不动产档案规章管理制度

PAGE不动产档案规章管理制度一、总则（一）目的为加强公司不动产档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有不动产档案的管理，包括但不限于土地、房屋、建筑物及附属设施等相关档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映不动产的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与不动产相关的各类资料，确保档案无遗漏。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据记录清晰、规范。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对涉及公司商业机密、个人隐私等敏感信息的档案严格保密。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善不动产档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司不动产档案，建立档案数据库，确保档案的有序存放和有效利用。对档案的收集、整理、归档、保管、查阅等工作进行指导和监督。定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和准确性。2.业务部门负责本部门产生的不动产档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。在业务活动中配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。对本部门保管的不动产档案的完整性、准确性负责。3.相关人员不动产档案管理人员应具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，严格遵守档案管理制度。涉及不动产档案的工作人员应妥善保管和使用所接触的档案资料，不得擅自涂改、销毁、转借或丢失。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.不动产的产权证书、购置合同、租赁合同、抵押合同等相关合同文件。2.不动产的规划设计文件，包括规划许可证、设计图纸、效果图等。<br>3.建设施工文件，如施工许可证、工程竣工验收报告、竣工图纸等。4.不动产的测绘资料，包括地籍测绘、房产测绘成果等。5.与不动产相关的财务资料，如购置发票、评估报告、税费缴纳凭证等。6.其他与不动产有关的文件、资料，如会议纪要、往来函件等。（二）收集要求1.业务部门应在业务活动结束后及时收集相关档案资料，并按照档案管理部门的要求进行整理。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件同步收集。（三）整理方法1.分类：按照不动产的类别、形成时间、来源等因素进行分类。一般可分为土地档案、房屋档案、建筑物档案等，每类再细分若干小类。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门整理好的档案资料，经部门负责人审核签字后，移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理归档手续。3.将归档后的档案按照分类编号顺序存放于档案库房或档案存储设备中。（二）保管期限1.根据不动产档案的重要性和时效性确定保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具体保管期限划分如下：涉及不动产产权归属、重大权益纠纷等重要文件应永久保存。建设施工、规划设计等与不动产建设过程相关的文件，保存期限为长期。一般性的合同、协议等文件，保存期限为短期。（三）保管措施1.档案库房选择安全、干燥、通风良好的地点作为档案库房，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找，档案应分类存放，标识清晰。2.档案存储设备对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行数据校验和维护。存储设备应存放在专门的存储区域，做好防潮、防尘、防火等措施，并建立存储设备使用记录。3.档案保管人员职责档案保管人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。四、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅不动产档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大决策、重要业务等特殊情况需查阅档案的，应经公司主管领导批准。3.外部单位或个人因司法调查、审计等原因需要查阅公司不动产档案的，应出具相关证明文件，经公司法律合规部门审核，报公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员凭审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员对查阅人员的身份和申请进行核实。2.档案管理人员根据查阅申请提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案资料，档案管理人员对归还档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案的复印件、摘录等利用方式，但涉及公司机密信息的档案不得提供原件。2.对于需要利用档案进行分析、研究等工作的，档案管理部门可根据实际情况提供必要的协助。（四）查阅记录1.档案管理部门应建立档案查阅记录台账，详细记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、审批情况等信息。2.查阅记录应妥善保存，以备查询和审计。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、保管期限等因素，综合判断档案的价值。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。（四）销毁程序1.档案管理部门指定专人负责销毁工作，销毁人员应在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底。2.对于电子档案，应采用技术手段进行彻底删除，确保数据无法恢复。3.销毁工作完成后，销毁人员和监督人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的不动产档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为公司决策提供有力支持。（二）信息化系统功能1.档案录入：实现档案资料的电子化录入，包括文字、图片、图表等信息，确保录入数据的准确性和完整性。2.档案检索：提供多种检索方式，如按编号、名称、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，对档案的查阅、修改、删除等操作进行严格控制，确保档案信息安全。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司提供决策依据。5.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.加强对电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、防火墙等技术措施