学校档案室档案归档制度

PAGE学校档案室档案归档制度一、总则（一）目的为加强学校档案室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护学校历史真实面貌，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室负责全校档案的集中统一管理，各部门、各单位应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映学校各项活动的实际情况，内容完整，手续齐全，不得随意篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息的泄露。二、档案归档范围（一）党群工作类1.学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.党员名册、入党申请书、转正申请书、思想汇报、党员组织关系介绍信等党员档案材料。3.学校工会、共青团、学生会等群众组织的工作文件、活动记录、会员名册等。（二）行政管理类1.学校行政机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。2.学校行政会议记录、工作计划、总结、规章制度、统计报表等。3.学校对外联络、合作交流、接待工作等方面的文件材料。4.学校安全保卫、综合治理、信访工作等方面的文件材料。（三）教学工作类1.专业设置、教学计划、教学大纲、课程标准、教材等教学文件。2.教学改革、教学研究、教学成果、教学评估等方面的文件材料。3.学生学籍管理、招生录取工作、毕业生就业指导等方面的文件材料。4.教师教学业务档案，包括教学任务书、教案、教学日志、学生成绩册、教学质量评价等。（四）科学研究类1.科研项目立项、申报、审批、合同等文件材料。2.科研成果鉴定、奖励、专利申请等方面的文件材料。3.科研论文、著作、研究报告等学术成果材料。4.科研机构、科研团队建设等方面的文件材料。（五）基本建设类1.学校基本建设规划、可行性研究报告、项目立项审批文件等。2.校园建设工程设计、施工图纸、竣工验收报告等文件材料。3.学校土地、房产等产权管理方面的文件材料。（六）仪器设备类1.仪器设备购置计划、合同、验收报告及其技术资料等。2.仪器设备的操作规程、维护保养记录、报废处理等文件材料。（七）财会类1.学校财务预算、决算、财务报表、财务审计报告等文件材料。2.会计凭证、账簿、财务档案等会计核算资料。3.学校收费管理、资产管理、资金使用等方面的文件材料。（八）声像类1.学校重大活动、重要会议、校园风貌等方面的照片、录像、录音等声像资料。2.学校历史沿革、校史资料、荣誉证书等方面的声像资料。（九）实物类1.学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。2.学校领导、知名人士的题词、字画等实物。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门、各单位应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，符合档案形成的实际情况，不得擅自修改、涂抹、伪造或销毁。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本或打印件，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（二）文件材料的整理1.档案材料应按照分类方案进行整理，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的有机联系。2.每份文件材料应齐全完整，如有破损、褪色、字迹模糊等情况，应进行修复或复制。3.整理后的档案材料应编制页码，填写卷内目录、备考表等，确保档案的有序排列和便于查阅。（三）文件材料的装订1.纸质档案材料应采用线装或胶装方式进行装订，不得使用金属钉或塑料夹等易生锈、易损坏的装订材料。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅和长期保存。（四）电子档案的归档1.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。2.电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开保存，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.电子档案的元数据应完整、准确，能够反映电子档案的形成背景、内容特征、保管期限等信息。四、档案归档时间（一）文书档案1.当年形成的文书档案，应在次年上半年完成归档工作。2.跨年度的文件材料，应在文件办结后及时归档。（二）教学档案1.每学期结束后，任课教师应及时将学生成绩册、教学日志等教学业务档案交所在系（部）归档。2.每学年结束后，各系（部）应将本学年的教学计划、教学大纲、课程标准、教学改革等教学文件材料整理归档。（三）科研档案1.科研项目立项后，项目负责人应及时将项目申报书、合同等文件材料交学校科研管理部门归档。2.科研项目结题后，项目负责人应在一个月内将项目研究报告、成果鉴定材料、奖励申报材料等文件材料整理归档。（四）基本建设档案1.校园建设工程项目立项后，项目建设单位应及时将项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸等文件材料交学校基建管理部门归档。2.校园建设工程项目竣工验收后，项目建设单位应在三个月内将项目竣工验收报告、竣工决算等文件材料整理归档。（五）仪器设备档案1.仪器设备购置合同签订后，设备管理部门应及时将合同副本及相关技术资料交学校档案室归档。2.仪器设备到货验收合格后，设备管理部门应在一个月内将仪器设备的操作规程、维护保养记录等文件材料整理归档。（六）财会档案1.会计年度终了后，财务部门应在次年上半年将会计凭证、账簿、财务报表等会计核算资料整理归档。2.学校财务审计报告出具后，财务部门应及时将审计报告交学校档案室归档。（七）声像档案1.学校重大活动、重要会议结束后，活动组织部门应及时将活动照片、录像、录音等声像资料整理归档。2.声像资料整理归档时，应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息。（八）实物档案1.学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物，应在收到后及时交学校档案室登记归档。2.实物档案应进行拍照或录像，并注明实物名称、颁发单位、颁发时间及简要说明等信息。五、档案归档程序（一）部门整理各部门、各单位负责本部门档案材料的收集、整理工作，按照档案归档要求进行分类、编号、装订等，并编制档案目录。（二）部门初审各部门、各单位整理好的档案材料，应由本部门负责人进行初审，确保档案材料的齐全、完整、准确，并签署初审意见。（三）档案室接收各部门、各单位将初审合格的档案材料移交学校档案室，档案室应进行认真核对，办理交接手续，填写档案移交清单。（四）档案室复审档案室对接收的档案材料进行复审，对不符合归档要求的档案材料，应及时退回原部门进行补充或整改。（五）档案上架复审合格的档案材料，应按照档案分类方案进行上架排列，建立档案检索目录，便于档案的查阅和利用。六、档案保管期限（一）永久保管1.学校党和国家领导人的重要批示、讲话、题词等。2.学校历史沿革、大事记、组织沿革等反映学校发展历程的重要文件材料。3.学校制定的重要规章制度、规范性文件等。4.学校获得的部省级以上综合性奖励、荣誉称号等文件材料。5.学校与国内外重要机构签订的合作协议、合同等。6.学校重要的教学、科研成果，包括国家级教学成果奖、省部级以上科研成果奖等。7.学校基本建设项目的可行性研究报告、初步设计、竣工验收报告等重要文件材料。8.学校财务年度决算、财务审计报告等重要文件材料。9.学校重要的声像、实物档案，如学校重大活动的照片、录像、录音，学校获得的重要奖杯、奖牌、证书等。（二）长期保管（16年至永久）1.学校党和国家领导人的一般性批示、讲话等文件材料。2.学校各部门、各单位制定的规章制度性文件。3.学校教学、科研、管理等方面的重要文件材料，如教学计划、教学大纲、科研项目立项申请书、科研成果鉴定材料等。4.学校学生学籍档案中的毕业生登记表、成绩总表等重要材料。5.学校基本建设项目的一般性文件材料，如项目建设过程中的有关文件、图纸等。6.学校仪器设备购置合同、验收报告等重要文件材料。7.学校财务年度预算、财务收支报表等重要文件材料。8.学校重要的声像、实物档案，如学校重要会议的照片、录像、录音，学校获得的一般性奖杯、奖牌、证书等。（三）短期保管（5年至15年）1.学校各部门、各单位一般性的工作文件、会议记录、统计报表等。2.学校教学、科研、管理等方面的一般性文件材料，如教学日志、科研项目进展报告、学生成绩单等。3.学校学生学籍档案中的一般材料，如学生入学登记表、体检表等。4.学校仪器设备的一般性维护保养记录、报废申请等文件材料。5.学校财务部门的一般性会计凭证、账簿等。6.学校一般性的声像、实物档案，如学校日常活动的照片、录像、录音，学校获得的一般性实物等。七、档案查阅利用（一）查阅权限1.本校教职工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅本校档案，须持有单位介绍信，经学校档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。3.查阅重要档案或涉及机密的档案，须经学校主管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。3.需要复印或摘录档案内容的，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理复印或摘录手续。（三）利用反馈1.查阅利用档案后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并填写《档案查阅利用情况登记表》，反馈档案利用效果。2.档案室应定期对档案查阅利用情况进行统计分析，总结经验，不断改进档案管理工作，提高档案利用效率。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门、纪检监察部门、相关业务部门负责人为成员，负责档案鉴定工作的组织领导和审核批准。（二）鉴定标准档案鉴定工作应依据国家有关规定和学校档案保管期限表，对档案的保存价值进行全面、客观、准确的鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，提出档案存毁意见，填写《档案鉴定意见书》。2.档案鉴定工作领导小组对档案管理部门提出的档案存毁意见进行审核，签署审核意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，经学校分管领导批准后，由档案管理部门和纪检监察部门共同派员监销。（四）销毁记录档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告学校档案鉴定工作领导小组。《档案销毁清册》应永久保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设规划学校应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，逐步实现档案管理的信息化、数字化。（二）档案数字化加工对具有保存价值的纸质档案、声像档案、实物档案等进行数字化加工，建立数字化档案资源库，实现档案