风险部资料档案管理制度

PAGE风险部资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强风险部资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性，有效支持风险评估、决策制定和业务运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司风险部所有资料档案的管理，包括但不限于风险管理报告、风险评估数据、客户风险信息、行业动态资料、法律法规文件等。（三）管理原则1.集中统一原则风险部资料档案实行集中统一管理，由专门的档案管理人员负责收集、整理、保管和利用。2.分类分级原则根据资料档案的性质、来源、用途等进行分类，并按照重要性和敏感性进行分级管理。3.安全保密原则确保资料档案的安全，防止泄露、丢失和损坏，对涉及公司机密和敏感信息的档案采取严格的保密措施。4.便捷高效原则建立科学合理的档案管理流程和检索系统，提高资料档案的查询、调阅和使用效率。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.风险管理报告类包括年度风险评估报告、专项风险评估报告、风险预警报告等。2.风险评估数据类如风险评估模型数据、风险指标数据、风险案例数据等。3.客户风险信息类涵盖客户基本信息、信用评级、风险状况评估等。4.行业动态资料类有关行业发展趋势、市场竞争态势、政策法规变化等资料。5.法律法规文件类国家和地方相关法律法规、监管要求、行业标准等。6.内部规章制度类公司制定的与风险管理相关的制度、流程、办法等。7.培训资料类风险部组织的培训教材、课件、学习资料等。8.其他类不属于以上分类的其他资料档案。（二）编号1.采用“年份+类别代码+顺序号”的编号方式。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据上述分类，分别用一位字母表示，如“R”表示风险管理报告类，“D”表示风险评估数据类等。4.顺序号：按照资料档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如：2023年第5份风险管理报告的编号为“2023R005”。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.风险部各岗位人员负责及时收集各自工作中产生的资料档案，并定期移交档案管理人员。2.对于外部获取的资料档案，如行业研究报告、法律法规文件等，由专人负责收集，并进行登记。3.涉及多个部门的资料档案收集工作，由风险部牵头协调，确保资料的完整性。（二）整理1.档案管理人员收到资料档案后，按照分类标准进行初步分类。2.对每份资料档案进行编号，并编制目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。3.对资料档案进行装订、编页，确保资料的整齐、规范。4.对于电子资料档案，按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的数据存储系统中，同时建立电子目录索引。四、资料档案的保管（一）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质资料档案进行分类存放。2.电子档案采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，并定期进行数据备份和恢复测试。同时，建立电子档案的访问权限管理机制，确保数据安全。（二）保管期限1.风险管理报告类年度风险评估报告等重要报告保管期限为[X]年。2.风险评估数据类风险评估模型数据等关键数据保管期限为[X]年。3.客户风险信息类客户基本信息和风险状况评估等资料保管期限为自客户业务结束后[X]年。4.行业动态资料类行业发展趋势等资料保管期限为[X]年。5.法律法规文件类按照国家法律法规要求的保管期限执行。6.内部规章制度类保管期限为自制度修订或废止后[X]年。7.培训资料类保管期限为[X]年。8.其他类根据实际情况确定保管期限，但不得少于[X]年。（三）档案清查1.档案管理人员定期对资料档案进行清查盘点，确保账实相符。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。3.对于清查中发现的问题，及时进行记录并采取相应的处理措施。五、资料档案的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅资料档案的，需填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅资料名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理人员。（二）借阅审批1.档案管理人员对借阅申请进行审核，对于涉及公司机密和敏感信息的档案，需经风险部负责人审批。2.审批通过后，档案管理人员办理借阅手续，登记借阅人姓名、部门、借阅资料名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。（三）借阅期限1.一般资料档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，需重新办理借阅申请手续。2.对于重要和敏感资料档案，借阅期限根据具体情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。（四）归还与注销1.借阅人应在规定的归还日期前归还资料档案，档案管理人员对归还的资料进行检查，确保资料完整、无损坏。2.资料档案归还后，档案管理人员在借阅登记台账上进行注销登记。（五）使用限制1.借阅人不得擅自将借阅的资料档案转借他人或带出公司。2.在使用资料档案过程中，应妥善保管，不得涂改、损坏、丢失。如需复印或摘录部分内容，需经档案管理人员同意，并注明出处。六、资料档案的保密管理（一）保密措施1.对涉及公司机密和敏感信息的资料档案，实行专人专管，严格限制接触范围。2.在档案库房和电子存储系统中设置保密标识，明确保密要求。3.对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任。（二）保密制度1.严格遵守国家法律法规和公司的保密规定，不得泄露资料档案中的任何信息。2.在对外提供资料档案时，需经过严格的审批程序，确保信息不被泄露。3.对于离职或调岗的人员，在办理工作交接时，需对其保管和使用的资料档案进行清理和交接，并提醒其遵守保密规定。七、资料档案的销毁（一）销毁申请1.资料档案达到保管期限后，由档案管理人员提出销毁申请，填写《资料档案销毁申请表》，注明拟销毁资料的名称、编号、数量、保管期限届满日期等信息。2.申请表经风险部负责人审核后，提交至公司分管领导审批。（二）销毁审批公司分管领导对销毁申请进行审批，对于涉及重要信息和敏感资料的销毁，需经公司主要领导批准。（三）销毁方式1.纸质资料档案采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。2.电子资料档案采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。（四）销毁记录1.销毁过程中，需安排专人进行监督，并记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。2.销毁记录由档案管理人员保存，保存期限为[X]年。八、资料档案管理的监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对风险部资料档案管理工作进行监督检查，确保制度执行情况符合要求。2.检查内容包括资料档案的收集、整理、保管、借阅、保密、销毁等环节。（二）考核评价1.建立资料档案管理工作考核评价机制，对档案管理人员和相关岗位人员的工作进行考核。2.考核指标包括资料档案的完整性、准确性、安全性、利用效率等方面。3.根据考