文化宣传档案管理制度

PAGE文化宣传档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司文化宣传档案的管理，确保文化宣传档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥文化宣传档案在公司发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在文化宣传活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文化宣传档案由公司指定的专门部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映文化宣传活动的实际情况，不得篡改或伪造。3.完整性原则：全面收集文化宣传活动中形成的各类文件、资料、图片、影像等，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息的文化宣传档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善文化宣传档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司文化宣传档案，建立档案数据库，对档案进行分类、编号、整理、装订和保管。3.负责档案的收集、接收、登记、鉴定、销毁等工作，确保档案的质量和安全。4.为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的账物相符。6.组织开展档案管理培训，提高公司员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门文化宣传活动中档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的完整、准确。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案资料移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定填写相关申请表。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司文化宣传活动的策划方案、活动通知、活动总结等文件资料。2.文化宣传活动中形成的各类宣传材料，如海报、宣传单页、宣传册、视频等。3.活动现场的照片、视频、音频等影像资料。4.与文化宣传活动相关的媒体报道、新闻稿件、客户反馈等资料。5.文化宣传活动中获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文化宣传档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、类别、来源等进行分类整理。同一类别的档案应按照时间顺序排列，不同类别的档案之间应保持相对独立。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，确保档案资料的可检索性。4.对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，并定期进行数据检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（二）保管期限1.文化宣传档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映公司重大文化宣传活动、具有重要历史价值和纪念意义的档案资料。长期保管的档案：保存期限为10年以上（含10年）的档案资料，主要包括公司一般性文化宣传活动的相关资料。短期保管的档案：保存期限为110年的档案资料，主要包括临时性文化宣传活动的相关资料。2.档案保管期限的确定应根据档案的重要性、历史价值、利用价值等因素进行综合判断，并按照国家有关规定和公司实际情况进行调整。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。3.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、虫蛀等。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅文化宣传档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请表的内容，为查阅人员提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案资料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅文化宣传档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的，如发现档案资料丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案资料有损坏、涂改等情况，应要求借阅人员说明原因，并按照规定进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、重要性、历史价值、利用价值等因素进行综合判断，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审查和鉴定，并提出鉴定意见。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对超过保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单，并提交档案鉴定小组进行鉴定。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定意见确定需要销毁的档案清单。3.档案管理部门根据档案鉴定小组确定的销毁清单，填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案资料的彻底销毁。销毁过程中应指定专人负责监督，并填写《档案销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、数量等信息。5.档案销毁记录应与档案销毁申请表、拟销毁档案清单等一并保存，以备查考。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等情况进行统计分析。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案数量、类别、保管期限、利用情况等信息。3.档案管理部门应根据档案统计结果，总结档案管理工作中的经验教训，不断改进档案管理工作方法，提高档案管理水平。（二）移交工作1.公司因机构调整、业务变更等原因，需要对文化宣传档案进行移交的，应按照国家有关规定和公司档案管理部门的要求，办理档案移交手续。2.档案移