印发档案管理制度通知

PAGE印发档案管理制度通知关于印发档案管理制度的通知各部门：为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，特制定本档案管理制度。现将本制度印发给你们，请认真遵照执行。一、总则（一）目的本制度旨在规范公司档案管理工作，提高档案管理水平，保障档案的有效利用，为公司的决策、运营和发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作的历史过程和实际情况，确保档案的真实性和完整性。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司员工和相关部门提供便捷的档案查阅服务。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部门综合管理部门是公司档案管理的主管部门，负责制定和完善公司档案管理制度，组织实施档案管理工作，指导和监督各部门的档案管理工作。其主要职责包括：1.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.建立健全公司档案管理体系，制定档案分类方案、编号规则和保管期限等。3.定期对公司档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。5.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，协助做好档案利用效果的跟踪和反馈工作。6.对公司档案管理工作进行总结、分析和评估，不断改进档案管理工作。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，指定专人负责档案管理，并接受综合管理部门的业务指导和监督。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表等档案材料，并按照规定进行分类、编号和装订。2.定期将本部门整理好的档案移交综合管理部门统一保管。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。4.根据工作需要，及时向综合管理部门提出档案查阅、借阅申请。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、规章制度，会议纪要、决议，工作计划、总结，行政公文、函件，人事任免、奖惩等文件。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。3.经营管理类：包括市场调研、营销策划、合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告等文件。4.生产技术类：包括产品研发、生产工艺、技术标准、质量控制、设备管理等方面的文件。5.质量管理类：包括质量管理体系文件、质量认证文件、质量检验报告、质量事故处理等文件。6.安全环保类：包括安全管理制度、安全操作规程、环境监测报告、环保设施运行记录、安全事故处理等文件。7.财务审计类：包括财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表，审计计划、审计报告、审计工作底稿等文件。8.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利、社会保险、劳动合同等文件。9.法务合规类：包括法律事务处理、合规管理、知识产权保护等方面的文件。10.其他类：不属于上述各类的其他档案材料。（二）编号规则公司档案编号采用“全宗号年度类别保管期限流水号”的结构。具体编号方法如下：1.全宗号：暂定为公司代码。2.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。3.类别：按照档案分类的十大类，分别用两位数字表示，如“01”表示行政管理类。4.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“0001”开始依次编号。例如：一份2023年形成的行政管理类永久档案，其编号为“[公司代码]202301Y0001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类具有保存价值的文件、资料、图表等档案材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知等。2.本部门制定的工作计划、总结、报告、规章制度、会议记录、统计报表等。3.对外签订的合同、协议、意向书、招投标文件等。4.产品研发、生产工艺、技术标准、质量控制等方面的文件。5.各类会议纪要、决议、决定等。6.员工的人事档案、培训记录、考核结果、薪酬福利等资料。7.财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等文件。8.安全环保、法务合规等方面的文件。9.其他与本部门工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集应遵循全面、完整的原则，不得遗漏重要文件和资料。3.对于电子文件，应确保其原始性、真实性和完整性，按照规定进行格式转换和存储。4.档案收集过程中，应注意对文件的保密，防止文件丢失、损坏或泄露。（三）整理要求1.档案整理应按照档案分类方案和编号规则进行，确保档案分类准确、编号唯一。2.对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等工作，使其条理清晰、便于查阅。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制；对于字迹模糊、难以辨认的文件材料，应进行字迹恢复或抄录。4.电子文件应按照规定进行命名、分类和存储，建立电子文件目录，确保电子文件的可检索性和可读性。五、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交综合管理部门统一归档。对于重要的、紧急的档案材料，应及时移交归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照档案整理要求，将本部门档案整理成册，并填写档案移交清单，一式两份。2.档案管理人员将档案移交清单和档案材料一并提交给综合管理部门档案管理人员。3.综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行核对、验收，确认无误后，在档案移交清单上签字，并将其中一份返还给移交部门存档。4.综合管理部门档案管理人员将接收的档案按照档案分类方案和编号规则进行上架保管，并建立档案台账。（三）保管期限公司档案的保管期限根据档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三种。具体保管期限参照国家有关规定和公司实际情况确定。（四）保管要求1.综合管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，确保电子档案的安全可靠。5.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄露。六、档案的利用与借阅（一）利用范围公司员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：公司员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字同意后，到综合管理部门档案库房查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：公司员工借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经本部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应向档案管理人员出具借条，并保证档案的安全和完整，按时归还。（三）利用要求1.档案利用人员应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容。2.查阅、借阅档案时，如需摘录、复制档案内容，应经档案管理人员同意，并注明出处。3.档案利用结束后，档案利用人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期鉴定：综合管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。2.鉴定内容：档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.鉴定结果：档案鉴定小组应出具档案鉴定意见书，对拟销毁的档案列出清单，注明档案名称、编号、保管期限、形成时间等信息。（二）销毁程序1.审批：档案鉴定意见书经公司领导批准后，方可实施档案销毁工作。2.销毁方式：对拟销毁的档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.监销：档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。4.记录：档案销毁工作结束后，应将档案销毁清单、档案鉴定意见书等相关材料整理归档，永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，并与公司办公自动化系统、业务系统等进行有效集成，实现档案的数字化管理、在线查阅、借阅审批等功能，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化加工1.对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、编目等工作，建立电子档案数据库。（三）系统应用1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照系统要求进行档案的录入、存储、检索、利用等工作。2.公司员工可通过公司办公自动化系统或档案管理信息系统在线查阅、借阅档案，实现档案利用的便捷化。3.加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。九、监督与检查（一）监督检查职责综合管理部门负责对公司各部门的档案管理工作进行监督检查，定期或不定期对档案管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节的工作是否符合规定。2.档案管理设施设备的配备和使用情况，是否满足档案安全保管的要求。3.档案信息化建设情况，档案管理信息系统的运行是否正常，数据是否准确、完整。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心，是否熟悉档案管理业务知识和操作技能。