事业单位档案库管理制度

PAGE事业单位档案库管理制度一、总则（一）目的为加强事业单位档案库管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位内所有档案库的管理工作，包括各类文件、资料、记录等档案的收集、整理、存储、保管和查阅。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映事业单位的各项工作和活动，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集和保存与事业单位相关的各类档案，保证档案的系统性和完整性。3.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便利性原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和管理。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案库管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案收集、整理和归档工作。3.负责档案库的日常管理，包括档案的存储、保管、查阅等工作。4.定期对档案进行整理、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步归档工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的真实、完整和及时归档。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案库管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、编目、上架等具体工作。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的存储状况，发现问题及时处理。4.为档案查阅人员提供热情、周到的服务，严格按照规定办理查阅手续。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.上级机关下发的各类文件、通知、指示等。2.本事业单位形成的各类文件、报告、决议、会议记录等。3.本事业单位开展业务活动过程中产生的合同、协议、报表、统计资料等。4.本事业单位工作人员的人事档案、职称档案、培训档案等。5.其他与本事业单位相关的有保存价值的档案资料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应认真核对档案的内容和数量，确保档案真实、准确、完整。3.对于重要档案和紧急文件，应及时收集并移交档案管理部门。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案管理的规范化要求。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案存储与保管（一）档案库建设1.档案库应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.档案库应配备必要的设施设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库应划分不同的区域，如档案存储区、查阅区、整理区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案存储方式1.纸质档案应按照分类和编号顺序存放在档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备中，并进行备份，确保数据的安全和完整。3.对于特殊载体的档案，如照片、录像带、光盘等，应按照相应的保管要求进行存储。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本事业单位的重要文件、决议、合同、协议等；长期保管的档案一般为10年以上，如本事业单位的一般性文件、业务档案等；短期保管的档案一般为10年以下，如临时性文件、一般性报表等。3.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，并及时调整。（四）档案保管措施1.建立档案定期检查制度，对档案的存储状况、保管期限等进行检查，发现问题及时处理。2.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，采取必要的防护措施，确保档案的安全。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和防范能力。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.本事业单位内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，并经本事业单位分管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅，应严格按照国家有关法律法规和本单位的保密规定办理审批手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.所在部门负责人或分管领导签字审批。3.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案，并做好查阅登记。4.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为事业单位的各项工作提供档案利用服务，根据需要编制档案资料汇编、专题档案等。2.鼓励档案管理人员开展档案信息研究，为事业单位的决策提供参考依据。3.对于涉及重要事项的档案利用，档案管理部门应做好跟踪服务，确保档案利用的效果。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、客观公正的原则，确保鉴定结果真实可靠。2.充分考虑档案的历史价值、现实价值和保存价值，准确判断档案的去留。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否真实、完整，是否反映了本事业单位的主要工作和活动。2.评估档案的历史价值、现实价值和保存价值，确定档案的保管期限。3.检查档案的载体是否完好，是否存在损坏、变质等情况。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案的编号、名称、日期、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、本事业单位分管领导批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息的彻底销毁。5.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，为事业单位的各项工作提供更加便捷、高效的档案服务。（二）信息化管理系统建设1.选择适合本事业单位档案管理需求的信息化管理系统，确保系统的功能齐全、操作简便、安全可靠。2.对档案管理系统进行定制化开发，满足本事业单位档案管理的特殊要求。3.建立档案数据库，将纸质档案和电子档案进行数字化录入，实现档案信息的集中管理。（三）档案数字化处理1.制定档案数字化处理标准和规范，确保数字化档案的质量。2.采用扫描、图像处理等技术手段，将纸质档案转化为电子档案，并进行分类、编号、编目等处理。3.对数字化档案进行存储和备份，确保数据的安全和完整。（四）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对信息化管理系统的安全防护。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止档案信息的泄露和被篡改。3.定期对信