办公室人事档案管理制度

PAGE办公室人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公室人事档案管理，确保人事档案的真实、完整、安全，充分发挥人事档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的个人信息、工作经历、业绩表现等情况。2.完整性原则：确保人事档案材料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护员工人事档案的机密性，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行人事档案的收集、整理、保管、利用等工作。二、人事档案管理职责（一）办公室职责1.负责制定和完善公司人事档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司员工的人事档案，确保档案的安全与完整。3.负责档案材料的收集、整理、鉴别、归档等工作。4.办理档案的查阅、借阅、转递等手续。5.定期对人事档案进行检查和清理，确保档案质量。（二）员工所在部门职责1.负责及时向办公室提供员工的各类人事档案材料。2.协助办公室做好人事档案的整理、核对等工作。3.配合办公室做好档案的查阅、借阅等相关事宜。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、保管等。3.对档案材料进行分类、编号、编目，建立档案检索目录。4.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。5.积极为公司人力资源管理提供档案信息服务。三、人事档案内容（一）履历材料1.员工个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、毕业院校、专业、参加工作时间、工作经历等。（二）自传材料员工撰写的自传，反映个人成长经历、思想变化等情况。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、绩效考核评价表等。2.任职期满考核材料。3.专项考察材料。4.后备干部登记表（提拔使用后归档）等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件。2.培训结业证书复印件。3.专业技术职务任职资格证书、聘任文件复印件。4.专业技术职务评审表（含申报材料）等。（五）政审材料1.入党、入团志愿书及申请书。2.政治历史情况的审查材料。3.更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料。（六）党团材料1.党员、团员登记表。2.党团组织关系介绍信及转移材料。3.党团活动记录等。（七）奖励材料1.各级政府、部门及公司颁发的奖励证书、表彰决定等。2.先进事迹材料等。（八）处分材料1.受到党纪、政纪处分的决定、通报等。2.解除处分的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资调整通知等。2.任免文件、任职通知等。3.出国（境）审批表、护照复印件等。（十）其他可供组织参考的材料1.员工个人总结、述职报告等。2.员工获得的各类荣誉证书、资格证书等复印件。3.员工参加的重要培训、学习经历证明材料。4.员工的健康体检报告等。四、人事档案收集与整理（一）收集1.办公室定期向各部门发布档案材料收集通知，明确收集内容、时间要求等。2.各部门应指定专人负责收集本部门员工的档案材料，并及时送交办公室。3.员工个人应主动向办公室提交需要归档的材料，如学历学位证书、培训结业证书、获奖证书等。（二）整理1.档案管理人员收到档案材料后，应及时进行整理。对不符合要求的材料，如字迹不清、信息不全等，应退回原部门或个人补充完善。2.按照档案内容分类，将材料进行排序、编目。每份材料应编写页码，并在右上角加盖档案章。3.建立档案目录，包括档案编号、姓名、材料名称、日期、页码等信息，方便查阅。4.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明员工姓名、档案编号等信息。五、人事档案保管（一）保管要求1.设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，并定期进行维护和检查。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。4.对重要、机密的档案材料应单独存放，采取特殊的保密措施。（二）档案定期检查1.办公室每年定期对人事档案进行全面检查，检查内容包括档案材料的完整性、准确性、安全性等。2.检查发现问题应及时进行处理，如补充缺失材料、修复损坏档案等。3.对检查情况进行记录，形成档案检查报告，存档备查。（三）档案清理1.定期对人事档案进行清理，对已过保管期限、失去保存价值的档案材料，按照规定程序进行销毁。2.销毁档案材料应填写销毁清单，经办公室负责人审核批准后，由两人以上共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。3.销毁清单应永久保存。六、人事档案查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》注明查阅事由、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报办公室负责人审批。2.办公室根据审批意见，指定档案管理人员提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅事由、查阅内容等信息。3.查阅档案应在办公室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出办公室或转借他人。查阅时应保持档案整洁，不得在档案材料上涂改、圈划、批注等。4.涉及员工个人隐私的档案材料，未经员工本人同意，不得查阅。（二）借阅1.公司外部单位因工作需要借阅人事档案的，应出具正式介绍信，说明借阅目的、内容、期限等，并经公司分管领导批准。2.借阅档案应填写《人事档案借阅申请表》，经办公室负责人审核后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。归还时，档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员责任。七、人事档案转递（一）转递条件1.员工因工作调动、辞职、退休等原因离开公司的，办公室应及时办理人事档案转递手续。2.转递人事档案应严格按照有关规定执行，确保档案转递的准确性和及时性。（二）转递程序1.办公室根据员工离职情况，开具《人事档案转递通知单》，注明转递档案的名称、数量、转递地址等信息。2.将档案材料整理齐全，装入档案袋，并在档案袋封口处加盖档案章。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章后返回。4.对转递过程中的档案交接情况进行记录，存档备查。八、信息化管理（一）建立人事档案信息系统1.利用现代信息技术，建立公司人事档案信息系统，实现人事档案的电子化管理。2.将人事档案材料录入信息系统，建立电子档案数据库，方便查询、统计、分析等操作。（二）信息安全管理1.加强人事档案信息系统的安全管理，设置用户权限，确保信息的安全性和保密性。2.定期对信息系统进行维护和更新，备份电子档案数据，防止数据丢失。3.严格遵守国家有关信息安全法律法规，防止信息泄露和非法利用。九、监督与奖惩（一）监督检查1.公司定期对人事档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反人事档案管理制度的行为，责令限期改正，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）奖励1.对在人事档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2