金融机构规范财务报销制度

PAGE金融机构规范财务报销制度一、总则（一）目的为了加强金融机构财务管理，规范财务报销行为，确保财务支出的真实性、合理性、合法性，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本金融机构全体员工，包括总部及各分支机构。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得弄虚作假。2.合理性原则：各项费用支出应符合金融机构的经营活动需要，遵循勤俭节约的原则，杜绝浪费。3.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规及金融监管要求，不得违反财经纪律。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，确保财务信息的及时准确。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按照审批权限提交相关负责人审批。2.费用申请表应经部门负责人审核，确保费用支出与工作相关且合理必要。对于重大项目或金额较大的费用支出，需提前提交预算报告，经财务部门审核后报管理层审批。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、合同等，并按照要求粘贴在报销单上。报销凭证应真实、合法、有效，发票必须加盖发票专用章，收据必须加盖收款单位财务章。2.员工填写报销单，将费用申请表作为附件一并附上，按照审批流程依次提交审批。审批流程一般为：部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批、总经理审批（根据金额大小确定最终审批层级）。3.各级审批人员应认真审核报销内容，对不符合规定的报销申请予以退回，并注明原因。审核通过的报销申请由财务部门进行账务处理。（三）报销支付1.财务部门在收到审核通过的报销申请后，应及时安排资金支付。支付方式可根据实际情况选择现金、银行转账、支票等。2.对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应确保收款信息准确无误。在支付完成后，及时登记入账，并将支付凭证反馈给报销人。3.对于现金支付的报销款项，报销人应在规定时间内到财务部门领取，并在报销单上签字确认。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据职级和实际需要选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱、火车硬座、硬卧、轮船三等舱及以下的，按照实际票价报销；乘坐飞机商务舱、火车软卧、轮船二等舱及以上的，需经上级领导批准，方可按照批准的标准报销。市内交通费用：员工因公务在市内乘坐出租车、公交车等交通工具的，应保留相应的发票。出租车费用应注明起止地点、事由等信息。市内交通费用实行定额包干，根据员工职级设定不同的标准，每月按照实际发生额在标准内报销。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据出差地点和职级标准执行。一线城市及经济发达地区的住宿标准相对较高，二三线城市及经济欠发达地区的住宿标准相对较低。具体标准由财务部门根据实际情况制定并适时调整。员工应选择正规的酒店或宾馆住宿，并取得合法有效的发票。住宿费用应按照实际发生额在标准内报销，超出标准部分自理。3.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，根据职级设定不同的补贴标准。补贴标准应涵盖早餐、午餐和晚餐，以保证员工在出差期间的基本生活需求。餐饮补贴实行包干制，不再报销出差期间的其他餐饮费用。员工应在出差结束后及时填写餐饮补贴报销单，附上出差行程安排等相关证明材料，经审批后领取补贴。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在合理范围内，遵循必要性和适度性原则。业务招待费主要用于与客户、合作伙伴等进行商务洽谈、沟通交流等活动。2.业务招待费的报销应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、招待地点等信息，并附上相关的发票和消费清单。招待费用应按照实际发生额在规定的预算范围内报销，超出预算部分需经总经理特批。3.严禁以业务招待费名义进行变相的个人消费或违规送礼等行为。对于违反规定的业务招待费支出，财务部门有权不予报销，并追究相关人员的责任。（三）办公用品及设备购置1.办公用品的购置应遵循勤俭节约的原则，根据实际工作需要合理配置。办公用品分为日常办公用品和专项办公用品，日常办公用品如笔、纸、文件夹等实行定额管理，由各部门定期统一申购；专项办公用品如电脑、打印机、复印机等，需提前提交购置申请，经审批后按照规定的采购流程进行采购。2.办公用品的购置应选择正规的供应商，确保产品质量和售后服务。购置办公用品应取得合法有效的发票，并按照实际金额报销。对于批量采购的办公用品，应建立验收制度，确保数量、规格、质量等符合要求。3.设备购置应严格按照固定资产管理规定执行，纳入固定资产核算。设备购置前需进行可行性研究和预算编制，经审批后通过招标、询价等方式选择合适的供应商进行采购。设备购置后应及时办理验收、入库、登记等手续，并按照规定计提折旧。（四）通讯费1.通讯费补贴根据员工职级设定不同的标准，分为固定补贴和据实报销两种方式。固定补贴方式下，员工每月按照固定标准领取通讯费补贴，不再报销实际发生的通讯费用；据实报销方式下，员工应提供合法有效的通讯发票，按照实际发生额在标准内报销。2.员工应选择与金融机构签订通讯服务协议的运营商，确保通讯费用的合规性。通讯费补贴标准应根据市场行情和金融机构实际情况适时调整，以保证员工通讯需求的同时，控制费用支出。（五）培训学习费用1.员工参加与工作相关的培训学习活动，应提前提交培训申请，经部门负责人和分管领导批准后参加。培训费用包括学费、教材费、住宿费、差旅费等。2.培训学习费用的报销应提供培训通知、培训发票、学习成果证明等相关材料。对于外部培训机构举办的培训，应确保培训机构具备合法资质；对于内部培训，应保留培训记录和相关资料。3.培训学习费用应按照实际发生额在规定的预算范围内报销，超出预算部分需经总经理特批。员工参加培训学习后，应将所学知识和技能应用到实际工作中，为金融机构创造价值。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一印制、发放和管理的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务项目、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.发票应与实际发生的经济业务相符，不得虚开发票或使用伪造发票报销。对于不符合规定的发票，财务部门有权不予报销。3.发票如有遗失，应取得原开票单位加盖公章的证明，并注明发票号码、金额、内容等，经审批后可作为报销凭证。（二）收据1.收据是指财政部门监制的行政事业性收费收据或税务部门监制的收款收据等合法有效的收款凭证。收据应加盖收款单位财务章或发票专用章，内容填写完整、准确。2.对于不属于发票开具范围的业务，如支付给个人的劳务报酬、租金等，可以使用收据作为报销凭证。但收据必须符合相关规定，且金额较大的收据应提供相关的合同或协议等证明材料。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他报销凭证如合同、协议、文件、审批单等也应作为报销的必要附件。这些凭证应能够证明经济业务的真实性、合法性和合理性。2.合同、协议等应明确双方的权利义务、交易内容、金额、付款方式等关键条款，并由双方签字盖章确认。文件、审批单等应具有明确的审批流程和审批意见，确保报销事项经过必要的审批程序。五、审批权限（一）部门负责人审批权限1.部门负责人负责审核本部门员工的费用报销申请，重点审核费用支出是否与工作相关、是否合理必要、报销凭证是否真实有效等。对于金额较小的日常费用报销，部门负责人有权直接审批。2.部门负责人应确保本部门费用支出符合预算安排，对于超出预算的费用报销申请，应提出调整预算或其他解决方案，并报上级领导审批。（二）财务部门审批权限1.财务部门负责审核报销申请的财务合规性，包括报销凭证是否符合规定、费用计算是否准确、报销金额是否在标准范围内等。财务部门有权对不符合财务规定的报销申请予以退回，并要求补充或更正相关材料。2.财务部门应定期对报销情况进行统计分析，及时发现和解决报销过程中存在的问题，并向管理层提供财务报销情况的报告和建议。（三）分管领导审批权限1.分管领导负责审核涉及本分管领域的费用报销申请，重点审核费用支出的合理性、必要性以及对业务的影响等。对于金额较大或涉及重要业务事项的费用报销申请，分管领导有权进行审批。2.分管领导应关注费用报销对整体业务的影响，确保费用支出与业务目标相一致。对于重大费用支出，分管领导应组织相关部门进行专题研究和论证，确保决策的科学性和合理性。（四）总经理审批权限1.总经理负责审核所有费用报销申请，特别是重大项目、大额费用支出以及涉及多个部门或复杂业务的报销事项。总经理拥有最终的审批决定权。2.总经理应从金融机构整体战略和财务状况出发，综合考虑费用报销的合理性、必要性和合规性。对于不符合规定或不利于金融机构发展的费用报销申请，总经理有权不予批准。六、监督与检查（一）内部审计监督1.金融机构内部审计部门应定期对财务报销制度的执行情况进行审计监督，检查报销流程是否规范、报销凭证是否真实有效、审批权限是否严格执行等。2.内部审计部门应根据审计结果提出改进建议和意见，督促相关部门和人员及时整改存在的问题。对于违反财务报销制度的行为，应按照规定追究相关人员的责任。（二）财务部门日常监督1.财务部门应加强对日常报销业务的审核和监督，及时发现和纠正报销过程中存在的问题。对于频繁出现报销违规行为的部门或个人，财务部门应及时进行预警和提示。2.财务部门应定期对报销数据进行统计分析，对比不同部门、不同费用项目的报销情况，发现异常波动及时进行调查和处理。（三）员工监督与举报1.全体员工有权对违反财务报销制度的行为进行监督和举报。对于发现的违规行为，员工应及时向财务部门或上级领导报告，提供相关证据和线索。2.金融机构应建立健全举报奖励制度，对举报属实的员工给予适当的奖励，保护举报人的合法权益。同时，对恶意举报或诬告陷害他人的行为，应依法予以追究。七、附