临聘人员档案管理制度

PAGE临聘人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司临聘人员档案管理，确保临聘人员档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有临聘人员的档案管理工作。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映临聘人员的实际情况。2.完整性原则：全面收集临聘人员各方面的资料，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护临聘人员档案信息安全。4.动态管理原则：根据临聘人员的工作变动和个人情况变化，及时更新档案内容。二、档案内容（一）个人基本信息1.简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.身份证复印件：清晰的身份证正反面复印件。3.学历证书复印件：最高学历证书复印件，如有学位证书一并提供。4.照片：近期免冠一寸照片。（二）工作经历1.工作履历：详细记录临聘人员的工作经历，包括工作单位、职位、工作时间、工作职责等。2.离职证明：原工作单位出具的离职证明。（三）入职材料1.入职申请表：填写完整的入职申请表。2.体检报告：符合公司要求的体检报告。3.劳动合同：与公司签订的劳动合同。（四）培训与考核1.培训记录：参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训成绩等。2.考核记录：绩效考核、岗位技能考核等记录。（五）奖励与处罚1.奖励记录：获得公司或其他机构奖励的相关文件和证书复印件。2.处罚记录：受到公司或其他机构处罚的相关文件和记录。（六）其他材料1.资格证书复印件：如专业技术资格证书、职业资格证书等。2.获奖证书复印件：个人获得的各类奖项证书复印件。3.其他相关材料：如个人荣誉、社会活动参与情况等相关材料。三、档案建立与收集（一）入职时提交临聘人员入职时，应按照公司要求填写入职申请表，并提交个人基本信息、学历证书复印件、身份证复印件、照片等材料。人力资源部门负责审核材料的完整性和真实性，对不符合要求的，通知临聘人员补充或更正。（二）工作中补充1.临聘人员在工作过程中产生的培训记录、考核记录、奖励与处罚记录等，由相关部门及时收集整理，并提交给人力资源部门。2.如有工作经历变动、资格证书获取等情况，临聘人员应在变动发生后及时向人力资源部门提交相关证明材料。（三）定期更新人力资源部门定期对临聘人员档案进行检查，发现档案内容不完整或信息有变化的，及时通知临聘人员补充或更新。每年年底，对临聘人员档案进行全面梳理，确保档案信息的准确性和完整性。四、档案整理与归档（一）分类整理人力资源部门按照档案内容的类别，对临聘人员档案进行分类整理。每类档案按照时间顺序排列，确保资料的连贯性。（二）编号标识为便于档案的查找和管理，对每一份临聘人员档案进行编号。编号采用统一的格式，如“LP[年份][序号]”，其中“LP”表示临聘人员档案，“年份”为档案建立年份的后两位数字，“序号”为该年份内档案的顺序号。同时，在档案盒上标明档案编号、临聘人员姓名、档案类别等信息。（三）装订成册对整理好的档案材料进行装订，确保材料牢固、整齐。装订顺序为：封面（注明档案编号、临聘人员姓名、档案类别、建档日期）、目录、各项档案材料、封底。（四）归档存放装订成册的档案按照编号顺序存放在专门的档案柜中。档案柜应分类设置，不同类别的档案存放在不同的柜子或区域，便于查找和管理。同时，建立档案存放索引，记录档案编号、存放位置等信息。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部因工作需要查阅临聘人员档案的，需填写《临聘人员档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交人力资源部门审批。2.人力资源部门负责人根据查阅申请进行审核，批准后方可查阅。查阅人员只能在指定的档案查阅室查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅临聘人员档案的，需填写《临聘人员档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交人力资源部门负责人审批。2.人力资源部门负责人审批通过后，借阅人员到档案管理人员处办理借阅手续，领取档案。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向人力资源部门申请。3.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。借阅期满后，应及时归还档案。档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（三）查阅与借阅记录档案管理人员对临聘人员档案的查阅和借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、所在部门、查阅或借阅内容、审批情况、归还日期等。查阅与借阅记录应保存[X]年以上，以备查询。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露临聘人员档案中的任何信息。2.查阅和借阅档案的人员必须遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。3.对涉及临聘人员隐私或公司机密的档案材料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保信息安全。（二）安全管理1.档案存放场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全存放。2.定期对档案进行检查，发现档案有损坏、霉变等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案丢失或损坏。七、档案销毁（一）销毁条件临聘人员离职或档案不再需要保存时，由人力资源部门对档案进行审核，确定是否符合销毁条件。符合销毁条件的档案，应填写《临聘人员档案销毁申请表》，注明档案编号、临聘人员姓名、销毁原因等。（二）销毁审批《临聘人员档案销毁申请表》经人力资源部门负责人签字同意后，提交公司分管领导审批。公司分管领导审批通过后，方可进行档案销毁。（三）销毁方式档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁档案编号、临聘人员姓名、销毁方式等。记录由档案管理人员和