保密工作档案管理制度

PAGE保密工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密工作档案管理，确保公司机密信息的安全与完整，防止机密信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在保密工作档案管理方面的活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保保密工作档案管理活动合法合规。2.完整性原则：全面、系统地收集、整理、保管与保密工作相关的各类档案资料，保证档案的完整性。3.保密性原则：对涉及公司机密的档案信息严格保密，防止信息泄露。4.可追溯性原则：档案管理过程清晰可查，便于对保密工作进行追溯和审计。二、保密工作档案的分类与范围（一）文件类1.保密制度文件：公司制定的各类保密规章制度、实施细则等。2.保密协议文件：与员工、合作伙伴等签订的保密协议。3.涉密文件：涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等的各类文件，包括内部文件、对外往来文件等。（二）记录类1.保密培训记录：员工参加保密培训的签到表、培训内容记录、考核成绩等。2.保密检查记录：定期或不定期进行保密检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等。3.泄密事件记录：对发生的泄密事件进行详细记录，包括事件发生时间、地点、经过、涉及人员、造成的损失及处理结果等。（三）载体类1.存储介质：包括硬盘、光盘、U盘、移动硬盘等存储有涉密信息的介质。2.纸质档案：以纸质形式保存的各类保密工作相关文件、资料、记录等。三、保密工作档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责保密工作档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.对于新形成的保密制度文件、保密协议文件、涉密文件等，应在文件形成后及时送交档案管理人员。3.对于保密培训记录、保密检查记录、泄密事件记录等，应按照规定的时间和要求进行收集。（二）整理方法1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，确保目录清晰准确。4.对纸质档案进行装订、编页，确保档案整齐、牢固。5.对存储介质中的电子档案，应进行分类存储，并建立相应的索引文件，便于快速检索。四、保密工作档案的保管（一）保管场所1.设立专门的保密档案室，用于存放保密工作档案。保密档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施。2.对存储介质中的电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并分别存储在不同的物理位置。（二）保管期限1.保密制度文件、保密协议文件等长期保存。2.涉密文件根据其密级和重要程度确定保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。3.保密培训记录、保密检查记录等保存期限为5年。4.泄密事件记录永久保存。（三）保管措施1.档案管理人员应定期对保密工作档案进行检查，确保档案的安全与完整。2.对纸质档案应进行定期盘点，核对档案数量、编号等信息，发现问题及时处理。3.对存储介质中的电子档案应定期进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。4.严格限制无关人员进入保密档案室，确需进入的，应经过批准并进行登记。五、保密工作档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅保密工作档案，应根据工作需要，经所在部门负责人批准，并填写查阅申请表。2.涉及公司核心机密的档案，需经公司保密工作领导小组批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员只能在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出保密档案室。4.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等，如需摘录或复制部分内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅保密工作档案，应经所在部门负责人和公司保密工作领导小组批准，并填写借阅申请表。2.外部单位或人员因工作需要借阅公司保密工作档案的，应经公司总经理批准，并签订保密承诺书。（四）借阅流程1.借阅人员填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、归还时间等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员将档案借给借阅人员，并办理借阅登记手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。4.借阅人员应在规定的期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。六、保密工作档案的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限且已无保存价值的保密工作档案。2.因保密事项已解密或不再具有保密意义的档案。3.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复的。（二）销毁程序1.档案管理人员提出销毁申请，填写销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经公司保密工作领导小组批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同进行销毁。3.销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。4.对销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁档案清单等信息。5.销毁记录应保存5年。七、保密工作档案的信息化管理（一）系统建设1.建立保密工作档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅、统计等功能。2.系统应具备完善的用户权限管理功能，根据不同人员的职责和权限设置相应的操作权限。（二）数据录入1.档案管理人员应将纸质档案和存储介质中的电子档案信息及时录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.对新形成的档案信息，应在档案形成后及时录入系统。（三）数据安全1.加强对保密工作档案信息化管理系统的数据安全防护，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止数据泄露、篡改和丢失。2.定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的位置，并定期进行检查和恢复测试。八、监督与检查（一）监督部门公司保密工作领导小组负责对保密工作档案管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.保密工作档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.档案管理人员的职责履行情况。3.各部门对保密工作档案管理的重视程度和执行效果。（三）检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的保密工作档案管理检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或档案管理环节进行不定期抽查。（四）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。2.对违反本制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃