档案公司资产管理制度

PAGE档案公司资产管理制度一、总则（一）目的为加强本档案公司资产管理，规范资产的购置、使用、处置等行为，确保资产安全完整、合理配置与有效利用，提高公司经济效益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案公司总部及所属各分支机构的所有资产，包括固定资产、流动资产、无形资产等。（三）基本原则1.合法性原则：资产的管理与处置必须符合国家法律法规的规定。2.安全性原则：确保资产的安全，防止资产的损坏、丢失和浪费。3.效益性原则：合理配置资产，提高资产的使用效率，实现资产的保值增值。4.规范性原则：建立健全资产管理制度，规范资产的管理流程和操作程序。二、资产分类与计价（一）固定资产1.定义：使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值在1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未达到规定标准，但使用期限超过一年的大批同类物资，作为固定资产管理。2.分类：房屋及建筑物：包括办公用房、档案库房、附属设施等。专用设备：如档案存储设备、数字化处理设备等。一般设备：办公家具、办公设备等。文物和陈列品：公司收藏的具有历史、文化价值的文物和陈列品。图书、档案：公司的各类图书资料、档案卷宗。其他固定资产：不属于上述各类的固定资产。3.计价：购入的固定资产：按照实际支付的买价、包装费、运输费、安装成本、交纳的有关税金等计价。自行建造的固定资产：按照建造过程中实际发生的全部支出计价。投资者投入的固定资产：按照评估确认或者合同、协议约定的价值计价。融资租入的固定资产：按照租赁协议或者合同确定的价款、运输费、途中保险费、安装调试费等计价。接受捐赠的固定资产：按照同类资产的市场价格或根据所提供的有关凭据计价。接受捐赠时发生的各项费用，应当计入固定资产价值。（二）流动资产1.定义：可以在一年以内变现或者耗用的资产，包括现金、银行存款、应收及预付款项、存货等。2.分类：货币资金：库存现金、银行存款等。应收及预付款项：应收账款、预付账款、其他应收款等。存货：库存的档案用品、办公用品等。3.计价：货币资金：按照实际收入或支出的金额计价。应收及预付款项：按照实际发生额计价。存货：按照实际成本计价。购入的存货，按照买价加运输费、装卸费、保险费、途中合理损耗及入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金等计价；自制的存货，按照制造过程中发生的各项实际支出计价；委托外单位加工的存货，按照实际耗用的原材料或者半成品加加工费、运输费、装卸费和保险费等计价。（三）无形资产1.定义：企业拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术等。2.计价：购入的无形资产：按照实际支付的价款计价。自行开发并依法申请取得的无形资产：按照开发过程中实际发生的支出计价。投资者投入的无形资产：按照评估确认或者合同、协议约定的价值计价。三、资产管理职责（一）公司管理层1.负责审批公司资产管理制度、年度资产购置计划和重大资产处置方案。2.监督资产管理制度的执行情况，对资产的安全、完整和有效利用负责。（二）资产管理部门1.负责制定和完善资产管理制度，并组织实施。2.编制年度资产购置计划，经审批后组织实施。3.负责资产的购置、验收、入库、保管、清查、盘点、处置等日常管理工作。4.建立资产台账，定期进行资产统计和分析，及时掌握资产的变动情况。（三）使用部门1.负责本部门资产的日常使用和维护管理，确保资产的正常运行。2.配合资产管理部门做好资产的清查、盘点等工作，及时反馈资产使用过程中存在的问题。3.根据工作需要，提出资产购置、处置等申请。（四）财务部门1.负责资产的财务核算，按照国家财务制度和会计准则进行账务处理。2.参与资产购置、处置等经济行为的审核，监督资产的价值变动情况。3.定期与资产管理部门核对资产账目，确保账账相符、账实相符。四、资产购置管理（一）购置计划1.各使用部门应根据工作需要和资产状况，于每年年底前提出下一年度资产购置申请，填写《资产购置申请表》。申请表应详细说明购置资产的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容。2.资产管理部门对各使用部门提交的购置申请进行汇总、审核，结合公司实际情况和资金状况，编制年度资产购置计划，报公司管理层审批。3.年度资产购置计划经批准后，资产管理部门应严格按照计划组织实施。如遇特殊情况需要调整计划，应按规定程序重新报批。（二）采购实施1.资产管理部门根据批准的资产购置计划，按照国家有关法律法规和公司采购管理规定，组织资产采购工作。2.对于纳入政府采购范围的资产，应按照政府采购程序进行采购；对于未纳入政府采购范围的资产，可通过招标、询价、竞争性谈判等方式进行采购。3.在采购过程中，应签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购资产的质量、规格、数量等符合要求。（三）验收与入库1.资产到货后，资产管理部门应会同使用部门按照采购合同和相关标准进行验收。验收内容包括资产的数量、规格型号、质量、技术性能等。2.验收合格的资产，应及时办理入库手续，填写《资产入库单》。入库单应注明资产的名称、规格型号、数量、购置日期、供应商等信息。3.对于验收不合格的资产，应及时与供应商联系，要求其限期更换或处理。如因特殊原因无法更换或处理的，应按照规定程序进行审批后进行相应处理。五、资产使用管理（一）使用登记1.资产管理部门应建立资产使用登记制度，对资产的领用、使用、归还等情况进行详细记录。2.资产领用应填写《资产领用单》，经部门负责人签字后到资产管理部门办理领用手续。领用单应注明资产的名称、规格型号、数量、领用日期、领用部门等信息。3.使用部门应指定专人负责资产的日常管理，并按照规定的操作规程使用资产，确保资产的安全和正常运行。（二）维护保养1.使用部门应做好资产的日常维护保养工作，定期对资产进行检查、清洁、润滑、调试等，及时发现和排除故障。2.对于大型设备、精密仪器等关键资产，应制定专门的维护保养计划，并按照计划进行维护保养。3.资产管理部门应定期组织对资产的维护保养情况进行检查和监督，确保维护保养工作落实到位。（三）转移与出借1.资产在公司内部各部门之间转移时，应填写《资产转移单》，经转出部门和转入部门负责人签字后，到资产管理部门办理转移手续。转移单应注明资产的名称、规格型号、数量、转移日期、转出部门、转入部门等信息。2.资产因工作需要出借时，应经公司管理层批准，并签订出借合同。出借合同应明确出借资产的名称、规格型号、数量、出借期限、出借用途、归还日期等内容。出借资产到期后，应及时收回，并进行检查和验收。（四）盘点清查1.资产管理部门应定期组织对资产进行盘点清查，每年至少进行一次全面盘点。盘点清查可采用实地盘点、账实核对等方式进行。2.在盘点清查过程中，应详细记录资产的实际数量、使用状况、存放地点等信息，并与资产台账进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并按照规定程序进行处理。3.盘点清查结束后，应编制《资产盘点清查报告》，报告应包括盘点清查的基本情况、账实相符情况、盘盈盘亏原因分析及处理建议等内容。六、资产处置管理（一）处置范围1.已超过使用年限且无法继续使用的资产。2.因技术进步等原因，已被淘汰或不宜继续使用的资产。3.因自然灾害、意外事故等原因，造成毁损、灭失的资产。4.闲置、不需用的资产。5.其他需要处置的资产。（二）处置方式1.报废：对于已无使用价值的资产，经鉴定后予以报废处理。2.出售：对于闲置、不需用且具有一定使用价值的资产，可通过公开拍卖、招标等方式进行出售。3.捐赠：对于符合国家相关规定且具有公益性质的资产，可进行捐赠。4.其他：根据资产实际情况，可采用报废、出售、捐赠等方式以外的其他处置方式。（三）处置程序1.使用部门提出资产处置申请，填写《资产处置申请表》，详细说明资产的名称、规格型号、数量、购置日期、账面价值、处置原因、处置方式及处置价格等内容，并附相关证明材料。2.资产管理部门对使用部门提交的处置申请进行审核，核实资产的实际情况，提出审核意见。3.财务部门对资产处置的账面价值、处置价格等进行审核，确保处置行为符合财务规定。4.公司管理层对资产处置申请进行审批。对于重大资产处置事项，应经公司董事会或股东会审议通过。5.资产管理部门根据批准的处置申请，组织实施资产处置工作。对于报废资产，应及时办理报废手续；对于出售资产，应按照规定程序进行交易；对于捐赠资产，应办理相关捐赠手续。6.资产处置完成后，资产管理部门应及时进行账务处理，并更新资产台账。同时，应将资产处置相关资料整理归档，妥善保管。七、资产清查与评估（一）清查1.公司应定期或不定期对资产进行清查，确保资产账实相符。清查工作由资产管理部门牵头，财务部门、使用部门等相关部门配合进行。2.清查内容包括资产的数量、价值、使用状况、存放地点等。清查过程中应详细记录清查情况，编制清查报告。3.对于清查中发现的问题，应及时查明原因，提出处理意见，并按照规定程序进行处理。（二）评估1.在资产购置、处置、重组、抵押等经济行为涉及资产价值确定时，公司应按照国家有关规定委托具有相应资质的评估机构进行资产评估。2.资产评估机构应按照评估准则和规范进行评估，出具评估报告。评估报告应客观、公正地反映资产的价值状况。3.公司应根据评估报告结果进行相关经济决策，并按照规定进行账务处理和信息披露。八、资产信息化管理（一）建立资产信息系统1.公司应建立资产信息化管理系统，对资产的基本信息、购置、使用、处置等全过程进行动态管理。2.资产信息系统应涵盖资产的分类、编码、名称、规格型号、购置日期、原值、净值、使用部门及人员等详细信息，并具备资产查询、统计分析、报表生成等功能。（二）数据录入与维护1.资产管理部门应指定专人负责资产信息系统的数据录入和维护工作，确保数据的准确性和及时性。2.资产信息发生变动时，如资产购置、转移、处置、折旧计提等，应及时在系统中进行更新。（三）信息共享与利用1.资产信息系统应实现与财务系统、办公系统等相关系统的信息共享，为公司财务管理、决策支持等提供数据支持。2.各部门可通过资产信息系统查询资产相关信息，实现资产信息的有效利用。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对资产管理制度的执行情况进行审计监督，检查资产购置、使用