：填写物资的具体名称，应与销售合同、生产领料单等一致。规格型号：填写物资的规格和型号，确保准确无误。数量：填写物资的实际出库数量，应与销售订单、生产计划等一致。单价：填写物资的出库单价，应与公司定价政策一致。金额：根据数量和单价计算得出，金额=数量×单价。出库仓库：填写物资实际出库的仓库名称。备注：填写与出库业务相关的其他信息，如客户特殊要求、发货方式等。3.库存盘点表盘点日期：填写实际进行盘点的日期，精确到年月日。仓库名称：填写进行盘点的仓库名称。物资名称：填写被盘点物资的具体名称。规格型号：填写物资的规格和型号。账面数量：填写盘点前仓库账面上该物资的数量。账面金额：填写盘点前仓库账面上该物资的金额，金额=账面数量×账面单价。实际数量：填写实地盘点后该物资的实际数量。实际金额：填写实地盘点后该物资的实际金额，金额=实际数量×实际单价。盘盈/盘亏数量：盘盈数量=实际数量账面数量；盘亏数量=账面数量实际数量。盘盈/盘亏金额：盘盈金额=盘盈数量×账面单价；盘亏金额=盘亏数量×账面单价。差异原因分析：详细说明盘盈/盘亏的原因，如收发计量错误、保管不善、未及时入账等。4.调拔单调拔日期：填写物资调拔的实际日期，精确到年月日时分。调出仓库：填写调出物资的仓库名称。调入仓库：填写调入物资的仓库名称。物资名称：填写调拔物资的具体名称。规格型号：填写物资的规格和型号。数量：填写调拔物资的实际数量。备注：填写与调拔业务相关的其他信息，如调拔原因、运输方式等。5.报废单报废日期：填写物资实际报废的日期，精确到年月日。物资名称：填写报废物资的具体名称。规格型号：填写物资的规格和型号。数量：填写报废物资的实际数量。报废原因：详细说明物资报废的原因，如损坏、过期、淘汰等。审批意见：填写相关部门及领导对物资报废的审批意见，包括同意报废、不同意报废及原因等。四、仓库单据的流转程序（一）入库单流转程序1.采购部门收到供应商的送货单后，核对物资的名称、规格型号、数量、单价等信息，无误后填写入库单，并在入库单上签字确认。2.采购部门将入库单连同送货单、采购合同等相关资料一并交仓库管理部门。3.仓库管理部门收到入库单后，安排仓库管理人员对物资进行验收。验收合格后，仓库管理人员在入库单上签字确认，并注明入库日期、入库仓库等信息。4.仓库管理部门将入库单的一联留存作为仓库入账的依据，另一联交采购部门作为采购结算的依据，一联交财务部门作为记账凭证。（二）出库单流转程序1.销售部门根据销售合同开具销售发货通知单，通知仓库管理部门发货。2.仓库管理部门收到销售发货通知单后，填写出库单，并在出库单上签字确认。3.仓库管理人员根据出库单安排物资发货，发货后在出库单上注明发货日期、发货仓库等信息。4.仓库管理部门将出库单留存一联作为仓库入账的依据，另一联交销售部门作为销售结算的依据，一联交财务部门作为记账凭证。5.生产部门根据生产计划开具生产领料单，通知仓库管理部门领料。6.仓库管理部门收到生产领料单后，填写出库单，并在出库单上签字确认。7.仓库管理人员根据出库单安排物资发放，发放后在出库单上注明发放日期、发放仓库等信息。8.仓库管理部门将出库单留存一联作为仓库入账的依据，另一联交生产部门作为生产成本核算的依据，一联交财务部门作为记账凭证。（三）库存盘点表流转程序1.仓库管理部门定期（每月或每季度）组织对仓库物资进行实地盘点。2.盘点结束后，仓库管理人员根据盘点结果填写库存盘点表，并签字确认。3.仓库管理部门将库存盘点表交财务部门进行账实核对。4.财务部门核对无误后，在库存盘点表上签字确认，并将盘点结果反馈给仓库管理部门。5.仓库管理部门根据盘点结果进行库存调整，如盘盈则增加库存，盘亏则减少库存，并编制库存调整凭证交财务部门记账。（四）调拔单流转程序1.调出仓库根据物资调拔申请填写调拔单，并在调拔单上签字确认。2.调出仓库将调拔单交调入仓库。3.调入仓库收到调拔单后，核对调拔物资的名称、规格型号、数量等信息，无误后在调拔单上签字确认，并注明调入日期、调入仓库等信息。4.调出仓库和调入仓库分别将调拔单留存一联作为仓库入账的依据，一联交财务部门作为记账凭证。（五）报废单流转程序1.仓库管理部门发现物资需要报废时，填写报废单，并详细说明报废原因。2.仓库管理部门将报废单交相关部门（如质量部门、技术部门等）进行审核。3.相关部门审核通过后，在报废单上签字确认。4.仓库管理部门将报废单交财务部门进行资产核销。5.财务部门审核通过后，在报废单上签字确认，并进行相应的账务处理。五、仓库单据的审核要点（一）入库单审核要点1.审核入库单的填写内容是否完整、准确，与送货单、采购合同等相关资料是否一致。2.审核物资的验收情况，包括物资的数量、质量、规格型号等是否符合要求。3.审核入库单的签字手续是否齐全，采购部门、仓库管理部门等相关人员是否签字确认。（二）出库单审核要点1.审核出库单的填写内容是否完整、准确，与销售发货通知单、生产领料单等相关资料是否一致。2.审核物资的出库情况，包括物资的数量、规格型号等是否符合要求，是否有超发、少发等情况。3.审核出库单的签字手续是否齐全，销售部门、生产部门、仓库管理部门等相关人员是否签字确认。（三）库存盘点表审核要点1.审核库存盘点表的填写内容是否完整、准确，盘点结果是否与仓库实际库存情况相符。2.审核盘盈/盘亏的原因分析是否合理，差异金额计算是否正确。3.审核库存盘点表的签字手续是否齐全，仓库管理部门、财务部门等相关人员是否签字确认。（四）调拔单审核要点1.审核调拔单的填写内容是否完整、准确，与调拔申请等相关资料是否一致。2.审核调拔物资的名称、规格型号、数量等是否符合要求，调拔原因是否合理。3.审核调拔单的签字手续是否齐全，调出仓库、调入仓库等相关人员是否签字确认。（五）报废单审核要点1.审核报废单的填写内容是否完整、准确，报废原因是否合理。2.审核相关部门的审核意见是否齐全，是否同意报废。3.审核报废单的签字手续是否齐全，仓库管理部门、财务部门等相关人员是否签字确认。六、仓库单据的保管与存档（一）保管要求1.仓库单据应妥善保管，防止丢失、损坏、涂改等情况发生。2.仓库单据应存放在安全、干燥、通风的地方，避免受潮、发霉等。3.仓库单据应分类存放，便于查找和核对。（二）存档期限1.入库单、出库单、调拔单等日常业务单据的存档期限为[X]年。2.库存盘点表、报废单等特殊业务单据的存档期限为[X]年。（三）存档方式1.仓库单据应采用纸质存档和电子存档相结合的方式。2.纸质单据应装订成册，注明单据名称、年度、月份等信息，并加盖存档章。3.电子单据应存储在服务器或其他安全的存储设备上，按照规定的文件夹结构进行分类存储，并定期进行备份。七、违规处理（一）对违反本制度填写、流转、审核仓库单据的部门及个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。1.对于填写不规范、内容不完整的仓库单据，责令相关责任人重新填写，并给予警告处分。2.对于故意涂改、伪造仓库单据的，给予严重警告处分，并处以[X]元以上[X]元以下的罚款；情节严重的，予以辞退，并依法追究法律责任。3.对于未按规定流转、审核仓库单据，导致信息延误、错误的，给予记过处分，并处以[X]元以上[X]元以下的罚款；