街道制定档案工作制度

PAGE街道制定档案工作制度[街道名称]街道档案工作制度一、总则（一）目的为加强街道档案工作，实现档案管理的规范化、制度化、科学化，有效保护和利用档案资源，为街道各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、各社区居委会以及下属企事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道档案工作实行集中统一领导，由街道综合档案室负责对全街道各类档案进行集中管理。2.真实完整原则各部门、各社区及下属企事业单位应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映工作实际情况。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为街道各项工作和社会利用提供便捷服务。二、档案管理机构与职责（一）档案工作领导小组成立以街道党工委书记为组长，办事处主任为副组长，各部门负责人为成员的档案工作领导小组。负责统筹协调街道档案工作，研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作提供必要的人力、物力和财力支持。（二）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施街道档案工作制度和工作计划。2.集中统一管理街道各类档案，包括文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等，对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门、各社区及下属企事业单位的档案工作，开展档案业务培训和监督检查，确保全街道档案工作规范有序。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.开发利用档案信息资源，为街道领导决策、工作查考、经验借鉴等提供依据和参考。（三）各部门、各社区及下属企事业单位档案管理人员职责1.负责本部门、本社区及本单位档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的齐全完整。2.按照街道档案工作制度和要求，定期向综合档案室移交档案，并办理交接手续。3.负责本部门、本社区及本单位档案的日常保管和利用工作，积极配合综合档案室开展档案业务工作。4.对本部门、本社区及本单位形成的电子文件进行规范管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，并按照规定格式和要求向综合档案室移交电子档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.街道党工委、办事处及各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、材料、会议记录、纪要、报表、合同、协议、信函等。2.各社区居委会在社区建设、管理、服务等工作中形成的各类文件、资料、统计报表、居民档案等。3.街道下属企事业单位在生产经营、行政管理等活动中形成的文件、凭证、账簿、报表、技术资料等。4.街道组织开展的各类重大活动、重要项目形成的文件、照片、录像、录音等资料。5.上级机关下发的与街道工作相关的文件、资料，以及街道向上级机关报送的文件、材料等。（二）收集要求1.各部门、各社区及下属企事业单位应明确专人负责档案收集工作，并按照档案形成规律和特点，及时收集、整理本部门、本社区及本单位的档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.对重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案资料，应实行同步收集，确保档案资料的及时、全面归档。3.收集的档案资料应字迹清晰、签署完备、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具书写。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.文书档案按照年度机构（问题）保管期限分类整理，采用“件”装盒保管。每份文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。2.业务档案根据不同业务类型，按照相应的行业标准和规范进行分类整理。3.声像档案按照载体形式、时间顺序、内容等进行分类整理，同时编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。4.电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）等相关标准进行整理，确保电子档案的真实性和可读性。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案实体安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）档案上架1.档案整理完毕后，应及时上架存放。上架时应按照分类编号顺序排列，确保档案存放有序，便于查询和利用。2.档案密集架应定期进行检查维护，确保运行正常，防止出现故障影响档案安全。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。3.长期保管的档案主要包括：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。4.短期保管的档案主要包括：本机关职能活动中形成的短期文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的短期文件材料；本机关人事管理工作形成的短期文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于短期问题的请示与上级机关的批复、批示，短期的报告、总结、综合统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的短期文件材料；同级机关、下级机关关于短期业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。（四）档案定期清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。3.对破损、褪色、字迹模糊等不符合保管要求的档案，应及时进行修复或复制；对丢失、损毁的档案，应查明原因，采取补救措施，并按照有关规定进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员代表等组成。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限划分标准，结合街道工作实际，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。3.对仍有一定保存价值，但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步整理，列出清单，提交鉴定小组。2.鉴定小组对档案清单进行审核，根据鉴定标准，逐份确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等信息。4.《档案销毁清册》经街道分管领导审批后，方可进行销毁。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。2.销毁过程中，监销人员应认真核对《档案销毁清册》，确保销毁的档案与清册一致。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告街道分管领导。六、档案的利用（一）利用范围1.街道机关各部门因工作需要查阅档案的，可直接到综合档案室办理查阅手续。2.社区居委会、下属企事业单位因工作需要查阅档案的，应提前向综合档案室提出申请，经批准后办理查阅手续。3.外单位因工作需要查阅街道档案的，应持单位介绍信，经街道分管领导批准后，到综合档案室查阅。查阅重要档案的，需经街道主要领导批准。4.公民因个人合法权益需要查阅相关档案的，应按照规定程序办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案应在综合档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.如需复印、摘录档案内容的，应经综合档案室同意，并按照规定进行登记。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，应严格遵守保密规定，查阅人员不得泄露档案内容。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、复印、摘录等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅档案名称、数量、复印摘录内容等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立街道档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。2.逐步实现档案全文数字化，将纸质档案转化为电子档案，便于存储、检索和利用。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全。（二）电子文件管理1.各部门、各社区及下属企事业单位应按照档案管理要求，对形成的电子文件进行规范整理和归档，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。2.电子文件应按照规定格式和命名规则进行存储，定期进行备份，防止数据丢失。3.电子文件的元数据应齐全、准确，与电子文件一并归档保存。（三）档案信息系统建设1.综合档案室应根据街道档案管理实际需求，选择合适的档案信息管理系统，并确保系统的稳定性、安全性和兼容性。2.档案信息管理系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能，实现档案管理流程的信息化。3.加强档案信息系统的用户管理，