基层财政所档案管理制度

PAGE基层财政所档案管理制度一、总则（一）目的为加强基层财政所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在财政工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合基层财政所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层财政所各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、报表、凭证等各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：基层财政所档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映财政工作实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理财政工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、财政机密等重要档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案管理机构及人员设置基层财政所应设立档案管理岗位，配备专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉财政业务工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本所档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管本所各类档案，确保档案的安全与完整。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的鉴定、销毁等工作。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员素质和业务水平。6.负责对本所各部门档案管理工作进行指导和监督，确保档案管理工作规范有序。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷，并定期移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。3.按照档案管理制度的要求，规范本部门档案管理工作，确保档案的安全与完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.财政预算编制、执行、调整等方面的文件材料。2.各类财政资金的分配、使用、监督等相关文件。3.财务收支账目、会计凭证、报表等会计档案。4.资产管理、政府采购、财政监督检查等业务工作中形成的文件材料。5.上级部门下发的与财政工作相关的文件、通知、批示等。6.本所形成的工作计划、总结、报告、会议记录等文件材料。7.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对电子文件应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应按照规定格式进行存储，保证其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。一般可分为综合类、预算类、财务类、资产类、监督检查类等类别。2.立卷：将同一事由、同一时间、同一来源的文件材料组合在一起，形成一个案卷。案卷内文件材料应按照一定顺序排列，一般为批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。3.编目：对每个案卷进行编号、编制目录，目录应包括案卷号、题名、日期、保管期限、密级等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保文件材料牢固、整齐，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或修复。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则：凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的，对本所工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是在一定时期内对本所工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。3.具体档案保管期限按照国家有关规定和本制度的相关要求确定。（四）档案的存放与排列1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分开存放。2.每个类别内的档案应按照案卷号顺序排列，便于查找和管理。3.对电子档案应按照存储介质和存储位置进行分类存放，并建立相应的索引目录。（五）档案的清点与核对1.档案管理人员应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.在清点过程中发现档案有缺失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对电子档案应定期进行数据备份，确保数据安全可靠。同时，应定期对电子档案进行检查，确保其可读性和可利用性。五、档案的利用（一）利用范围1.本所工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、审计部门等因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.本所工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，应经本所主要领导批准。3.司法机关、审计部门等因办案需要查阅档案，应按照相关法律程序办理查阅手续。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，注明借阅期限，并按时归还。借出档案期间，档案管理人员应定期进行催还，确保档案安全。3.对电子档案的利用，应按照规定的权限和程序进行操作，防止电子档案信息泄露。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅内容、档案名称、案卷号等。2.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、财务人员、业务骨干等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.对保管期满的档案，应根据其保存价值和历史意义进行鉴定。凡是仍有查考利用价值的档案，应继续保存；凡是已失去保存价值的档案，可按照规定程序予以销毁。2.在鉴定过程中，应重点审查档案的内容、来源、时间以及与财政工作的关系等因素，确保鉴定结果准确可靠。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经档案管理部门负责人审核、本所主要领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程中，应有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括档案名称、案卷号、销毁日期、销毁方式等内容，销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立档案管理信息系统，提高档案管理工作效率和服务水平，实现档案信息资源的共享利用。（二）信息化管理要求1.应配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.应选用适合档案管理工作的信息化管理软件，确保软件功能满足档案管理的各项业务需求。3.档案管理人员应熟练掌握信息化管理软件的操作技能，能够进行档案的录入、查询、统计、编目等工作。（三）电子档案管理1.电子档案应按照国家有关标准和规范进行整理、存储和管理。电子档案的元数据应齐全、准确，能够真实反映电子档案的内容和背景信息。2.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.应建立电子档案的安全管理制度，采取加密、防火墙、防病毒等技术措施，确保电子档案的安全。（四）档案数字