安监案件档案管理制度

PAGE安监案件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司安监案件档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保存，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及安监案件的档案管理，包括但不限于事故调查档案、安全检查档案、隐患排查档案、安全培训档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司安监案件档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映安监案件的实际情况，数据准确、资料齐全。3.分类科学原则：按照安监案件的类别、性质、时间等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司安监案件档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司安监案件档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等日常管理工作。4.定期对档案进行检查、清点和核对，确保档案的安全和完整。5.按照国家有关规定，做好档案的鉴定、销毁等工作。（二）案件承办部门职责1.负责本部门安监案件档案材料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的档案利用服务。3.对本部门形成的档案材料的真实性、准确性和完整性负责。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并处理。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.事故调查档案：包括事故报告、现场勘查记录、证人证言、技术鉴定报告、事故处理决定等。2.安全检查档案：包括安全检查表、检查记录、隐患整改通知书、整改复查记录等。3.隐患排查档案：包括隐患排查计划、排查记录、隐患清单、整改方案、整改情况跟踪记录等。4.安全培训档案：包括培训计划、培训教材、培训记录、考试试卷、培训效果评估报告等。5.其他与安监案件相关的文件、资料、记录等。（二）收集要求1.案件承办部门应在案件处理完毕后及时将相关档案材料收集齐全，并进行初步整理。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案材料应按照一定的顺序进行排列，便于后续整理和归档。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别、性质、时间等因素进行分类，如事故调查档案可分为一般事故档案、较大事故档案、重大事故档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对档案材料进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.案件承办部门应在档案整理完毕后及时移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应按照档案管理制度对移交的档案进行审核，审核合格后予以归档。3.归档的档案应按照分类编号顺序进行存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.安监案件档案的保管期限根据档案的重要程度和性质确定，一般分为永久、长期和短期。2.事故调查档案、重大安全隐患排查档案等重要档案应永久保存。3.一般安全检查档案、安全培训档案等可保存长期（10年以上）。4.一般性的隐患排查档案、日常安全管理记录等可保存短期（5年以下）。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅安监案件档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅安监案件档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经公司主管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，确保档案的安全归还。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、转让、泄露档案内容，如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保管期限，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、案件承办部门负责人、相关专业人员等组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其是否仍有保存价值。2.分析比较法：与同类档案进行比较，分析其价值大小。3.效益评估法：评估档案对公司安全生产管理、决策等方面的效益，确定其保存价值。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司主管领导批准。2.档案管理部门按照批准的销毁清单对档案进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等。3.销毁记录应与销毁清单一并归档保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司安监案件档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化查询、利用。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）信息录入与维护1.档案管理部门应及时将纸质档案内容录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行和数据的安全。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全