房管档案管理制度

PAGE房管档案管理制度一、总则（一）目的为加强房管档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有房管档案的管理工作，包括房屋产权档案、租赁档案、维修档案等各类与房产管理相关的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则房管档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映房产管理的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，严格遵守保密规定。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善房管档案管理制度、工作流程和标准规范。2.集中收集、整理、保管各类房管档案，确保档案的齐全、完整。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索和管理。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。5.指导和监督各部门的档案管理工作，提供档案业务培训和咨询服务。（二）档案形成部门职责1.负责本部门房管档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，提供必要的协助和信息。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订及上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、变质档案及时进行修复和处理。4.负责档案的查询、借阅登记和归还工作，按照规定办理相关手续，确保档案的安全和正常流转。5.积极参与档案管理的信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，提高档案管理工作效率。三、档案收集与整理（一）收集范围1.房屋产权档案：包括房屋产权证书、购房合同、产权变更记录、房屋测绘报告等。2.租赁档案：租赁合同、租赁申请审批表、租金支付记录、租户信息等。3.维修档案：房屋维修计划、维修工单、维修费用清单、维修验收报告等。4.其他与房管相关的文件、资料、图表、照片等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集齐全。2.收集的档案资料应符合国家法律法规和行业标准的要求，原始凭证应真实有效，复印件应与原件核对无误，并加盖提供单位公章。3.对于重要的档案资料，应进行备份或数字化处理，以防止档案丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别、性质、形成时间等进行分类，如分为产权档案类、租赁档案类、维修档案类等，每类再细分若干小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并录入计算机档案管理系统。4.装订：对于纸张较多的档案，应进行装订，确保档案整齐、牢固，并在装订处加盖骑缝章。四、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、密集架等。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.房管档案的保管期限根据档案的重要程度和性质分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：如房屋产权证书、重要的购房合同、涉及重大权益的档案等。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年），如一般的租赁合同、房屋维修记录等。短期保管的档案：保管期限为110年，如临时性的房管文件、一般性的资料等。2.档案保管期限届满后，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，根据鉴定结果确定档案的存毁。五、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅房管档案。2.司法机关、行政机关等因办案需要查阅相关房管档案。3.经公司/组织批准的其他单位或个人因特定事项查阅房管档案。（二）利用流程1.查阅申请：查阅人应填写《房管档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，对于涉及重要档案或敏感信息的查阅申请，需报公司/组织分管领导审批。3.查阅登记：经批准后，档案管理人员按照查阅申请表的要求提供档案，并进行查阅登记，记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅方式：查阅人应在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。5.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后办理归还手续。（三）借阅管理1.借阅申请：因工作需要借阅房管档案的，借阅人应填写《房管档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.借阅期限：借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅登记：档案管理人员对借阅申请进行审核后，办理借阅登记手续，记录借阅人姓名、单位、借阅时间、借阅档案名称及编号等信息，并向借阅人发放档案。4.借阅要求：借阅人应妥善保管所借档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.归还：借阅期限届满后，借阅人应按时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍有保存必要。2.对于已失去保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可进行短期保存或转为电子档案长期保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经公司/组织分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应在档案鉴定小组的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式确保档案信息彻底销毁，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，销毁记录应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的房管档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够快速、准确地录入各类房管档案信息，包括文字、图像、图表等。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.档案统计分析功能：能够对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为房管工作提供决策支持。5.数据安全管理功能：采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，确保档案信息的安全。（三）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将纸质档案信息准确录入信息化管理系统，并确保数据的完整性和准确性。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或过期的档案数据。3.加强对档案信息化管理系统的日常管理和维护，确保系统的正常运行，及时处理系统故障和数据问题。八、监督与检查（一）监督检查机制建立健全房管档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案管理工作流程的执行情况，是否严格按照规定的程序办理档案相关业务。3.档案管理人员的工作质量和业务水平，是否熟悉档案管理业务知识和操作技能。4.档案保管场所及设施设备的安全状况，是否存在安全隐患。5.档案信息化管理系统的运行情况，数据的准确性、完整性和安全性是否得到保障。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门定期组织对档案管理工作进行全面检查，检查结果形成书面报告。2.不定期抽查：根据工作需要