xx单位档案管理制度

PAGExx单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强XX单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于XX单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室归口负责，各部门明确专人负责本部门档案的收集、整理和移交等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映单位各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理单位在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取有效的保密措施，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案查阅效率，满足单位各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善单位档案管理制度，并组织实施。2.负责集中统一管理单位各类档案，接收、整理、保管和统计档案资料，维护档案的完整与安全。3.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。5.组织开展档案业务培训，提高单位档案管理人员的业务水平和综合素质。6.提供档案查阅、借阅服务，积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供参考依据和决策支持。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、分类和临时保管工作，确保档案资料的齐全完整。2.按照单位档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时提供本部门相关档案资料。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向综合档案室反馈档案管理工作情况。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。2.本单位形成的各类文件，包括党组（委）文件、行政文件、会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表、财务预决算、审计报告等。3.本单位开展业务活动形成的合同协议、项目方案、技术资料、科研成果、业务报表等。4.本单位各类会议记录、纪要、决议等。5.本单位干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。6.本单位固定资产档案，包括购置合同、发票、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.本单位获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。8.其他与本单位工作相关的有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.对在工作活动中形成的各类文件资料，应及时进行收集整理，不得积压或丢失。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。4.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子档案的真实性和可读性。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应在项目结束或业务活动完成后及时归档。3.人事档案应按照人事管理规定及时归档。4.其他特殊档案的归档时间根据相关规定或实际情况确定。（四）归档程序1.各部门档案管理员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目。2.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、日期等信息，一式两份，一份随档案移交综合档案室，一份由本部门留存。3.将整理好的档案移交至综合档案室，双方在移交清单上签字确认。4.综合档案室对接收的档案进行再次审核和整理，确保档案的质量符合要求，并将档案妥善保管。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。即先按年度将档案分为不同年份，再按保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。2.业务档案：根据业务性质和特点，采用不同的分类方法。如财务档案可按会计年度、会计凭证、账簿、报表等类别进行分类；工程档案可按项目阶段、文件类型等进行分类。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定，分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等十大类进行整理。4.实物档案：按照实物的种类、名称、年度等进行分类整理，并建立实物档案目录。（三）编号规则1.文书档案：采用年度保管期限流水号的编号方式。例如，2023年永久保存的第1份文件编号为2023永久001。2.业务档案：根据分类方法，结合业务特点进行编号。如财务档案中的会计凭证编号可采用年度月份凭证号的方式，工程档案可按项目编号文件类型编号的方式进行编号。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定的编号方法进行编号。4.实物档案：采用实物类别代码年度流水号的编号方式。例如，奖杯类实物档案编号为JB2023001。（四）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息。3.卷内文件目录应注明顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息。4.目录应打印或书写清晰、准确，便于查阅。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.按照档案分类方案，将档案分类存放于档案装具中，并在档案柜、档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。3.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.业务档案的保管期限根据国家有关规定和业务特点确定，一般应保存至该业务事项结束后一定期限。3.人事档案的保管期限按照干部人事档案管理规定执行。4.实物档案的保管期限根据实物的性质和价值确定，对具有重要历史意义和纪念价值的实物应长期保存。（四）档案清点与检查1.综合档案室应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.对档案的保管状况进行检查，重点检查档案的完整性、安全性，发现问题及时处理。3.检查档案的载体状况，对破损、褪色、字迹模糊等档案应及时进行修复或复制。（五）档案信息化管理1.建立档案数据库，将纸质档案进行数字化扫描，实现档案信息的数字化存储。2.对数字化档案进行分类、著录、标引，建立完善的检索系统，提高档案查阅效率。3.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全。六、档案的利用（一）查阅与借阅规定1.本单位员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等，经单位分管领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘抄档案内容，应经综合档案室同意，并按规定办理相关手续。4.借阅档案须填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告综合档案室，并承担相应责任。（二）利用登记1.综合档案室应对档案查阅和借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限等信息。2.登记记录应妥善保存，以便查询和统计档案利用情况。（三）档案信息开发与利用1.综合档案室应积极开展档案信息开发工作，根据单位工作需要，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为单位领导决策和各项工作提供参考依据。2.利用档案举办展览、编印画册等，展示单位发展历程和工作成果，发挥档案的宣传教育作用。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提、便于利用的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和本单位档案管理实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案进行重点鉴定，审查其是否仍具有查考利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、年度、保管