幼儿园负责人档案管理制度

PAGE幼儿园负责人档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、后勤保障等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园全体教职工及与幼儿园工作相关的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.保密性原则对涉及幼儿园机密、教职工隐私等内容的档案，要严格保密，防止泄露。4.方便利用原则档案管理要便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设立幼儿园档案室，负责幼儿园档案的集中管理工作。档案室可隶属于办公室或其他综合管理部门。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责收集、整理、分类幼儿园各部门形成的各类档案，确保档案资料的齐全完整。2.档案整理按照档案管理的规范和要求，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其有序存放。3.档案保管做好档案的安全保管工作，确保档案不受损坏、丢失和泄露。定期对档案进行检查、清点和维护，发现问题及时处理。4.档案利用负责档案的查阅、借阅登记和服务工作，按照规定为教职工和相关部门提供档案利用服务。对利用档案的情况进行记录和统计。5.档案信息化管理推进档案信息化建设，将档案资料录入电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索，提高档案管理效率和利用水平。6.档案鉴定与销毁按照档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类包括幼儿园行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学类涵盖教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍档案、教师业务档案等。3.后勤管理类包含物资采购档案、设施设备档案、食堂管理档案、安全保卫档案等。4.家园共育类如家长委员会资料、家园联系记录、家长意见反馈等。5.其他类不属于上述分类的其他特殊档案。（二）档案编号1.采用数字与字母相结合的编号方式，确保编号的唯一性和系统性。2.编号规则示例：行政管理类档案编号为“XZGL年份流水号”，其中“XZGL”表示行政管理类，年份为档案形成年份的后两位数字，流水号为该类档案的顺序号。其他各类档案编号依此类推。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责幼儿园各部门负责本部门工作中形成的各类档案资料的收集、整理和移交。各部门应明确专人负责档案工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集范围上级部门下发的与幼儿园工作相关的文件、通知、指示等。幼儿园制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。幼儿园召开的各种会议的文件、记录、纪要等。教职工的人事档案材料，包括入职登记表、履历表、考核材料、奖惩材料、职称评定材料等。教育教学活动中产生的各类资料，如教案、教学课件、学生作业、考试试卷、教学成果材料等。后勤管理工作中的物资采购合同、发票、设备维修记录、安全检查记录等。家园共育工作中的相关资料，如家长委员会会议记录、家园联系手册、家长意见反馈表等。（二）档案整理1.分类整理档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。将同一类别的档案集中在一起，便于查找和管理。2.装订编目对每份档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐美观。同时，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。3.建立电子档案将纸质档案内容录入电子档案管理系统，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份，防止数据丢失。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备适宜的保管条件，保持清洁、干燥、通风，温度和湿度符合档案保管要求。2.档案室应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、鼠夹等。（二）档案存放1.按照档案分类顺序，将档案存放在档案柜中，并标注档案类别和编号，便于查找。2.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案保管期限1.根据国家档案管理规定和幼儿园实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具体保管期限如下：永久保管档案：幼儿园重要的规章制度、人事任免文件、财务决算报告、重大活动记录等。长期保管档案：教职工的人事档案、教育教学成果档案、重要设备设施档案等。短期保管档案：一般性的工作计划、总结、会议记录、临时性文件等。（四）档案检查与维护1.档案管理人员定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性和准确性等。2.发现档案有损坏、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。对已到保管期限的档案，按照规定进行鉴定和销毁。六、档案利用（一）查阅与借阅1.幼儿园教职工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位人员查阅幼儿园档案，须持有单位介绍信，经幼儿园主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，不得将档案带出档案室。3.借阅档案须填写《档案借阅申请表》，明确借阅期限和归还时间。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案室，并承担相应责任。（二）档案利用登记档案管理人员对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）目的、档案名称和编号、归还日期等信息。登记册应妥善保管，以备查询。（三）档案信息开发与利用1.档案管理人员应积极开展档案信息开发工作，根据幼儿园工作需要，对档案资料进行整理、分析和研究，编写档案参考资料、大事记等，为幼儿园决策提供参考依据。2.利用档案举办展览、讲座等活动，宣传幼儿园的发展历程和教育教学成果，发挥档案的教育功能。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理人员、相关部门负责人和业务骨干组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，予以销毁。2.鉴定档案价值时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其对幼儿园工作的查考利用价值。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审核，形成《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经幼儿园主管领导批准后，由